Hvordan fører et konsulentselskap timer og prosjekter i regnskapet?

Kravene til timeføring i konsulentselskap

Reglene står i bokføringsforskriften § 5-14 og gjelder alle som er bokføringspliktige og leverer tjenester der prisen bygger på tidsbruk. Det omfatter konsulenter, rådgivere, utviklere, designere, regnskapsbyråer og lignende.

For hver eier og hver ansatt skal du dokumentere:

• utførte timer per dag
• hvor mange av timene som gikk til hver kunde eller hvert oppdrag
• hvor mange timer som var intern tid, det vil si arbeid som ikke kan knyttes til en kunde, som salg, administrasjon og kurs

Timelisten for en måned skal være ferdig senest ved utgangen av måneden etter. Timer for mars skal altså være dokumentert innen 30. april.

Kravet gjelder også når du har avtalt fast pris med kunden. Timene skal være ført selv om fakturaen ikke viser dem.

Det er to unntak. Intern tid trenger ikke spesifiseres hvis de tidsbaserte tjenestene er ubetydelige, men da må du kunne dokumentere at de er det. Og eiere eller ansatte som bare gjør interne, administrative oppgaver, er ikke omfattet.

Timelistene er en del av regnskapsmaterialet. Etter reglene som gjelder i 2026, skal dokumentasjon av bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Se hvor lenge regnskapet skal oppbevares. Har du ansatte, gjelder også arbeidsmiljøloven § 10-7: det skal finnes en oversikt over hvor mye hver enkelt har arbeidet. Den samme timelisten kan ofte dekke begge kravene.

Fra timeliste til faktura

Fakturaen (salgsdokumentet) skal minst inneholde nummer og dato, partene, hva som er levert og hvor mye, når og hvor det ble levert, pris og forfall, og MVA (bokføringsforskriften § 5-1-1). For timearbeid betyr det i praksis periode, antall timer og hva arbeidet gjaldt. Les mer om kravene til faktura.

Fristene for å fakturere er:

• snarest mulig og senest én måned etter levering (§ 5-2-2)
• innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden når du fakturerer månedlig (§ 5-2-3)
• senest én måned etter utløpet av MVA-terminen for tjenester som leveres løpende (§ 5-2-4)

Du kan ikke sende faktura med MVA for konsulentarbeid før arbeidet er utført (§ 5-2-6). Ønsker du forskudd, kan det ikke skje ved at du utsteder et salgsdokument med MVA før leveransen.

Prosjekter i regnskapet

Loven krever ikke et eget prosjektregnskap. Men uten det ser du ikke hvilke oppdrag som tjener penger. En enkel måte er å gi hvert oppdrag et prosjektnummer i regnskapsprogrammet og føre alt som hører til oppdraget på det:

• inntekter fra fakturaene
• underleverandører og innleide konsulenter
• reiser og utlegg knyttet til oppdraget
• timene fra timelisten, gjerne med en internpris per time

Når du sammenligner fakturert beløp med registrerte timer, ser du både hvilke timer som aldri ble fakturert, og hvilke fastprisprosjekter som har sprukket.

Timer som ikke er fakturert ved årsslutt

Inntekt skal føres i regnskapet når den er opptjent (regnskapsloven § 4-1). For timeoppdrag er inntekten opptjent når arbeidet er gjort. Har du jobbet 60 timer i desember og fakturerer dem i januar, hører de som hovedregel til desemberåret. De føres da som opptjent, ikke fakturert inntekt i balansen. Små foretak kan fravike opptjeningsprinsippet når det er god regnskapsskikk for små foretak, så hva som er riktig, avhenger av oppdragstypen.

Skattemessig tas en inntekt med når selskapet får en ubetinget rett til betaling (skatteloven § 14-2). Ved løpende timefakturering har du som regel den retten når timene er levert. Ved fast pris avhenger det av avtalen, for eksempel om kunden skal betale ved levering eller etter avtalte delbetalinger.

Ser et fastprisoppdrag ut til å gå med tap, skal tapet føres i regnskapet med en gang det er sannsynlig. Det følger av forsiktighetsprinsippet i regnskapsloven § 4-1.

Kort oppsummert

• Timeføring i konsulentselskap skal vise timer per dag for hver eier og ansatt, fordelt på kunder, oppdrag og intern tid.
• Timelistene skal være ferdige innen utgangen av måneden etter, også ved fast pris.
• Fakturaen skal sendes senest én måned etter levering, eller innen femten virkedager etter måneden ved månedlig fakturering.
• Gi hvert oppdrag et prosjektnummer, så ser du lønnsomheten per kunde.
• Utførte, ikke fakturerte timer ved årsslutt hører som hovedregel til inntekten for året arbeidet ble gjort.