Trenger jeg lønnssystem når jeg bare har én eller to ansatte?

Dette må du gjøre hver gang du betaler lønn

Med ansatte har du disse pliktene, med eller uten system:

• hente skattekortet og trekke skatt etter det, eller 50 prosent hvis den ansatte ikke har skattekort
• betale lønnen via bank til den ansattes konto (arbeidsmiljøloven § 14-15 andre ledd)
• gi lønnsslipp som viser hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepenger og trekket som er gjort (§ 14-15 sjette ledd)
• regne ut og sette av 10,2 prosent feriepenger av lønnen
• levere a-meldingen minst én gang per kalendermåned, senest den 5. i måneden etter

Skattetrekket skal betales senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10). Regelen gjelder fra 1. januar 2026. Samtidig ble kravet om egen skattetrekkskonto opphevet. Arbeidsgiveravgiften betales fortsatt annenhver måned, den 15. i januar, mars, mai, juli, september og november.

Den ansatte har krav på lønnsslipp selv om det bare er én ansatt. Se når du ikke får lønnsslipp.

Med en ansatt uten eierandel i minst 75 prosent stilling har du også plikt til tjenestepensjon (OTP). Ordningen skal være opprettet innen seks måneder, og innskuddet skal være minst 2 prosent av lønnen opp til 12 ganger grunnbeløpet. Innskuddet regnes av lønnen hver måned, så det blir én utregning til i lønnskjøringen.

Kravene til dokumentasjon av lønn

Bokføringsreglene stiller krav til lønnsdokumentasjonen uansett hvordan du lager den. For hver ansatt skal den vise fødselsnummer, navn, skattekommune og tabellnummer eller trekkprosent fra skattekortet. For hver lønnsperiode skal den vise utbetalingsdato, bruttolønn, eventuelle naturalytelser, trekkgrunnlaget og trekket. For timelønnede skal du i tillegg ha dato, antall timer hver dag og sum timer for perioden (bokføringsforskriften § 5-6).

Forskriften krever også en lettfattelig beskrivelse av hvordan lønnssystemet er bygd opp og virker. Det gjelder også om systemet ditt er et regneark. Lønnen skal dessuten kunne spesifiseres per periode etter kontoene i regnskapet, og arbeidsgiveravgiften per sats og sone.

Slik gjør du det uten lønnssystem

Med én fast ansatt på samme lønn hver måned går det an å gjøre jobben for hånd:

• Hent skattekortet i Altinn og finn trekket i tabellen eller prosentsatsen.
• Regn ut lønn, trekk, feriepenger og arbeidsgiveravgift i et regneark.
• Lag lønnsslipp, og betal lønn og trekk fra banken.
• Lever a-meldingen direkte på skatteetaten.no. Vil du rette en melding du har levert der, må du erstatte hele meldingen for måneden.
• Send inntektsmelding på nav.no hvis en ansatt blir syk eller går ut i permisjon.
• Bokfør lønnen i regnskapet.

Det blir tyngre når timene varierer, når noen blir syke og du skal kreve refusjon fra NAV, eller når det kommer tillegg, firmabil eller tjenestepensjon. Hver slik ting er en ny utregning og en ny linje i a-meldingen. Trekket varierer også gjennom året. Med månedslønn er det trekkfritt én måned om sommeren og halvt trekk før jul, og du velger selv om det halve trekket tas i november eller desember.

Feriepengene er et eget punkt. De skal regnes av det som er utbetalt gjennom året og betales ut neste år, normalt før ferien. Fører du dette for hånd, trenger du en oversikt per ansatt som går over årsskiftet.

Når et lønnssystem for små bedrifter lønner seg

Et lønnssystem henter skattekortene, regner trekk og feriepenger, lager lønnsslipper og sender a-meldingen. De fleste regnskapsprogrammer har en lønnsmodul. Systemet holder også styr på det som endrer seg gjennom året, som trekkfri måned om sommeren og nye skattekort i januar.

Med én eller to ansatte står valget ofte mellom å kjøre lønn selv i et slikt program og å la en regnskapsfører gjøre det. Fører du resten av regnskapet selv, er det naturlig å ta lønnen i samme program. Mer om det står i føre regnskap selv i et lite AS.

Kjører du lønn for hånd, bør du sette opp en fast rutine med datoer: når timene skal være klare, når lønn og trekk betales, og når a-meldingen sendes. Den nye fristen for skattetrekket gjør at betalingen av lønn og trekk bør skje samme dag.

Kort oppsummert

• Loven krever ikke lønnssystem, men alle pliktene gjelder fra første ansatte.
• Du må trekke skatt, gi lønnsslipp, regne feriepenger og levere a-meldingen hver måned.
• Fra 2026 skal skattetrekket betales senest første virkedag etter lønnsutbetalingen.
• A-meldingen kan leveres direkte på skatteetaten.no.
• Et lønnssystem for små bedrifter gjør det meste automatisk og sparer mest arbeid når lønnen varierer fra måned til måned.