Det er styret som har ansvaret for sameiets regnskap. Etter eierseksjonsloven § 64 skal styret sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel, og regnskapet skal legges frem på årsmøtet. I sameier med 21 eller flere seksjoner gjelder skjerpede krav: Da skal det føres regnskap og utarbeides årsregnskap etter regnskapslovens regler. Styret kan sette bort selve føringen til en forretningsfører eller regnskapsfører — men ansvaret kan det aldri sette bort.

Små sameier: ordentlig og tilstrekkelig

I Sameiet Kastanjebakken, med sine 12 seksjoner, fører styremedlem Bente regnskapet i et regneark. Er det lov? Ja — så lenge det er «ordentlig og tilstrekkelig». I det ligger et krav om at regnskapet gir et pålitelig bilde av sameiets økonomi: Alle inntekter og utgifter dokumenteres med bilag, bankkontoen stemmes av, og en seksjonseier som spør, skal kunne få se hva pengene går til.

For et lite sameie betyr det i praksis:

  • Egen bankkonto i sameiets navn — aldri styreleders private konto
  • Bilag for alt, fra snømåkefaktura til honorar
  • Oversikt over innbetalte felleskostnader per seksjon, slik at restanser fanges opp
  • Årlig oppstilling av inntekter, kostnader og beholdning, som legges frem for årsmøtet

Da Bente overtok, fant hun tre år med kvitteringer i en skoeske. Det er ikke ordentlig og tilstrekkelig — og det er styret, ikke skoesken, som svarer for det.

Store sameier: regnskapsloven slår inn

Har sameiet 21 eller flere seksjoner, skjerpes kravene betraktelig: Regnskapet skal føres og årsregnskap utarbeides etter regnskapslovens regler, jf. eierseksjonsloven § 64. Da snakker vi fullt årsregnskap med resultat, balanse og noter, utarbeidet etter regnskapsfaglige standarder. Slike sameier har også revisjonsplikt etter § 65 — det kan du lese mer om i artikkelen om revisor.

Grensen på 21 seksjoner er absolutt og teller alle seksjoner, ikke bare boligseksjonene. Et sameie med 19 boligseksjoner og to næringsseksjoner er over grensen.

Årsmøtet: regnskapets eksamensdag

Uansett størrelse skal regnskapet legges frem på det ordinære årsmøtet. Det er her seksjonseierne fører kontroll med styrets pengebruk: Stemmer kostnadene med budsjettet? Hvorfor ble vedlikeholdsposten dobbelt så stor? Hvor mye står på vedlikeholdsfondet? Et styre som møter årsmøtet med ryddige tall og gode forklaringer, får gjennomslag; et styre med rot i bilagene får mistillit — og i verste fall et erstatningsansvar å forholde seg til, for styremedlemmer kan bli personlig ansvarlige for tap de påfører sameiet ved uaktsomhet.

Forretningsfører tar jobben — styret beholder ansvaret

De fleste sameier av noen størrelse setter bort regnskapsføringen til en forretningsfører, som fakturerer felleskostnader, betaler regninger, purrer restanser og produserer årsregnskapet. Det er ofte vel anvendte penger. Men merk rollefordelingen: Forretningsføreren er styrets hjelper, ikke dets erstatning. Styret skal fortsatt følge med på økonomien gjennom året, godkjenne betalinger etter avtalte rutiner og kontrollere at rapportene henger sammen. «Det visste ikke vi — det var forretningsføreren» er sjelden et fritak.

Budsjettet — regnskapets tvilling

Regnskapet forteller hva som skjedde; budsjettet forteller hva styret planlegger. De to hører sammen: Et godt styre legger frem budsjettforslag for kommende år samtidig med regnskapet for det forrige, slik at årsmøtet ser sammenhengen mellom fjorårets tall og neste års felleskostnader. Budsjettet er også styrets styringsverktøy gjennom året — avvik mellom budsjett og faktiske tall er det første varselet om at noe må håndteres, enten det er en sprukket kostnadsramme eller voksende restanser.

Bilag og dokumentasjon: ta vare på alt

Uansett sameiets størrelse skal regnskapet kunne dokumenteres. Fakturaer, kontrakter, kontoutskrifter og protokoller bør arkiveres systematisk og oppbevares i flere år — for sameier underlagt regnskapsloven gjelder bokføringsreglenes oppbevaringskrav. Dokumentasjonen er gull verdt ved styreskifte, ved spørsmål fra seksjonseiere, ved eierskifter og ikke minst hvis det en dag oppstår mistanke om rot eller mislighold. Digitale løsninger gjør dette enkelt i dag; det finnes ingen god unnskyldning for papirkaos.

Registrering og praktiske rammer

Sameier med ni eller flere seksjoner skal være registrert i Foretaksregisteret, og med organisasjonsnummer på plass får sameiet egen bankkonto, mulighet for BankID-baserte tjenester og et ryddig grensesnitt mot omverdenen. Også mindre sameier bør registrere seg frivillig — uten organisasjonsnummer blir selv det enkleste regnskapsoppsett tungvint i møte med bank og forsikring.

Kort oppsummert

Styret har ansvaret for at sameiets regnskap er ordentlig og tilstrekkelig, jf. eierseksjonsloven § 64, og i sameier med 21 eller flere seksjoner gjelder regnskapslovens fulle krav. Regnskapet legges frem på årsmøtet, som er seksjonseiernes kontrollpunkt. Forretningsfører kan føre tallene, men aldri overta ansvaret. Og til alle landets Benter: egen konto, bilag på alt, og aldri mer skoeske.