Må jeg ta MVA når jeg viderefakturerer utlegg til kunden?

Viderefakturering og utlegg er to forskjellige ting

Etter merverdiavgiftsloven § 4-1 beregnes MVA av vederlaget, altså det kunden betaler for leveransen. Godtgjørelse for utlegg pådratt i kjøpers navn og for kjøpers regning regnes ikke som en del av vederlaget (§ 4-1 annet ledd bokstav a).

§ 4-2 trekker grensen den andre veien. Alle kostnader ved å oppfylle avtalen hører med i grunnlaget, enten de er bakt inn i prisen eller står som egne linjer på fakturaen.

Det gir to grupper:

• Viderefakturering: Du kjøper noe i eget navn for å gjøre jobben, og sender regningen videre. Det er en del av tjenesten din og skal ha MVA.
• Ekte utlegg: Du betaler noe som kunden har kjøpt, på vegne av kunden. Det er ikke din omsetning, og du skal ikke beregne MVA.

Det spiller ingen rolle om du tar påslag eller ikke. En reise du har bestilt i eget navn, er viderefakturering selv om du sender den videre krone for krone.

Kjennetegn på et ekte utlegg

Et ekte utlegg har typisk disse kjennetegnene:

• Fakturaen eller kvitteringen er stilet til kunden, ikke til deg.
• Det er kunden som har forpliktelsen overfor den som har levert, og du bare legger ut pengene.
• Du krever tilbake nøyaktig det du betalte.

Vanlige eksempler er offentlige gebyrer som gjelder kunden, som registreringsgebyr i Brønnøysundregistrene for kundens selskap eller tinglysingsgebyr for kundens eiendom. Reise, hotell, parkering, porto, materialer, programvare og underleverandører du selv har bestilt, er ikke utlegg, selv om de gjelder akkurat dette oppdraget.

Det samme gjelder frakt, kjøregodtgjørelse og diett som du tar betalt for. En nettbutikk som tar betalt for frakt av klær, skal ha 25 prosent MVA på fraktbeløpet. En konsulent som fakturerer kilometergodtgjørelse, skal ha MVA på den på samme måte som på timene. Begge deler er kostnader ved å oppfylle avtalen, og det er du, ikke kunden, som har kjøpt frakten og kjørt bilen.

MVA på utlegg og viderefakturerte kostnader: et eksempel

Henrik Aune er regnskapsfører og driver eget AS. Han hjelper en kunde i Bergen med å stifte et nytt AS og reiser dit for et møte. Han bruker 20 timer à 1 100 kroner. Flybilletten koster 2 000 kroner pluss 240 kroner i MVA, og hotellet 1 400 kroner pluss 168 kroner i MVA. Begge er bestilt i Henriks navn. Han betaler også registreringsgebyret på 6 825 kroner for kundens nye selskap.

Fakturaen til kunden:

• Arbeid: 22 000 kroner
• Reise og hotell: 3 400 kroner
• Sum avgiftspliktig: 25 400 kroner
• MVA 25 prosent: 6 350 kroner
• Utlegg, registreringsgebyr Foretaksregisteret, uten MVA: 6 825 kroner
• Å betale: 38 575 kroner

Henrik trekker fra 240 og 168 kroner, til sammen 408 kroner, som inngående MVA på fly og hotell. Reisekostnaden får så 25 prosent MVA på fakturaen, fordi den nå er en del av regnskapstjenesten. Gebyret er kundens kostnad og holdes utenfor.

Når tjenesten har en annen sats eller er unntatt

De viderefakturerte kostnadene følger hovedtjenesten. Er tjenesten din avgiftspliktig med 25 prosent, får kostnadene 25 prosent, også når du selv betalte 12 prosent på hotellet. Er tjenesten unntatt fra loven, for eksempel et kurs, skal reisekostnadene på kursfakturaen heller ikke ha MVA. Er tjenesten fritatt fordi kunden holder til i utlandet, er de viderefakturerte kostnadene også fritatt.

Har du et påslag, et gebyr eller en egen linje for «administrasjon av utlegg», er det din tjeneste. Det beløpet skal ha MVA etter hovedtjenestens sats, selv om selve utlegget er uten.

Fradrag for kostnadene du sender videre

For kostnader du har kjøpt i eget navn, trekker du fra inngående MVA på vanlig måte når du er registrert og kjøpet gjelder virksomheten (§ 8-1). For ekte utlegg har du ikke fradrag, fordi det ikke er ditt kjøp. Er kunden registrert, er det kunden som eventuelt får fradrag på grunnlag av bilaget som er stilet til den.

Hva fakturaen bør vise

Avgiftspliktige og andre beløp skal stå hver for seg og summeres hver for seg (bokføringsforskriften § 5-1-5). Sett utlegg på egen linje, merk dem «utlegg» og legg ved kopi av originalbilaget som viser at kunden er kjøper. Da har kunden også sitt eget bilag for kjøpet, og du har dokumentasjon for at beløpet ikke er din omsetning.

Det er du som må kunne vise at et beløp ikke skal ha MVA. Etter § 15-10 annet ledd skal du beregne MVA med mindre regnskapsmaterialet viser noe annet. Mangler dokumentasjonen, risikerer du at Skatteetaten behandler utlegget som en del av tjenesten og krever MVA av det.

Kort oppsummert

• Kostnader du har kjøpt i eget navn og sender videre, er en del av tjenesten og skal ha MVA med tjenestens sats.
• Bare ekte utlegg i kundens navn og for kundens regning holdes utenfor MVA.
• Påslag og administrasjonsgebyr på utlegg skal ha MVA.
• MVA på utlegg slipper du bare når du kan dokumentere at kunden er kjøperen. Sett utlegget på egen linje og legg ved bilaget.
• Du trekker fra inngående MVA på det du kjøper selv, men ikke på ekte utlegg.