Kan jeg få regnskapsfører midt i regnskapsåret?
Ja, du kan få regnskapsfører midt i året, både for enkeltpersonforetak og AS. Regnskapsføreren må da gå gjennom det som har skjedd siden 1. januar, og trenger bankutskrifter, bilag og kopier av det som er levert til myndighetene så langt. Har du hatt en annen regnskapsfører, skal den nye som hovedregel spørre den forrige om noe tilsier at oppdraget ikke bør tas. Jo bedre orden det er på månedene som har gått, desto mindre opprydning må du betale for.
Derfor går det fint å få regnskapsfører midt i året
Årsregnskapet og skattemeldingen gjelder hele året. Den som skal sette opp årsoppgjøret, må derfor kunne stå inne for alle månedene, ikke bare de siste. Det betyr ikke at du må vente til nyttår. Det betyr at regnskapsføreren starter med å se bakover.
Mange får regnskapsfører når noe endrer seg: den første ansatte, MVA-registrering, et AS som vokser, eller en a-melding som har gått galt. Det beste tidspunktet er ofte rett etter at en MVA-termin er levert. Da kan regnskapsføreren ta over fra en ren start på neste termin. Unngå helst å starte noen få dager før en frist. Da rekker ingen å bli kjent med tallene før meldingen skal leveres.
Før arbeidet starter, skal regnskapsforetaket lage en skriftlig oppdragsavtale med deg. Den skal si hvilke oppgaver som skal gjøres, og for hvilken tid avtalen gjelder (regnskapsførerloven § 5-2). Skal regnskapsføreren opptre overfor andre på dine vegne, for eksempel levere meldinger, trengs det også skriftlig fullmakt. Sjekk gjerne at foretaket er autorisert. Les mer om hva som skjer med uautoriserte regnskapsførere.
Hva regnskapsføreren trenger fra deg
Gjør listen klar før første møte. Da går oppstarten raskere.
- Fjorårets årsregnskap og saldobalanse. Sluttsaldoene der er åpningsbalansen (startpunktet) for i år. Er selskapet nytt, trengs stiftelsesdokumentet og bekreftelsen på innbetalt aksjekapital.
- Kontoutskrifter fra 1. januar, eller tilgang til banken via regnskapsprogrammet.
- Utgående fakturaer, inngående fakturaer og kvitteringer for alle månedene.
- Kopier av MVA-meldinger og a-meldinger som er levert.
- Lønnslister og arbeidsavtaler hvis du har ansatte.
- Tilgang til regnskapsprogrammet, eller en eksport av dataene.
- Roller i Altinn, slik at regnskapsføreren kan levere meldinger for bedriften.
Regnskapsforetak må også kontrollere hvem kundene er etter reglene mot hvitvasking. Regn med å bli bedt om legitimasjon og opplysninger om hvem som eier bedriften.
Husk at det fortsatt er bedriften som har bokføringsplikten. Regnskapsføreren gjør jobben, men du må levere bilagene i tide, svare på spørsmål og godkjenne det som skal godkjennes. Avtal derfor faste datoer for når bilagene skal være inne hver måned.
Hvis du har ført regnskapet selv frem til nå
Har du brukt et regnskapsprogram selv, kan regnskapsføreren ofte fortsette i samme program. Regnskapsføreren går gjennom posteringene og ser etter feil. Typiske funn er private kjøp på firmakortet, bilag som er bokført to ganger, og feil MVA-kode.
Finner regnskapsføreren brudd på bokføringsreglene, skal det tas opp med deg. Vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (regnskapsførerloven § 5-4). Feil i meldinger som allerede er levert, rettes med en ny melding for den samme perioden.
Hvor mye arbeid dette blir, avhenger av hvor mange bilag det er, og hvor mange som mangler. Det er et eget arbeid ved siden av den løpende regnskapsføringen, og det blir som regel fakturert for seg. Spør om et anslag for opprydningen før du signerer, så du vet hva oppstarten koster. Mer om å klare seg uten regnskapsfører står i artikkelen om å føre regnskap selv i et lite AS.
Hvis du bytter fra en annen regnskapsfører
Har du allerede regnskapsfører, er det en overlevering. Før det nye foretaket tar oppdraget, skal det som hovedregel spørre den forrige regnskapsføreren om noe tilsier at oppdraget ikke bør tas (regnskapsførerloven § 5-1). Den forrige plikter å svare, selv om han ellers har taushetsplikt.
Sjekk oppsigelsestiden i den gamle avtalen før du signerer en ny, så du ikke betaler to byråer samtidig lenger enn nødvendig. Hvordan selve overleveringen foregår, står i artikkelen om bytte av regnskapsfører.
konsulentselskapet som vokste fra regnskapet
Vegard startet et IT-konsulentselskap som AS i januar. Han førte regnskapet selv og leverte MVA-meldingene for de tre første terminene. I juni begynte han å betale seg selv lønn, og da ble det for mye. I august signerte han avtale med en regnskapsfører.
Regnskapsføreren gikk gjennom de 140 bilagene fra januar til juli. Hun fant to feil. En faktura på 40 000 kroner før MVA var registrert to ganger i mars. Det betydde at Vegard hadde oppgitt 10 000 kroner for mye i utgående MVA for 2. termin. Hun sendte en ny melding for terminen, og de 10 000 kronene ble et tilgodebeløp som Skatteetaten betalte tilbake.
Den andre feilen var et privat kjøp på 3 200 kroner på firmakortet, som var ført som en kostnad. Vegard betalte beløpet tilbake til firmakontoen, og regnskapsføreren bokførte innbetalingen. Fra september sendte Vegard bilagene inn løpende, og regnskapsføreren tok over lønn og a-melding.
Kort oppsummert
- Du kan få regnskapsfører midt i året, og regnskapsføreren går da gjennom månedene fra 1. januar.
- Ha klart fjorårets regnskap, bankutskrifter, bilag og kopier av innleverte meldinger.
- Regnskapsforetaket skal lage skriftlig oppdragsavtale og ha fullmakt for å levere meldinger.
- Ved bytte skal den nye regnskapsføreren kontakte den forrige før oppdraget tas.
- Opprydning av de første månedene blir vanligvis fakturert for seg, så be om et anslag.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.