Felles konto i et lite sameie: slik holder dere orden på pengene

Hvorfor et lite sameie trenger en felles konto

Fire naboer som deler et tak, en vei og en forsikring, har felles utgifter. Betaler en av dem alt over sin egen konto, mister de andre oversikten. Blir den personen syk, flytter eller uenig med de andre, sitter hele sameiet med regninger de ikke kan dokumentere. En egen konto for felleskostnadene gir et sted der inntekter og utgifter samles.

Loven pålegger styret å sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel, og styret skal legge fram regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet (eierseksjonsloven § 64). Loven sier ikke uttrykkelig at sameiet må ha en bankkonto, men uten en konto er det vanskelig å vise at regnskapet er ordentlig.

Slik innretter dere en felles konto i et lite sameie

Mange banker vil be om et organisasjonsnummer når en konto skal åpnes i et sameies navn. Sameier med ni eller flere seksjoner skal registreres i Foretaksregisteret, og sameier med åtte eller færre kan registreres (§ 19). Registreringen gir sameiet organisasjonsnummer, og et registrert sameie kan stå som eier av formuesgoder som er registrert i et realregister.

Dere kan vurdere å skille kontoene etter formål, for eksempel en driftskonto og en sparekonto. Driftskontoen tar imot månedsbeløp og betaler regninger. På sparekontoen legger dere penger som skal gå til større vedlikehold senere.

Hvem kan bruke pengene

Styret har rett til å representere seksjonseierne og forplikte dem med sin underskrift i saker om felles rettigheter og plikter (§ 60). Det betyr at en styreleder eller et styremedlem kan inngå avtaler og betale for sameiet innenfor styrets myndighet. Hvis alle seksjonseierne uttrykkelig samtykker, kan vedtektene kreve at to eller flere styremedlemmer må skrive under sammen.

I et lite sameie lønner det seg ofte å ha to personer som må godkjenne utbetalinger. Da kan ikke en enkelt person overføre penger til seg selv uten at andre ser det. Skal kravet om to underskrifter gjelde overfor dem sameiet inngår avtaler med, må det stå i vedtektene, og alle eierne må ha samtykket.

Sameier med åtte eller færre seksjoner kan, dersom alle seksjonseierne uttrykkelig er enige, fastsette i vedtektene at alle eierne sitter i styret (§ 54 annet ledd). I et slikt sameie er alle altså styremedlemmer, men det er fortsatt en styreleder som er navngitt.

Når pengene til nå har gått via en privat konto

Har én av eierne hittil betalt regninger fra sin egen konto, bør dere rydde opp før dere åpner den nye. Be om en oversikt over inntekter og utgifter, og gå gjennom hva hver seksjon har betalt inn. Eventuelle penger som er igjen, overføres til sameiets nye konto. Legger noen ut for en felles regning, bør det avtales på forhånd og dokumenteres, slik at beløpet kan refunderes fra sameiets konto.

Ta vare på fakturaer, kvitteringer og kontoutskrifter. Det er dem styret legger til grunn når regnskapet settes opp, og dem årsmøtet kan be om å få se.

Hva dere legger i månedsbeløpet

Hver seksjonseier betaler et akontobeløp (et fast månedlig forskudd) som årsmøtet eller styret fastsetter for å dekke sin andel av felleskostnadene. Beløpet kan også dekke avsetning til framtidig vedlikehold, men bare hvis årsmøtet har vedtatt slik avsetning (§ 29 tredje ledd). En som har betalt mer enn han skulle, har krav på å få tilbake det som er betalt for mye.

Betaler en eier ikke, har de andre seksjonseierne panterett i seksjonen for krav som følger av sameieforholdet, opp til to ganger folketrygdens grunnbeløp for hver bruksenhet (§ 31).

Det årsmøtet må få se, og revisjon

Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal sendes til alle seksjonseiere med kjent adresse senest en uke før det ordinære årsmøtet, og være tilgjengelige under møtet. Det ordinære årsmøtet skal behandle styrets regnskap for foregående kalenderår og velge styremedlemmer.

Kravet om regnskap etter regnskapsloven gjelder bare for sameier med 21 eller flere seksjoner (§ 64 annet ledd), og de skal ha statsautorisert eller registrert revisor. I sameier med 20 eller færre seksjoner kan årsmøtet med vanlig flertall vedta at sameiet skal ha en revisor valgt av årsmøtet (§ 65). Et firemannssameie har ingen plikt, men kan velge å ha en.

Kort oppsummert

• Et lite sameie bør ha en egen felles konto, adskilt fra eiernes private penger, slik at regnskapet kan vises fram.
• Styret skal føre ordentlig regnskap og legge det fram på det ordinære årsmøtet.
• Sameier med åtte eller færre seksjoner kan registreres i Foretaksregisteret og få organisasjonsnummer.
• Vedtektene kan kreve to signaturer hvis alle eierne samtykker, og akontobeløpet kan inkludere avsetning til vedlikehold bare hvis årsmøtet har vedtatt det.
• Regnskap og årsberetning sendes ut senest en uke før det ordinære årsmøtet.