Hvordan bytter jeg regnskapsfører?

Slik går du fram for å bytte regnskapsfører

Et bytte går greiest når du gjør tingene i denne rekkefølgen:

1. Les oppdragsavtalen du har i dag, og finn oppsigelsestiden.
2. Velg et nytt regnskapsforetak og sjekk at det er godkjent av Finanstilsynet.
3. Skriv under en ny oppdragsavtale med en tydelig startdato.
4. Si opp den gamle avtalen skriftlig.
5. La den nye regnskapsføreren ta kontakt med den gamle.
6. Få overlevert regnskapsmaterialet og dataene.
7. Meld byttet til Enhetsregisteret og rydd i fullmakter og tilganger.

Den nye avtalen bør være på plass før du sier opp. Da står ikke selskapet uten regnskapsfører den dagen den gamle avtalen løper ut, og du vet hvem som har ansvaret for hver frist.

Hva oppdragsavtalen sier om oppsigelse

Regnskapsførerloven § 5-2 krever at regnskapsforetaket har en skriftlig oppdragsavtale med deg for hvert oppdrag. Avtalen skal si hvilke oppgaver foretaket skal gjøre, og for hvilken tid oppdraget gjelder. Loven sier ingenting om hvor lang oppsigelsestiden skal være. Den finner du i avtalen og vilkårene som hører til.

Mange byråer bruker standard leveransevilkår fra bransjeorganisasjonen Regnskap Norge. I versjonen fra 2017 kan begge parter si opp med tre måneders skriftlig varsel, regnet fra den første dagen i måneden etter at oppsigelsen er gitt. I oppsigelsestiden betaler du det avtalte honoraret som før. Byrået ditt kan ha andre vilkår, så les de du faktisk har skrevet under på.

Oppsigelsestiden gjelder ikke hvis regnskapsføreren har misligholdt avtalen vesentlig, for eksempel ved å la frister gå ut gang på gang. Da kan du heve avtalen. Før du gjør det, må du skrive hva misligholdet består i og at du vil heve. Et utgangspunkt for brevet er malen for misligholdsvarsel.

Sjekk at det nye foretaket er godkjent

Regnskapsføring i næring for andre kan bare utføres av regnskapsforetak (regnskapsførerloven § 2-1). Det er et regnskapsselskap eller en statsautorisert regnskapsfører, altså en person med godkjenning fra Finanstilsynet. Finanstilsynet fører et offentlig register over dem, Regnskapsførerregisteret (§ 2-5). Søk opp foretaket der før du skriver under. Hva det betyr å bruke noen uten godkjenning, står i artikkelen om uautorisert regnskapsfører.

Les den nye oppdragsavtalen like nøye som den gamle. Den skal si hvilke oppgaver foretaket tar, og fra hvilken dato. Spør særlig om to ting: hvem som gjør årsoppgjøret for året som er i gang, og hva oppstarten koster. Få svarene skriftlig.

Den nye regnskapsføreren kontakter den gamle

Før et regnskapsforetak tar på seg et oppdrag, skal det be kundens forrige regnskapsfører opplyse om det finnes forhold som tilsier at det nye foretaket ikke bør ta oppdraget (regnskapsførerloven § 5-1 annet ledd). Den forrige skal svare uten hinder av taushetsplikten, og skriftlig hvis den nye ber om det. Bransjestandarden for god regnskapsføringsskikk sier at svaret skal gis uten ugrunnet opphold, og at det minst skal nevne vesentlig mislighold av oppdragsavtalen eller av krav i lov. Henvendelsen er ikke nødvendig hvis det forrige oppdraget sluttet for mer enn ett år siden.

For deg betyr dette at den gamle regnskapsføreren får vite om byttet, selv om du ikke har sagt det ennå. Det betyr også at ubetalte fakturaer eller bilag som har kommet for sent, kan bli nevnt. Byttet stopper ikke av den grunn, men det er lurt å ha ryddet opp i slikt først.

Taushetsplikten hindrer heller ikke den gamle i å gi den nye opplysninger og dokumentasjon som har betydning for oppdraget, når den nye ber om det (§ 4-2 annet ledd bokstav b).

