Hvordan kommer jeg i gang den første måneden med ny regnskapsfører?
Den første måneden med ny regnskapsfører handler om fire ting: signere oppdragsavtalen, gi fullmakter og tilganger, få overført regnskapet fra den som førte det før, og sette opp rutinene for bilag, lønn og betaling. Byrået må også gjennomføre kundekontroll etter hvitvaskingsloven, så ha legitimasjon og oversikt over eierne klar. Begynn med de nærmeste fristene, som a-meldingen den 5. og neste mva-melding. Avtal et møte etter første måned der dere går gjennom den første rapporten sammen.
Uke 1: Oppdragsavtale og kundekontroll
Regnskapsførerloven § 5-2 krever en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver byrået skal utføre, og for hvilken tid. Les den før du signerer. Den bør svare på:
- hvilke tjenester som er med: bokføring, lønn, mva, årsoppgjør, rapporter, betaling
- hvem som gjør hva, for eksempel hvem som lager lønnsgrunnlaget og godkjenner betalinger
- interne frister for når du skal levere bilag og timelister
- pris, hva som faktureres i tillegg, og oppsigelsestid
Byrået skal utpeke en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for oppdraget ditt (§ 5-1). Spør hvem det er, og hvem du skal kontakte til daglig.
Regnskapsforetak er omfattet av hvitvaskingsloven, og Finanstilsynet krever at de dokumenterer at legitimasjonskontrollen er gjort. Du må derfor vise legitimasjon, ofte med BankID, og opplyse hvem som eier og kontrollerer selskapet, og hva virksomheten driver med. Byrået skal som hovedregel ha gjort denne kontrollen før kundeforholdet starter.
Hadde du regnskapsfører før, skal det nye byrået spørre det gamle om det finnes forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas (§ 5-1 annet ledd). Det gamle byrået kan svare uten hinder av taushetsplikten. Dette er en fast rutine og ikke et tegn på mistanke.
Uke 1 og 2: Fullmakter og tilganger for ny regnskapsfører
En ny regnskapsfører trenger tilgang til flere systemer. Gjør dette i riktig rekkefølge:
- Gi skriftlig fullmakt for det byrået skal gjøre overfor andre, som Skatteetaten og banken (§ 5-2 annet ledd).
- Registrer byrået som regnskapsfører i Enhetsregisteret. Bruker bedriften et eksternt regnskapsbyrå, skal byråets navn, organisasjonsnummer og adresse registreres (enhetsregisterloven § 4-5). Se forskjellen på Enhetsregisteret og Foretaksregisteret.
- Gi tilganger i Altinn. I 2026 erstattes de gamle Altinn-rollene av tilgangspakker. Rollene for a-melding og skattemelding fases ut 17. november 2026, og alle gamle roller forsvinner 31. desember 2026. Gi derfor tilgangspakker nå, ikke gamle roller.
- Gi byrået lesetilgang til bankkontoen eller koble banken til regnskapsprogrammet. Betalingsfullmakt gir du bare hvis dere har avtalt at byrået skal betale.
Avklar også hvem som eier lisensen til regnskapsprogrammet. Står den i bedriftens navn, har du tilgang til regnskapet ditt selv om du bytter byrå senere.
Uke 2 og 3: Overføring av regnskapet
Kommer du fra et annet byrå, må det nye byrået få:
- saldobalanse (oversikt over saldo på alle kontoene) per overtakelsesdato
- reskontro (lister over hver kunde og leverandør med åpne beløp)
- lønnsopplysninger hittil i år, som trengs for feriepenger og a-melding
- mva-meldinger og årsoppgjør for fjoråret
- avtaler om lån, leasing og leie
Les mer om overlevering ved bytte av regnskapsfører.
Har du ført regnskapet selv, eksporterer du dataene fra programmet ditt. Uansett skal byrået kontrollere at åpningsbalansen (saldoene regnskapet starter med) stemmer med banken og med siste årsregnskap. Finner byrået feil fra tidligere perioder, får du beskjed. Regnskapsførerloven § 5-4 sier at vesentlige brudd skal tas opp skriftlig.
Uke 3 og 4: Rutiner for bilag, lønn og betaling
Når tilgangene er på plass, setter dere opp hverdagen:
- Bilag: Fakturaer sendes til en egen e-postadresse eller som EHF (elektronisk faktura) rett inn i programmet. Kvitteringer tas bilde av i en app samme dag.
- Lønn: Avtal datoen for lønnsgrunnlaget, lønnskjøringen og utbetalingen. Forskuddstrekket skal betales senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10).
- Betaling: Avtal om du godkjenner hvert betalingsforslag, eller om byrået kan betale faste regninger innenfor en ramme.
- Frister: Sett opp en felles kalender med a-meldingen den 5., mva-terminene og datoene for årsoppgjøret.
Amira bytter 1. oktober
Amira har et lite AS med én ansatt og har ført regnskapet selv. Fra 1. oktober 2026 tar et regnskapsbyrå over.
I første uke signerer hun oppdragsavtalen og legitimerer seg med BankID. Hun eier alle aksjene selv, og det skriver hun i skjemaet om reelle eiere. I andre uke registrerer hun byrået i Enhetsregisteret, gir tilgangspakker i Altinn og kobler banken til byråets regnskapsprogram.
I tredje uke eksporterer hun regnskapet sitt per 30. september. Byrået ser at banksaldoen i regnskapet er 212 400 kroner, mens banken viser 214 900 kroner. Forskjellen på 2 500 kroner er en innbetaling fra en kunde som aldri ble bokført. Den føres før byrået går videre.
I fjerde uke kjører byrået oktoberlønnen, som utbetales fredag 23. oktober. Forskuddstrekket betales mandag 26. oktober. A-meldingen for oktober må leveres innen torsdag 5. november, og mva-meldingen for september og oktober innen 10. desember. Midt i november sitter Amira og regnskapsføreren sammen og går gjennom den første månedsrapporten. Da vet hun hvem hun skal kontakte, hva hun skal levere og når, og hvilke tall hun får tilbake.
Kort oppsummert
- Den første måneden med ny regnskapsfører starter med en skriftlig oppdragsavtale og kundekontroll etter hvitvaskingsloven.
- Gi skriftlig fullmakt, registrer byrået i Enhetsregisteret og gi tilgangspakker i Altinn før 31. desember 2026.
- Byrået skal kontrollere åpningsbalansen mot banken og siste årsregnskap.
- Sett opp faste rutiner for bilag, lønn og betaling, og en felles kalender med fristene.
- Gå gjennom den første rapporten sammen etter én måned.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.