Kan styret inngå en avtale som binder laget i mange år?

Styret representerer laget

Styret representerer laget utad og tegner foretaksnavnet i et borettslag (§ 8-16). Forretningsføreren representerer laget i saker som gjelder den daglige ledelsen. I et sameie har styret rett til å forplikte seksjonseierne med sin underskrift i saker som gjelder felles rettigheter og plikter (eierseksjonsloven § 60). En avtale med en vaktmester, et renholdsfirma eller en leverandør er normalt noe styret kan inngå på egen hånd.

Lengden på avtalen står ikke i noen av lovene. En treårig vaktmesteravtale kan derfor være vanlig forvaltning, mens en tiårig avtale med høy pris kan være noe annet. Det som teller, er om avtalen går ut over det som er vanlig for et lag av denne typen.

Forretningsfører har en egen regel

For forretningsførsel finnes det regler om bindingstid. Avtalen kan sies opp av laget med seks måneders varsel, med mindre kortere varsel er avtalt. Generalforsamlingen kan med to tredjedels flertall samtykke til at avtalen gjøres uoppsigelig i inntil fem år (borettslagsloven § 8-10). I et sameie kan årsmøtet med to tredjedeler av stemmene gjøre avtalen uoppsigelig fra sameiets side i opptil fem år (eierseksjonsloven § 61).

Det betyr at styret ikke på egen hånd kan binde laget til en forretningsfører utover seks måneders oppsigelsestid. Tilbyr forretningsføreren lavere pris mot lengre binding, må spørsmålet legges frem for generalforsamlingen eller årsmøtet. Særregler gjelder for forretningsførsel fra boligbyggelag som laget er knyttet til (§ 8-11).

Andre avtaler: vanlig forvaltning eller ikke?

For andre avtaler er det reglene om hva styret kan beslutte som avgjør. I borettslag kan styret ikke uten to tredjedeler i generalforsamlingen gjøre vedtak om tiltak som går ut over vanlig forvaltning når tiltaket fører til økonomisk ansvar eller utlegg for laget på mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9). En avtale kan være et slikt tiltak hvis den binder laget til store beløp over flere år.

Både beløpet og lengden spiller inn. Små, kortvarige og vanlige avtaler hører til styret. Lange avtaler som kan vanskelig sies opp, avtaler med uvanlige vilkår eller avtaler som gir andre enn laget rettigheter i bygget, bør styret legge frem for generalforsamlingen. I sameier ligger grensene i §§ 49 og 50, og styret kan ta de beslutningene årsmøtet kunne tatt med vanlig flertall, med mindre noe annet er bestemt (§ 58).

Det er også et poeng at lange avtaler gjør nye styrer og nye eiere bundet av valg de ikke tok. En andelseier som flytter inn i år, kan ende med å betale for en avtale som ble inngått for fem år siden. Et vedtak på generalforsamlingen gir både legitimitet og en felles forståelse av hva laget har forpliktet seg til.

Hva hvis styret går for langt?

Har styret forpliktet laget utover sin myndighet, er avtalen ikke bindende for laget hvis laget kan godtgjøre at den andre parten forsto eller burde ha forstått at myndigheten ble overskredet, og det ville stride mot ærlighet og god tro å gjøre avtalen gjeldende. Det er laget som må bevise dette. En leverandør som ikke visste om grensene, kan derfor stå med en gyldig avtale.

Styremedlemmene kan i tillegg bli erstatningsansvarlige overfor laget hvis de volder tap forsettlig eller uaktsomt (§ 12-1). Det gir styret en god grunn til å legge store eller lange avtaler frem for medlemmene, selv om det ikke er sikkert at loven krever det.

Kort oppsummert

• Styret kan inngå avtaler for laget innenfor vanlig forvaltning, og loven har ingen generell grense for avtaletid.
• Avtale om forretningsførsel kan bare gjøres uoppsigelig i inntil fem år, og da med to tredjedels flertall.
• Avtaler som går ut over vanlig forvaltning, kan kreve vedtak i generalforsamlingen eller årsmøtet.
• En avtale kan binde laget selv om styret har gått for langt, hvis motparten ikke visste bedre.