Hva gjør jeg når jeg oppdager feil i et årsregnskap som allerede er levert?

Feil i årsregnskapet rettes som regel i neste regnskap

Når generalforsamlingen har fastsatt årsregnskapet og det er sendt til Regnskapsregisteret, er utgangspunktet at det står. Feilen rettes i stedet i regnskapet for året du oppdager den.

Regnskapsloven § 4-3 annet ledd sier at korrigering av feil i tidligere årsregnskap skal føres direkte mot egenkapitalen. Korreksjonen påvirker da ikke årets resultat. Etter god regnskapsskikk gjelder dette vesentlige feil, mens mindre feil normalt føres over resultatet. Foretak som ikke er små, skal også omarbeide fjorårets sammenligningstall, slik at de viser riktige tall.

Små foretak, som de fleste små aksjeselskaper er, har en enklere vei. Etter tredje ledd kan de føre korreksjonen over resultatet i regnskapet for det året feilen ble oppdaget. Korreksjonen bør vises slik at leseren ser at det er en rettelse av et tidligere år og ikke vanlig drift, og den bør forklares i en note.

Når det må lages et nytt årsregnskap

Et nytt årsregnskap er bare aktuelt ved gjennomgripende feil, der det er stor risiko for at de som bruker regnskapet, tar gale beslutninger. Et eksempel er at riktige tall ville gitt et annet vedtak om utbytte. Regnskapsregisteret har strammet inn praksisen etter saker der falske regnskaper ble brukt til svindel, og utgangspunktet er at selskapet skal rapportere riktig første gang.

Må det lages et nytt årsregnskap, gjør selskapet slik:

1. Styret setter opp et rettet årsregnskap og signerer det.
2. Har selskapet revisor, må revisor lage en ny revisjonsberetning.
3. Generalforsamlingen fastsetter det rettede årsregnskapet, ofte på en ekstraordinær generalforsamling.
4. Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret senest én måned etter fastsettingen (regnskapsloven § 8-2).

Kommer det rettede regnskapet inn mer enn fem måneder etter innsendingsfristen 31. juli, krever Regnskapsregisteret en regnskapsmessig begrunnelse, ny protokoll fra generalforsamlingen og eventuelt ny revisjonsberetning. Er begrunnelsen ikke god nok, avslår Regnskapsregisteret å registrere det endrede regnskapet. Det kan derfor lønne seg å avklare saken med Regnskapsregisteret før dere holder ny generalforsamling. Styret har ansvaret for at årsregnskapet er riktig, se styrets ansvar ved feil i årsregnskapet.

Skatten og mvaen rettes hos Skatteetaten

Årsregnskapet og skattemeldingen er to ulike meldinger til to ulike etater. Rettingen i regnskapet endrer ikke skattemeldingen som er levert. Gjør feilen at skatten for fjoråret ble feil, sender du en endringsmelding for det året. Etter skatteforvaltningsloven § 9-4 kan du gjøre det i tre år etter leveringsfristen. Det samme gjelder mva-meldingen for den terminen feilen gjelder.

Retter du på eget initiativ før Skatteetaten tar kontakt, slipper du som hovedregel tilleggsskatt. Mer om det står i artikkelen om frivillig retting.

Når feilen gjelder utbytte

Har generalforsamlingen delt ut utbytte på grunnlag av tall som var for gode, kan utdelingen ha vært større enn selskapet hadde lov til. Da er det mer enn et regnskapsspørsmål. En aksjeeier som har fått utbytte i strid med reglene, kan måtte betale det tilbake, se ulovlig utbytte. Slike feil er ofte gjennomgripende, fordi riktige tall ville gitt et annet vedtak. Da blir et nytt årsregnskap mer aktuelt, og styret bør gå gjennom både utbyttevedtaket og regnskapet samtidig.

Viser feilen at egenkapitalen i virkeligheten er lavere enn årsregnskapet sier, kan det også utløse styrets handleplikt. Etter aksjeloven § 3-5 skal styret straks behandle saken hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig, og innen rimelig tid kalle inn generalforsamlingen.

Kort oppsummert

• Feil i årsregnskapet rettes som hovedregel i neste årsregnskap, ikke ved å sende inn det gamle på nytt.
• Vesentlige feil føres mot egenkapitalen, men små foretak kan føre korreksjonen over resultatet.
• Nytt årsregnskap er bare aktuelt ved gjennomgripende feil og må fastsettes på nytt av generalforsamlingen.
• Kommer det rettede regnskapet mer enn fem måneder etter fristen, krever Regnskapsregisteret en begrunnelse.
• Skatt og mva rettes med endringsmelding til Skatteetaten innen tre år.