Kan regnskapsføreren betale regninger og lønn for meg?

Hva regnskapsførerloven sier om betalinger

Etter regnskapsførerloven § 1-1 annet ledd gjelder loven også når et regnskapsforetak (et byrå eller en statsautorisert regnskapsfører godkjent av Finanstilsynet) i forbindelse med et regnskapsoppdrag har adgang til å belaste kundens bankkonto med utbetalinger. Den gjelder også når byrået oppbevarer kundens penger på sin egen konto (klientkonto).

Når byrået betaler for deg som en del av oppdraget, gjelder altså de samme reglene som for resten av jobben: krav til kvalitetsstyring, taushetsplikt og tilsyn fra Finanstilsynet (regnskapsførerloven).

Etter § 5-2 annet ledd må det foreligge en skriftlig fullmakt fra deg når byrået skal opptre overfor andre på dine vegne, og det gjør det når det betaler fra kontoen din. Byrået skal ha en oversikt over hvilke fullmakter det har, og hvilke personer som kan bruke dem. Retten skal trekkes tilbake når en person ikke lenger skal ha den. Bransjestandarden for god regnskapsføringsskikk (GRFS) presiserer at det ikke er nok å gi byrået tilgang i nettbanken. Fullmakten må også finnes skriftlig.

Hvem godkjenner når du lar regnskapsfører betale regninger

GRFS sier at utbetalinger skal godkjennes av deg som kunde, hvis ikke annet er avtalt. Godkjenningen kan skje på to måter: du godkjenner grunnlaget på forhånd, eller du godkjenner et betalingsforslag byrået har laget. En vanlig løsning er at byrået legger betalingene klar i nettbanken, og at du godkjenner dem med BankID.

Standarden sier også at du har ansvaret for betalingsgrunnlaget, det vil si å bekrefte at en faktura gjelder noe bedriften faktisk har kjøpt, med mindre avtalen sier noe annet. Byrået kan se om fakturaen ser riktig ut, men vet ikke om varen faktisk er levert.

Gir du byrået fullmakt til å betale uten din godkjenning, bør fullmakten ha tydelige rammer, for eksempel bare faste leverandører eller en beløpsgrense. GRFS sier at de som kan belaste kontoen, skal ha egne tilganger, og at byrået bør dele arbeidet slik at samme person ikke både registrerer og godkjenner en utbetaling.

Finanstilsynet gjennomførte i 2018 et tematilsyn (en kontroll av flere foretak om samme tema) med betalingsoppdrag hos regnskapsbyråer. Fire av de 18 byråene manglet skriftlige rutiner for slike oppdrag, og flere andre brukte standardmaler som ikke var tilpasset egen drift. Be om å få se rutinen før du gir fullmakt.

Lønn: hva byrået gjør, og hva du må gjøre

Etter GRFS lager du lønnsgrunnlaget, med timer, overtid, fravær og endringer, med mindre dere har avtalt noe annet. Byrået registrerer det i lønnssystemet, beregner skattetrekk ut fra skattekortene, lager lønnsslipper og a-melding og setter opp betalingen.

To datoer er viktige. Fra 1. januar 2026 skal forskuddstrekket betales til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10). Den gamle regelen om egen skattetrekkskonto er opphevet fra samme dato. Arbeidsgiveravgiften forfaller den 15. annenhver måned. Les mer om forskuddstrekk.

Betaler byrået ut lønnen, bør trekket ligge i samme betalingsrunde, så det ikke blir glemt. Feil i lønnsgrunnlaget blir feil i lønnen. Se over lønnslisten før du godkjenner utbetalingen, særlig når noen har vært syke, hatt overtid eller sluttet.

Når pengene ikke strekker til

GRFS sier at regnskapsføreren skal varsle deg og be deg prioritere når det ikke er dekning for alle regningene. Byrået skal ikke velge for deg. Se hva du bør betale først når kassen er tom.

Ansvaret blir ikke flyttet til byrået. Det er bedriften som skylder lønnen til de ansatte, trekket og avgiftene til Skatteetaten og pengene til leverandørene. Betaler byrået feil eller for sent, er det bedriften som får kravet. Har byrået gjort en feil, kan bedriften kreve erstatning fra byrået etterpå.

Holder byrået pengene dine på en klientkonto, spør hvordan de holdes atskilt fra byråets egne penger, og hvor raskt de blir betalt videre. Når du bytter byrå, fjern tilgangene i nettbanken selv. Ikke regn med at det skjer av seg selv.

Kort oppsummert

• Du kan la en regnskapsfører betale regninger og lønn, men det krever skriftlig fullmakt. Tilgang i nettbanken alene er ikke nok.
• Hovedregelen er at du godkjenner utbetalingene, enten grunnlaget på forhånd eller et betalingsforslag.
• Forskuddstrekket skal betales senest første virkedag etter lønnsutbetalingen.
• Mangler det penger, skal byrået varsle deg. Du bestemmer hva som betales, og ansvaret ligger hos bedriften.