Hvor mange timer i måneden tar det å føre regnskapet selv?

Hva som styrer tiden

Antall bilag betyr mest. Hvert salg, hvert kjøp og hver betaling skal registreres og ha dokumentasjon. Et konsulentfirma med åtte fakturaer og 25 kostnader i måneden har lite å gjøre. En nettbutikk med hundrevis av ordre, returer og fraktfakturaer har mye mer.

Deretter kommer bankkoblingen. Når programmet henter transaksjonene fra banken og foreslår konto ut fra tidligere posteringer, blir mye av jobben å godkjenne forslag. Uten kobling må alt tastes inn for hånd, og da tar hvert bilag lengre tid. Det samme gjelder inngående fakturaer: leverandører som sender EHF (elektronisk faktura i standardformat), havner rett i programmet, mens papirfakturaer og PDF-er på e-post må lastes opp og kobles manuelt.

Andre ting som øker tiden:

• kontantsalg, som skal registreres daglig og som regel krever kassasystem som oppfyller kravene (se krav til kassasystem ved kontantsalg)
• ansatte, med lønnskjøring og a-melding hver måned
• varelager, som skal telles og verdsettes ved årsslutt
• salg eller kjøp i utenlandsk valuta, som skal regnes om til kroner
• utgifter som deles mellom privat bruk og virksomheten

Hvor ofte loven krever at du bokfører

Bokføringsloven § 7 sier at bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier. Den skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Har du færre enn 600 bilag i året, holder det å være à jour innen rapporteringsfristene (bokføringsforskriften § 4-1). Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre du bruker fast kasse.

I praksis er det rapporteringsfristene som setter rytmen. Er du registrert for merverdiavgift med vanlig tomånedlig termin, skal mva-meldingen leveres seks ganger i året, og bokføringen må være à jour før hver av dem. Har du omsetning under 1 million kroner, kan du søke om å levere én gang i året, med frist 10. mars året etter. Har du ansatte, skal a-meldingen leveres innen den 5. hver måned.

Regneeksempel: Marte og 45 bilag i måneden

Marte driver et enkeltpersonforetak som interiørkonsulent. Tallene under er hennes egne anslag, ikke en norm for andre.

Hun har 45 bilag i måneden. Med bankkobling bruker hun rundt to minutter per bilag på å kontrollere konto og koble kvittering, altså 90 minutter. Hun sender åtte fakturaer i måneden og bruker fem minutter på hver, til sammen 40 minutter. Avstemming av bankkontoen mot regnskapet tar 30 minutter. Mva-meldingen annenhver måned tar en time, som i snitt blir 30 minutter i måneden.

Summen er 190 minutter, litt over tre timer i måneden. Over et år blir det 38 timer. Det første årsoppgjøret brukte hun to arbeidsdager på, 16 timer, fordi hun måtte sette seg inn i skattemeldingen for næringsdrivende. Samlet ble året 54 timer.

Marte tar 750 kroner timen fra kundene sine. De 54 timene tilsvarer 40 500 kroner i arbeid hun kunne ha solgt, men bare hvis hun faktisk hadde kunder til å fylle timene. I perioder med lite oppdrag koster regnskapstimene henne nesten ingenting. I travle perioder er det motsatt.

Det som spiser tid uten at du merker det

Rot tar mer tid enn bilag. En kvittering som mangler, kan ta et kvarter å finne eller erstatte, se hva du gjør når kvitteringen er borte. Private kjøp på firmakortet må føres som uttak og ryddes opp i etterkant, og blir det mange av dem, vokser jobben raskt. Les om private utgifter på firmakontoen. Feil kode for merverdiavgift må rettes før meldingen sendes.

Utsettelse gjør jobben større. Den som bokfører hver uke, husker hva hvert kjøp var. Den som tar tre måneder på én kveld, må lete i e-post og kontoutskrifter etter forklaringer. Bokføringen blir også mindre nøyaktig. Etter at fristen for ajourhold er passert, kan du ikke lenger endre det som er ført; retting må skje med nye posteringer som reverserer de gamle.

Det første året tar også lengre tid enn de neste. Du må sette opp kontoplan og merverdiavgiftskoder, lære programmet og finne ut hvordan du dokumenterer ting som ikke har kvittering. Når rutinene sitter, går det raskere.

Slik finner du din egen tid på regnskapet

Ta tiden en vanlig måned. Del på antall bilag, så vet du omtrent hvor mange minutter hvert bilag tar for deg. Gang med bilagsmengden i en travel måned, og legg til tid for fakturering, avstemming og meldinger. Legg deretter til årsoppgjøret, som tar mest tid det første året.

Sammenlign tallet med hva timene er verdt for deg, og hva du ellers ville brukt dem til. Ser du at du utsetter bokføringen måned etter måned, er det et tegn på at noe bør endres, enten rutinen eller hvem som gjør jobben. Noen setter bort bare det tunge, som lønn og årsoppgjør, og beholder det daglige selv.

Kort oppsummert

• Tid på regnskapet følger antall bilag, og bankkobling i programmet kutter mye av tastingen.
• Bokføringen skal være à jour før hver rapporteringsfrist og minst hver fjerde måned; kontantsalg skal registreres daglig.
• Ansatte, varelager, valuta og kontantsalg gjør regnskapet mer tidkrevende.
• Ta tiden på din egen måned og legg til årsoppgjøret før du bestemmer deg for regnskapsfører.