Trenger jeg regnskapsfører hvis bedriften har kunder i utlandet?

Merverdiavgift når kunden er i utlandet

Varer som selges ut av Norge, er fritatt for merverdiavgift (merverdiavgiftsloven § 6-21). Du må kunne dokumentere at varene faktisk gikk ut av landet, for eksempel med dokumentene fra tollbehandlingen ved utførsel.

For tjenester gjelder § 6-22. Tjenester som helt ut skal brukes utenfor Norge, er fritatt. Det samme gjelder tjenester som kan leveres over nett, som rådgivning, oversettelse, design og programmering, når kunden er hjemmehørende utenfor Norge. Tjenester som knytter seg til noe som er i Norge, for eksempel arbeid på en bygning her, er normalt ikke fritatt selv om kunden bor i utlandet.

Fritatt er ikke det samme som unntatt. Fritatt salg skal med i mva-meldingen når du er registrert, og du beholder fradraget for merverdiavgift på kostnadene dine. Unntatt salg, som for eksempel utleie av bolig, holdes utenfor ordningen. På fakturaen skal fritatt salg stå for seg og summeres særskilt, adskilt fra salg med avgift (bokføringsforskriften § 5-1-5).

Valuta og kurs

Fakturerer du i euro eller dollar, må beløpene føres i norske kroner i regnskapet. Fakturaen føres etter en kurs du kan dokumentere, vanligvis kursen på fakturadatoen. Når kunden betaler, er kursen sjelden den samme. Forskjellen mellom beløpet du førte og det som kom inn på konto, er en valutagevinst eller et valutatap, og den føres for seg.

Bankgebyrer på betalinger fra utlandet er en vanlig kostnad. Har du en valutakonto, må også saldoen på den regnes om til kroner ved årsslutt. Hver av disse postene er enkel, men de gjør at en utenlandsk faktura tar mer tid å føre enn en norsk.

Språk og innhold på fakturaen

En faktura til utlandet kan skrives på norsk, svensk, dansk eller engelsk (bokføringsloven § 12 og bokføringsforskriften § 5-1-1a). Den skal ellers ha det samme innholdet som en norsk faktura: nummer, dato, hvem som selger og kjøper, hva som er levert, når og hvor det ble levert, pris og forfall. Det er lurt å skrive tydelig at det ikke er beregnet norsk merverdiavgift, og hvorfor.

Kunden kan ha egne krav etter reglene i sitt land. Bedriftskunder i EU kan be om at deres eget mva-nummer står på fakturaen, fordi de selv skal beregne avgiften der. Det er regler i kundens land, ikke i norsk bokføringslov, men det sparer deg for frem-og-tilbake om fakturaen.

Når en faktura til utlandet gir mer arbeid

Noen situasjoner gjør regnskapet mer krevende enn en enkelt faktura i euro:

• Du jobber fysisk i et annet land over tid. Da kan du bli skattepliktig der, og skatteavtalen mellom landene avgjør hvor inntekten skattlegges. Se skatt på utenlandsk inntekt.
• Du selger digitale tjenester eller nedlastinger til privatpersoner i EU. Da kan du bli avgiftspliktig i kundens land etter EU-reglene.
• Du sender varer til kunder utenfor Norge og må håndtere toll, frakt og dokumentasjon av utførselen.
• Du kjøper tjenester fra utlandet. Er du registrert, må du selv beregne norsk merverdiavgift av tjenester som kan leveres over nett og som du kjøper til virksomheten (merverdiavgiftsloven § 3-30).
• Kontrakten sier ikke hvilket lands lov som gjelder hvis noe går galt. Se lovvalg når kunden er i utlandet.

Har du én eller to av disse, er det ofte nok med hjelp til oppsettet eller en gjennomgang før første mva-melding med utenlandsk salg. Har du flere, og særlig arbeid i utlandet over tid, blir det mye å holde styr på alene, og feil kan gi skatt eller avgift i to land.

Kort oppsummert

• Kunder i utlandet gir ingen plikt til å ha regnskapsfører.
• Varer som går ut av landet, og tjenester som leveres over nett til kunder i utlandet, er som hovedregel fritatt for merverdiavgift, men skal med i mva-meldingen.
• En faktura til utlandet kan skrives på engelsk og skal ha samme innhold som en norsk faktura.
• Valutagevinst og valutatap oppstår når kursen endrer seg mellom faktura og betaling.
• Arbeid i utlandet, varesalg over grensen og salg til privatpersoner i EU gir mest ekstraarbeid.