Stort regnskapsbyrå eller liten regnskapsfører – hva passer best?

Lovkravene er like for store og små byråer

Regnskapsføring for andre kan bare gjøres av et regnskapsforetak (regnskapsførerloven § 2-1). Et regnskapsforetak er enten et regnskapsselskap godkjent av Finanstilsynet, eller en statsautorisert regnskapsfører som tar oppdrag i eget navn og har registrert enkeltpersonforetaket sitt i Foretaksregisteret (§ 1-2). Den lille regnskapsføreren i nabobygget kan altså drive like lovlig som et byrå med hundre ansatte. Hvordan du sjekker godkjenningen, og hva som skjer hvis den mangler, står i artikkelen om uautorisert regnskapsfører.

Uansett størrelse skal foretaket peke ut en statsautorisert regnskapsfører som er ansvarlig for oppdraget ditt (§ 5-1). Hun må ha kompetanse og kapasitet til å gjøre jobben. Foretaket skal også ha forsvarlig kvalitetsstyring (rutiner som sikrer at oppdragene blir gjort riktig), og kravene tilpasses hvor stort og sammensatt foretaket er (§ 4-1). Et enmannsforetak kan ha enklere rutiner enn et stort byrå, men det må ha dem. Alle statsautoriserte regnskapsførere må dessuten ta minst 80 timer etterutdanning over tre år (§ 3-4).

Forskjellene mellom stort og lite gjelder derfor hvordan jobben blir gjort i praksis.

Når et stort regnskapsbyrå passer best

Et stort byrå passer ofte når bedriften har mange ulike oppgaver som skal løses hver måned. Typiske eksempler er bedrifter med ansatte og lønn, varelager, flere avdelinger eller et holdingselskap over driftsselskapet.

Fordelene er særlig disse:

• Noen tar over når den faste regnskapsføreren din er syk eller på ferie. Fristen for a-meldingen den 5. i måneden og mva-terminene venter ikke.
• Lønn, årsoppgjør og skattespørsmål kan ligge hos medarbeidere som jobber med akkurat det hele dagen.
• Rutinene er ofte mer standardiserte, med faste sjekklister og kontroll av arbeidet til medarbeidere uten autorisasjon.

Ulempene er like reelle. Kontaktpersonen din kan bli byttet ut når folk slutter eller får nye kunder. Mye av arbeidet gjøres gjerne av yngre medarbeidere, mens den oppdragsansvarlige bare kontrollerer. Og standardpakker passer ikke alltid for en bedrift som gjør ting litt annerledes enn de fleste.

Når en liten regnskapsfører passer best

En liten regnskapsfører passer ofte for et enkeltpersonforetak eller et lite aksjeselskap med enkel drift: få bilag, ingen eller få ansatte og ikke noe varelager. Da trenger du sjelden et stort apparat. Verdien ligger i at samme person kjenner bedriften din fra år til år. Hun husker hvorfor dere bokførte noe på en bestemt måte i fjor, og du slipper å forklare alt på nytt hver gang.

Den største risikoen er at alt står og faller på én person. Blir regnskapsføreren syk i mai, når skattemeldingene skal leveres, kan arbeidet stoppe opp. Loven krever at foretaket har tilgang på nok kapasitet (§ 4-1), men den sier ikke hvordan. Spør derfor konkret: Hvem tar over hvis du blir syk? Har du en avtale med en annen regnskapsfører? Hvor mange kunder har du nå?

Små regnskapsførere har også ofte en nisje, for eksempel landbruk, håndverkere eller frilansere. Kjenner hun bransjen din godt, kan det veie tyngre enn størrelsen på foretaket.

Pris og avtale hos store og små byråer

Størrelsen på byrået sier lite om prisen alene. Prisen styres mest av hvor mange bilag og lønnsslipper du har, hvor ryddig grunnlaget er, og hvor mye du gjør selv. Noen tar fastpris per måned, andre tar betalt per time. Sammenlign derfor hva som faktisk er med i tilbudet, og ikke bare totalsummen.

Både store og små byråer skal lage en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver de skal gjøre, og hvor lenge oppdraget gjelder (§ 5-2). Les den før du skriver under. Står det ikke noe om lønn, årsoppgjør eller skattemelding, er det ikke avtalt.

Stort eller lite regnskapsbyrå: slik bestemmer du deg

Gå gjennom disse spørsmålene før du velger:

• Har du ansatte og lønn hver måned? Da betyr stedfortreder og lønnskompetanse mye.
• Er driften enkel og lik fra måned til måned? Da kan én fast regnskapsfører være nok.
• Hvor viktig er det for deg å snakke med samme person hver gang?
• Hva skjer hvis regnskapsføreren din blir borte i en måned?
• Kan byrået vise til andre kunder som ligner på deg?

Har du et byrå i dag og vil over til et annet, kan du lese om hva som skjer i overgangen i artikkelen om å bytte regnskapsfører.

Kort oppsummert

• Valget mellom stort eller lite regnskapsbyrå avhenger av behovene dine. Lovkravene er de samme: godkjenning fra Finanstilsynet og en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for oppdraget.
• Et stort byrå passer ofte når du har ansatte, lønn og mange typer oppgaver, og når du trenger noen som tar over ved fravær.
• En liten regnskapsfører passer ofte for enkel drift, der fast kontakt og kjennskap til bedriften veier mest.
• Spør alltid hvem som tar over ved sykdom, og les oppdragsavtalen før du skriver under.