Bør jeg velge regnskapsfører i nærheten, eller går det fint digitalt?
For de fleste småbedrifter går det fint med en digital regnskapsfører, fordi reglene er de samme uansett hvor regnskapsføreren sitter. Loven krever ikke at dere møtes, og avtale, legitimering og bilag kan ordnes digitalt. En regnskapsfører i nærheten kan likevel lønne seg hvis du har mye papir, kontantsalg, varelager som skal telles, eller vil ha faste møter. Uansett avstand må foretaket være godkjent, og du må vite hvem du skal snakke med.
Samme regler for en digital regnskapsfører og kontoret i sentrum
Regnskapsførerloven skiller ikke mellom regnskapsførere som møter deg ansikt til ansikt og de som bare jobber på nett. Alle som fører regnskap for andre som næring, må være godkjent regnskapsforetak (§ 2-1). Alle skal ha en skriftlig oppdragsavtale med deg (§ 5-2), og alle har taushetsplikt (§ 4-2). Finanstilsynet fører tilsyn med begge typer.
Før oppdraget starter, må regnskapsforetaket kontrollere hvem du er, fordi regnskapsforetak har plikter etter hvitvaskingsloven. Elektronisk legitimasjon som BankID regnes som gyldig legitimasjon. Du trenger derfor som regel ikke møte opp. Oppdragsavtalen kan også signeres digitalt.
Slik fungerer det i praksis
En digital regnskapsfører jobber vanligvis slik:
- du tar bilde av kvitteringer i en app, eller videresender dem på e-post
- leverandørfakturaer kommer som elektronisk faktura rett inn i regnskapsprogrammet
- banktransaksjoner hentes automatisk fra banken
- regnskapsføreren får fullmakt i Altinn til å sende meldinger for bedriften
- spørsmål tas på e-post, chat eller video
Fungerer dette, blir avstand lite merkbar. Mange regnskapsførere med fysisk kontor jobber på samme måte, så forskjellen mellom «lokal» og «digital» er ofte mindre enn den høres ut.
Med en regnskapsfører du aldri møter, blir det viktigere hva du skriver på hvert bilag. Regnskapsføreren kan ikke spørre deg over disken. Et bilde av en restaurantkvittering sier ikke hvorfor du var der. For bevertning skal dokumentasjonen vise formålet og hvem som var med (bokføringsforskriften § 5-10). Skriv det i appen når du tar bildet. Gjør det samme for kjøp som kan se private ut, som en telefon eller en jakke med logo. Da slipper regnskapsføreren å sende deg spørsmål om bilag fra for tre måneder siden.
Hvor dataene dine ligger
Spør hvor regnskapsmaterialet lagres. Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Da skal den bokføringspliktige skriftlig informere skattekontoret om hva som lagres der, hvor det ligger, og hvordan kontrollmyndighetene kan få tilgang (bokføringsforskriften § 7-5). Materialet må kunne leses og skrives ut fra Norge i hele oppbevaringstiden. Se hvor lenge regnskapet må oppbevares.
Regnskapsføreren behandler også personopplysninger om kundene og de ansatte dine. Da trengs normalt en databehandleravtale.
Når nærhet gir noe ekstra
En regnskapsfører i nærheten kan være verdt mer når bedriften har
- mange papirbilag, for eksempel fra leverandører som ikke sender elektronisk faktura
- kontantsalg med kassasystem, dagsoppgjør og Z-rapporter (dagsrapporter fra kassen), se krav til kassasystem
- varelager som skal telles ved årsskiftet
- en eier som tenker best rundt et bord med papirene foran seg
For selve regnskapsføringen betyr lokalkunnskap ofte lite, fordi reglene er nasjonale. Arbeidsgiveravgiften varierer riktignok etter hvor bedriften holder til, fra 14,1 prosent i sone 1 til 0 i sone 5, men det skal enhver regnskapsfører håndtere.
Det du bør passe på ved et rent digitalt oppdrag
Noen digitale tjenester selger fast pakkepris og en chat. Det kan fungere godt, men sjekk tre forhold før du signerer.
Det første er hvem du faktisk snakker med. Hvert oppdrag skal ha en oppdragsansvarlig statsautorisert regnskapsfører (regnskapsførerloven § 5-1). Be om navnet, selv om det daglige arbeidet skjer i et felles kundesenter.
Det andre er hvem som er regnskapsforetaket. Noen regnskapsprogrammer tilbyr regnskapsføring gjennom en samarbeidspartner. Da er det partneren som må stå i Finanstilsynets register, og partneren du skal ha oppdragsavtale med.
Det tredje er hva som ligger utenfor pakken. Spør hva som skjer når noe ikke passer inn, for eksempel et bilsalg, en feil fra i fjor eller et brev fra Skatteetaten.
kaféen og designeren
Bjørn Eide driver en kafé i Steinkjer som AS, med seks deltidsansatte. Han har kassasystem, mange papirkvitteringer fra lokale leverandører og varetelling hver måned. Han velger en regnskapsfører i byen. Regnskapsføreren henter permen med bilag annenhver uke og er med på varetellingen ved årsskiftet.
Søsteren hans, Tuva Eide, er grafisk designer med enkeltpersonforetak i Tromsø. Hun har rundt 300 bilag i året, nesten alle digitale. Hun velger en regnskapsfører i Bergen. Kvitteringene tar hun bilde av med mobilen, og banken er koblet til programmet. Hun har aldri møtt regnskapsføreren, men hun har navnet på den oppdragsansvarlige i avtalen og får svar på e-post innen to virkedager.
Valgene er ulike fordi bedriftene er ulike. Bjørn trenger en regnskapsfører som kan komme innom, mens Tuva trenger raske svar og en app som fungerer. Begge sjekket at regnskapsforetaket sto i Finanstilsynets register før de signerte.
Kort oppsummert
- En digital regnskapsfører følger de samme reglene som en regnskapsfører i nærheten.
- Legitimering og oppdragsavtale kan ordnes med BankID.
- Nærhet gir mest når du har papirbilag, kontantsalg eller varelager.
- Spør hvor dataene lagres, og hvem som er oppdragsansvarlig.
- Sjekk at det er regnskapsforetaket du har avtale med som står i Finanstilsynets register.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.