Hvordan setter jeg ut lønnskjøringen til et regnskapsbyrå?

Lønnskjøring for andre er regnskapsføring

Etter regnskapsførerloven er regnskapsføring blant annet å lage den pliktige regnskapsrapporteringen for oppdragsgiveren (§ 1-2). Rapportering av lønn hører med. Den som kjører lønn og leverer a-melding for deg mot betaling, driver derfor regnskapsføring. Det kan bare gjøres av et regnskapsforetak som er godkjent av Finanstilsynet (§ 2-1). Det gjelder også når byrået bare tar lønnen, og du fører resten av regnskapet selv.

Sjekk byrået i Regnskapsførerregisteret før du inngår avtale. Hva som kan skje om du bruker en som ikke er godkjent, står i uautorisert regnskapsfører.

Avtale og fullmakt når du skal sette ut lønnskjøringen

Regnskapsforetaket skal lage en skriftlig oppdragsavtale med deg. Den skal si hvilke oppgaver byrået skal gjøre, og hvor lenge oppdraget gjelder (regnskapsførerloven § 5-2). Skal byrået opptre overfor andre på dine vegne, for eksempel Skatteetaten og NAV, må det ha skriftlig fullmakt fra deg. Byrået skal holde oversikt over hvilke personer hos dem som kan bruke fullmakten.

Avtalen bør også si:

• hvilke ansatte og hvilke typer lønn og tillegg byrået skal håndtere
• datoer for når du sender grunnlaget, og når byrået leverer
• hvem som betaler ut lønn og skattetrekk
• hva som koster ekstra, for eksempel sluttoppgjør, refusjonskrav til NAV og retting av feil

Bruker bedriften ekstern regnskapsfører, skal regnskapsforetaket registreres i Enhetsregisteret (enhetsregisterloven § 4-5). Byrået har taushetsplikt om det får vite gjennom oppdraget (regnskapsførerloven § 4-2). Lønnsdata inneholder fødselsnummer, lønn og sykefravær, så den plikten har praktisk betydning.

Hvem gjør hva hver måned

Du sender grunnlaget innen en fast dato før lønnsdagen:

• nye ansatte med arbeidsavtale, stillingsprosent, lønn og startdato
• timelister for timelønnede
• sykefravær, ferie og permisjoner
• lønnsendringer, bonus, overtid og reiseregninger
• sluttdatoer og årsak til at noen slutter
• endringer i firmabil, telefon og andre fordeler

Byrået henter skattekort, beregner lønn, trekk og feriepenger, lager lønnsslipper og leverer a-meldingen innen den 5. i måneden etter. Byrået kan også sende inntektsmeldinger til NAV og bokføre lønnen, hvis det står i avtalen. Skal byrået kreve refusjon av sykepenger for deg, må det ha tilgang til å sende inntektsmelding på bedriftens vegne.

Betalingen er et eget punkt. Enten lager byrået en betalingsfil som du godkjenner i banken, eller byrået får fullmakt til å betale. Skattetrekket skal betales senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10). Lønn og trekk bør derfor godkjennes samtidig.

Du har fortsatt ansvaret

Plikten til å gi opplysninger i a-meldingen ligger hos den som har betalt lønnen, enten den gjør det selv eller gjennom andre (skatteforvaltningsloven § 7-2). Kommer a-meldingen for sent, eller er trekket ikke betalt, er det bedriften som får varselet fra Skatteetaten. Har byrået gjort feil, kan du ha et erstatningskrav mot det. Se feil fra regnskapsføreren.

Les derfor gjennom lønnslisten før den godkjennes, særlig de første månedene. Se etter dette:

• at nye ansatte har riktig lønn, stillingsprosent og startdato
• at timene for de timelønnede stemmer med timelistene
• at sykefravær er lagt inn, så refusjon fra NAV blir krevd
• at de som har sluttet, har fått sluttoppgjør og feriepenger
• at summen av skattetrekket stemmer med det som skal betales

Avslutter du avtalen med byrået, sørger du for at fullmaktene blir trukket tilbake og at registreringen i Enhetsregisteret blir endret.

Bytte til byrå midt i året

Starter byrået ved et årsskifte, slipper dere å flytte tall fra året som har gått. Midt i året trenger byrået i tillegg:

• tall hittil i år for hver ansatt: bruttolønn, trekk og feriepengegrunnlag
• feriepenger opptjent i fjor som ikke er utbetalt
• avtaler om trekk, for eksempel for lønnsforskudd
• arbeidsforholdene slik de er rapportert i a-meldingen

Kan det nye systemet ikke videreføre de samme arbeidsforholdene, avsluttes de gamle i a-meldingen med årsaken «byttet lønnssystem eller regnskapsfører», og nye startes. Hva en tidligere regnskapsfører skal levere fra seg, står i overlevering ved bytte av regnskapsfører.

Kort oppsummert

• Å sette ut lønnskjøringen krever et regnskapsforetak godkjent av Finanstilsynet.
• Oppdragsavtalen skal være skriftlig, og byrået trenger skriftlig fullmakt for å levere for deg.
• Dere avtaler faste datoer for når du sender grunnlaget, og når byrået leverer.
• Skattetrekket skal betales senest første virkedag etter lønnsutbetalingen.
• Bedriften har fortsatt ansvaret for a-meldingen og trekket, selv om byrået gjør jobben.