§ 1-7. Styrets ansvar for å bevare dokumentene

Borettslaget må lagre alle viktige papirer og dokumenter på en trygg måte, og de skal være tilgjengelige fra Norge. Papirene kan lagres digitalt (i skyen) så lenge sikkerheten er god nok.

Burettslagslova·LOV-2003-06-06-39

Lovteksten ordrett

(1) Laget skal utarbeide og oppbevare dokumentasjon som det er krav om etter lova, på ein trygg og forsvarleg måte. Dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg frå Noreg.

(2) Krav om at dokumentasjon skal vere eller givast skriftleg, er ikkje til hinder for bruk av elektroniske løysingar.

(3) Departementet kan i forskrift gi føresegner om oppbevaringstid for bestemte dokumenttypar, kva som er eigna format på dokumentasjonen, kva som skal reknast som trygg og forsvarleg utarbeiding og oppbevaring, og om tryggleiksnivået for signatur.

Kilde: Lovdata — Burettslagslova § 1-7

Hva betyr dette?

Et borettslag produserer mange viktige papirer. Det er årsmøteprotokoller, styrevedtak, store låneavtaler, forsikringspapirer og dokumentasjon på vedlikehold av bygget. Paragrafen krever at styret har et ryddig og trygt arkiv.

Tidligere betydde dette låste ringpermer i kjelleren til styrelederen. I dag slår loven tydelig fast at "skriftlig" og "dokumentasjon" like gjerne betyr digitale filer.

Det eneste strenge geografiske kravet, er at filene skal være "tilgjengelige fra Norge". Du kan altså bruke en internasjonal skytjeneste (som Google Drive eller Microsoft OneDrive) til å lagre borettslagets filer, så lenge styret i Norge har full tilgang til dem.

Arkivet skal være trygt og forsvarlig. Det betyr at filene ikke skal ligge åpent for alle, og at de ikke skal forsvinne hvis styrelederen mister laptopen sin. Det skal tas sikkerhetskopi.

Hvor lenge skal papirene lagres?

Loven selv gir en generell plikt til forsvarlig lagring, men detaljene styres av egne forskrifter. Protokoller fra generalforsamling og styremøter bør lagres for all fremtid. Dette er borettslagets "historiebok". Regnskapsbilag (kvitteringer og fakturaer) skal lagres i 5 år etter bokføringsloven. Teknisk dokumentasjon på bygget (tegninger, garantier for nytt tak) skal lagres så lenge bygget står.

Eksempel

Eva tar over som styreleder etter Per. Per kommer bærende med tre stappfulle pappesker med krøllete papirer fra 1995 og frem til i dag. Eva ønsker ikke å ha dette i stuen sin. Hun skanner alle viktige protokoller, forsikringsavtaler og garantier på taket. Hun laster filene opp i boligbyggelagets sikre digitale portal, som alle i styret har tilgang til med BankID. De gamle, skannede originalene for makulering (bortsett fra historiske protokoller med originale signaturer). Eva har fulgt loven perfekt.

Vanlige feil

Låse borettslagets filer inne på én persons private PC uten sikkerhetskopi (backup)
Kaste dokumentasjon på takomlegging og rørfornying etter bare noen få år
Styremedlemmer som bruker private Gmail-kontoer til styrearbeid og mister e-postene når de flytter

Hva bør du gjøre?

Sitter du i styret, opprett et felles, skybasert arkiv. Bruk systemene som forretningsføreren deres (f.eks. OBOS eller TOBB) tilbyr, eller en egen skyløsning for styret. Pass på at brukernavn og passord til skyløsningen ikke er knyttet til én persons private e-post, men til "styret@borettslaget.no".

Sørg for å signere årsmøteprotokoller og styreprotokoller digitalt (for eksempel med Posten Signering eller BankID-tjenester), eller print, signer fysisk, skann inn, og lagre trygt.

Vanlige spørsmål

Kan vi slette gamle styreprotokoller fra 90-tallet?

Nei, helst ikke. Selv om de er gamle, dokumenterer de hvilke beslutninger som er tatt om bygget opp gjennom historien (for eksempel hvem som fikk lov til å bygge balkong, og hvem som har ansvaret for vedlikeholdet av den). Skann dem inn, og behold den digitale kopien for all fremtid.

Har jeg som vanlig beboer rett til å se i arkivet?

Du har rett til å se årsregnskap og protokoller fra generalforsamlingene (årsmøtene). Du har *ikke* rett til å bla fritt i styrets dokumenter eller styreprotokoller. Styrearbeidet er fortrolig, og det kan ligge sensitive personopplysninger der om naboene dine.

Er en e-post god nok dokumentasjon?

Ja. En e-post hvor en beboer søker om å leie ut leiligheten sin, og et svar fra styret som sier ja, er et skriftlig dokument og skal lagres trygt.