Digitalt låssystem i blokka: dette må styret avklare først

Hvem som kan vedta nytt digitalt låssystem

Styret skal lede laget og kan ta alle avgjørelser som ikke er lagt til andre organer (borettslagsloven § 8-8). Utskifting av en gammel lås er derfor ofte en sak for styret alene.

Men styret kan ikke uten samtykke fra generalforsamlingen, med minst to tredjedels flertall, vedta endringer av bygg som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold. Det samme gjelder tiltak utover vanlig forvaltning som gir laget økonomisk ansvar på mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9). Et komplett digitalt system for alle inngangsdører, med brikker, leser og abonnement, kan lett komme over den grensen. Styret må regne etter og vurdere om tiltaket går ut over vanlig forvaltning.

I et sameie er det styret som tar beslutninger som ikke er lagt til andre, og som sørger for vedlikehold og drift (eierseksjonsloven §§ 57 og 58). Større endringer av bebyggelsen kan kreve to tredjedels flertall på årsmøtet.

Dørene til egen bolig er en egen sak

Et felles system for inngangsdører og fellesrom er noe annet enn en digital lås på leilighetsdøra. Etter borettslagsloven § 5-12 tredje ledd omfatter andelseierens vedlikehold ikke utskifting av ytterdører til boligen. Hvem som eier og betaler for en lås på døra til din bolig, avhenger likevel av vedtektene, og det kan se ulikt ut fra lag til lag.

Styret bør derfor avklare om systemet skal omfatte leilighetsdørene, hvem som eier låsen, og hva det koster den enkelte. Sier vedtektene noe annet om vedlikeholdsplikten, går det foran lovens hovedregel.

Tilgang for beboere, gjester og nødetater

Alle som bor i blokka, må ha tilgang til sin bolig og fellesarealene til enhver tid. Det må være en plan for hva som skjer når noen mister en brikke, når batteriet i telefonen er tomt, og når strømmen eller nettet er nede. En reservenøkkel eller en mekanisk åpning bør være tilgjengelig.

Siden alle må komme inn, må systemet tilby brikke, kode eller nøkkel for dem som ikke har smarttelefon. Utleiere og leietakere, hjemmehjelp og håndverkere må få midlertidig tilgang uten at det går ut over sikkerheten. Styret bør ha en enkel rutine for hvem som tildeler og trekker tilbake brikker og koder, hvem som kan be om dem, og hva det koster hvis en brikke blir borte. Rutinen bør være skriftlig og lik for alle.

Nødetater må komme inn i bygget. Spør leverandøren og brannvesenet hva som er vanlig praksis, og sørg for at dette er avklart før systemet tas i bruk. Dører i rømningsveier må normalt kunne åpnes raskt innenfra uten nøkkel, og det gjelder også med et digitalt system. Forskrift om brannforebygging § 11 pålegger alle som bruker bygget å sørge for at rømningsveiene fungerer.

Personvern og logging

Mange systemer registrerer hvem som åpner hvilke dører og når. Slike opplysninger er personopplysninger. Laget må ha et lovlig grunnlag for å samle dem, det må være klart hva formålet er, og opplysningene bør ikke lagres lenger enn nødvendig. Beboerne bør få vite hva som loggføres, hvem som kan se loggen og hvor lenge den lagres.

Styret bør velge en løsning der loggen er så knapp som mulig, og avtale med leverandøren hvem som behandler dataene. Å gi alle styremedlemmer fri tilgang til beboernes bevegelser er vanskelig å begrunne.

Informasjon til beboerne

Beboerne bør få vite hva som skal skje før systemet monteres. Send ut et skriv med dato for installasjonen, hvordan de får brikke eller kode, hva som skjer med de gamle nøklene, og hvem de kan kontakte hvis noe ikke virker. Ta også med hva som loggføres. Sett av tid til opplæring, slik at eldre beboere eller de som bruker hjelpemidler, får være med fra første dag. Å utsette en overgangsperiode der både gammel og ny lås virker, gjør overgangen enklere.

Før laget skriver under, bør det se på hva som skjer hvis leverandøren går konkurs eller avvikler tjenesten, hvilke abonnementskostnader som kommer, og hvem som eier brikker og maskinvare. Sjekk også hva som skjer ved strømbrudd og hvordan feil rettes. Avtalen bør kunne leveres til de nye styremedlemmene, slik at kunnskapen ikke blir hos én person.

Kort oppsummert

• Å bytte til digitalt låssystem i borettslaget er normalt styrets sak, men kostbare eller omfattende tiltak kan kreve to tredjedels flertall på generalforsamlingen.
• Styret må avklare hvem som eier og betaler for lås på leilighetsdørene.
• Alle beboere må alltid ha tilgang, også uten smarttelefon, og nødetater må komme inn.
• Rømningsveier må kunne åpnes raskt innenfra.
• Systemer som logger bevegelser behandler personopplysninger, og det krever klare regler.