Hva du skal ha med deg fra den gamle regnskapsføreren

Når oppdraget avsluttes, skal regnskapsmaterialet og regnskapsdataene dine utleveres snarest mulig. Det følger av god regnskapsføringsskikk punkt 4.2, og Finanstilsynet viser til det samme. Be om dette:

• bilag og annen dokumentasjon av det som er bokført
• hovedbok, kunde- og leverandørreskontro og saldobalanse, helst som eksport fra regnskapsprogrammet
• lønnsgrunnlag og oversikt over leverte a-meldinger
• mva-meldinger og avstemming av mva
• årsregnskap, skattemeldinger og noter fra tidligere år
• avtaler og korrespondanse som hører til bokføringen

Avstemminger og arbeidspapirer regnskapsføreren har laget selv, er ikke det samme som ditt materiale. Det kan bli uenighet om hva som skal med, og om byrået kan holde noe tilbake når en faktura er ubetalt. Standardvilkårene fra Regnskap Norge sier at byrået ikke kan holde tilbake regnskapsmateriale det har mottatt fra deg. Mer om selve overleveringen står i artikkelen om bytte av regnskapsfører og overlevering.

Plikten til å oppbevare regnskapet ligger på selskapet, også etter byttet. Etter reglene som gjelder i 2026, skal blant annet årsregnskap, spesifikasjoner og bilag oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13). Se også hvor lenge regnskapet skal oppbevares.

Registreringer og tilganger som må endres

Bruker selskapet en ekstern regnskapsfører, skal regnskapsforetakets navn, organisasjonsnummer og adresse være registrert i Enhetsregisteret. Når du bytter, sender du en endringsmelding på Samordnet registermelding i Altinn. Gjør det når den nye avtalen begynner å gjelde.

Deretter går du gjennom tilgangene:

• Altinn: Har du gitt ansatte hos det gamle byrået egne rettigheter for selskapet, fjerner du dem.
• Bank: Har det gamle byrået hatt fullmakt til å betale regninger eller lønn fra selskapets konto, ber du banken stenge den. Regnskapsforetaket skal selv passe på at retten til å bruke en fullmakt trekkes tilbake (§ 5-2 annet ledd), men kontoen er din, så sjekk det selv.
• Regnskapsprogram: Står lisensen i selskapets navn, gir du den nye regnskapsføreren tilgang og fjerner den gamle. Står lisensen i byråets navn, må dataene eksporteres eller lisensen flyttes før avtalen slutter.
• Bilagsflyt: Sendes fakturaer og kvitteringer til en e-postadresse hos det gamle byrået, må leverandørene få ny adresse.

Frister som løper mens du bytter

Overfor Skatteetaten og Brønnøysundregistrene er det selskapet som har ansvaret for at meldingene kommer inn i tide, uansett hvilket byrå som gjør jobben. Skattedirektoratet skrev i en melding fra 2024 at den bokførings- og regnskapspliktige selv har ansvaret for sitt regnskap. Lag derfor en liste over fristene som faller i overgangen, og skriv inn hvem som tar hver av dem:

• a-meldingen, som skal leveres innen den 5. hver måned
• mva-meldingen for terminen som går over byttedatoen
• aksjonærregisteroppgaven, med frist 31. januar
• skattemeldingen for AS og enkeltpersonforetak, med frist 31. mai (1. juni i 2026, fordi 31. mai var en søndag)
• årsregnskapet, som skal være sendt til Regnskapsregisteret innen 31. juli

Ofte er det enklest at det gamle byrået gjør ferdig det som gjelder tiden før byttet, og at det nye tar resten. Det må likevel stå i avtalene. Står det ingenting, kan begge byråene mene at oppgaven tilhører den andre.

Kort oppsummert

• For å bytte regnskapsfører sier du opp etter oppdragsavtalen. Standardvilkårene gir tre måneder regnet fra neste månedsskifte.
• Sjekk at det nye foretaket står i Regnskapsførerregisteret, og ha ny skriftlig avtale klar før du sier opp.
• Den nye regnskapsføreren skal spørre den gamle om noe er i veien for å ta oppdraget.
• Regnskapsmaterialet og dataene dine skal utleveres snarest mulig når oppdraget slutter.
• Meld byttet til Enhetsregisteret og fjern gamle fullmakter i bank, Altinn og regnskapsprogram.