§ 5-10. Krav til innkalling til generalforsamling

Paragrafen setter kravene til selve innkallingen til generalforsamlingen. Innkallingen sendes skriftlig til alle aksjeeiere med kjent adresse. Den skal si når og hvor møtet holdes, og oppgi registreringsdatoen. Innkallingen må opplyse om at bare den som er aksjeeier på den datoen, kan delta og stemme, og den må vise fristen for forhåndsmelding etter § 5-3. Selskapet kan ikke ta betalt for å sende den ut.

Innkallingen må være sendt senest to uker før møtet, eller tidligere hvis vedtektene krever en lengre frist. En slik vedtektsregel gjelder ikke når innkallingen skjer fordi noen har krevd ekstraordinær generalforsamling etter § 5-7 annet ledd. Etter § 5-7 annet ledd skal styret innkalle når revisor eller aksjeeiere med minst en tjuedel av aksjekapitalen krever det skriftlig for å få behandlet et bestemt emne. Styret skal sørge for at generalforsamlingen holdes innen en måned etter kravet.

Innkallingen skal også oppgi møteformen og eventuelt hvordan man deltar og stemmer elektronisk. Den skal ha et forslag til dagsorden som tydelig sier hvilke saker som skal behandles. Vedtektsendringer som foreslås, må gjengis i innkallingen. Innkallingen skal oppgi hvem som åpner møtet, jf. § 5-12 første ledd, og det er styret som utarbeider dagsordenen. Åpner selskapet for stemmegivning før møtet etter § 5-8 b, må fremgangsmåten forklares. Har vedtektene en regel etter § 5-11 a om dokumenter på nettsiden, skal innkallingen oppgi internettadressen og hvor aksjeeierne kan få dokumentene tilsendt.

Er selskapet omfattet av verdipapirhandelloven § 5-4, må det også følge annet og tredje ledd i verdipapirhandelloven § 5-9. Etter disse leddene skal innkallingen oppgi antall aksjer og stemmerettigheter, og opplyse om aksjeeiernes rettigheter. Et fullmaktsskjema skal følge med, med mindre skjemaet ligger på nettsidene og innkallingen forklarer hvordan man får tilgang. Selskaper med aksjer på regulert marked har egne regler i § 5-11 b, blant annet en innkallingsfrist på 21 dager.