Når på året bør jeg bytte regnskapsfører?

Slik ser regnskapsåret ut

For et AS med kalenderår som regnskapsår er arbeidet ujevnt fordelt. Noe kommer hver måned, noe én gang i året:

• Hver måned: a-meldingen for lønn, med frist den 5.
• Annenhver måned: mva-meldingen. Tomånedersterminene har frist 10. april, 10. juni, 31. august, 10. oktober, 10. desember og 10. februar året etter.
• Januar: aksjonærregisteroppgaven, med frist 31. januar.
• Februar til mai: årsoppgjøret. Skattemeldingen for selskapet har frist 31. mai.
• Juni: årsregnskapet skal fastsettes innen 30. juni, se frist for å godkjenne årsregnskapet.
• Juli: årsregnskapet skal være sendt til Regnskapsregisteret innen 31. juli.

For et enkeltpersonforetak er bildet enklere. Det er ingen generalforsamling og vanligvis ingen innsending til Regnskapsregisteret, men skattemeldingen har den samme fristen 31. mai, og årsoppgjøret skjer i de samme månedene.

Ser du på listen, er det to perioder som skiller seg ut. Fra januar til mai er byrået opptatt med fjoråret. Fra august til desember er det bare løpende arbeid.

Det beste tidspunktet å bytte regnskapsfører er etter årsoppgjøret

Når årsregnskapet er sendt inn i juli, er fjoråret avsluttet. Det gamle byrået har levert alt som hører til det, og det nye byrået starter med et år der bare de løpende meldingene gjenstår. Overleveringen blir enklere fordi det nye byrået får en ferdig balanse å bygge videre på.

Velg en startdato ved et terminskifte, for eksempel 1. september eller 1. november. Da er det lett å si hvem som har ansvaret for hvilken mva-melding. Bytter du fra 1. september, har det gamle byrået bokført juli og august og bør også levere mva-meldingen for den terminen, med frist 10. oktober. Det må stå i avtalen, fordi fristen kommer etter at det gamle byrået er ferdig.

Et bytte om høsten har en fordel til. Du rekker å se hvordan det nye byrået jobber med noen a-meldinger og en mva-termin eller to før årsoppgjøret kommer. Er noe uklart i samarbeidet, finner dere ut av det før den travleste perioden.

Bytte ved nyttår

Mange vil bytte fra 1. januar. Det har en klar fordel. Det nye byrået fører hele det nye året, ofte i nytt system, uten å blande seg inn i det gamle.

Ulempen er at årsoppgjøret for året som akkurat er slutt, havner mellom to byråer. Det finnes to løsninger:

• Det gamle byrået gjør årsoppgjøret som et eget oppdrag etter at den løpende avtalen er avsluttet.
• Det nye byrået gjør årsoppgjøret for et år det ikke har ført. Da trenger det fullt innsyn i bokføringen og må sette seg inn i et regnskap noen andre har laget, noe som tar tid.

Begge kan fungere, men velg før oppsigelsen sendes. I tillegg må noen ta aksjonærregisteroppgaven i januar og mva-meldingen for siste termin i februar. Hvordan materialet overleveres, står i bytte av regnskapsfører og overlevering.

Perioden du bør unngå

Fra januar til mai er det mest som kan gå galt. Et nytt byrå som kommer inn i februar, skal sette seg inn i fjorårets regnskap samtidig som det gjør årsoppgjøret og leverer skattemeldingen. Spørsmål som det gamle byrået kunne svart på med en gang, må nå gå via e-post til noen som allerede er på vei ut.

Det betyr ikke at du må vente hvis byrået ditt ikke gjør jobben. Har regnskapsføreren misligholdt avtalen vesentlig, kan du heve den med en gang. Da er det fristene og materialet som må prioriteres, ikke den ideelle datoen.

Regn baklengs fra oppsigelsestiden

Mange avtaler følger standardvilkårene fra Regnskap Norge, med tre måneders oppsigelse regnet fra den første dagen i måneden etter at du sa opp. Da må oppsigelsen være sendt innen:

• 1. mai for å være ute 31. august
• 1. juli for å være ute 31. oktober
• 1. september for å være ute 31. desember

Sier du opp i slutten av oktober, slutter avtalen 31. januar året etter. Det er midt i forberedelsene til årsoppgjøret.

Kort oppsummert

• Det beste tidspunktet å bytte regnskapsfører er som regel etter at årsregnskapet er sendt inn i juli.
• Start gjerne ved et terminskifte, og avtal hvem som leverer siste mva-melding.
• Bytte ved nyttår krever en avtale om hvem som tar årsoppgjøret for året før.
• Unngå bytte fra januar til mai, med mindre byrået har misligholdt avtalen.
• Med tre måneders oppsigelse må du si opp innen 30. september for å være ute ved nyttår.