Hvordan får jeg tilbud fra regnskapsførere som er lette å sammenligne?

Hva du skal skrive i forespørselen

Byråene priser etter hvor mye arbeid de venter. Får de ulike opplysninger, får du priser som ikke kan sammenlignes. Skriv derfor én beskrivelse og send den samme teksten til alle. Ta med:

• selskapsform (enkeltpersonforetak eller AS) og bransje
• omsetning i fjor, eller forventet omsetning hvis bedriften er ny
• omtrent hvor mange bilag du har i året (bilag er dokumentasjonen bak hver postering: inngående og utgående fakturaer, kvitteringer og bankposter)
• hvor mange som får lønn, og om lønnen er fast eller varierer med timer og tillegg
• om bedriften er registrert for merverdiavgift, og hvor ofte du leverer mva-melding
• hvilket regnskapsprogram du bruker, og om du har kassasystem eller nettbutikk
• varelager, prosjekter eller kunder og leverandører i utlandet
• hvem som skal gjøre hva: hvem sender fakturaer, hvem betaler regninger, og hvordan bilagene kommer til regnskapsføreren
• når oppdraget skal starte, og om regnskapet er à jour

Antall bilag finner du raskt. Tell transaksjonene på bedriftskontoen i nettbanken for tre måneder, gang med fire, og legg til fakturaene du sender.

Be om tilbud fra regnskapsfører på samme prisliste

Månedspris alene sier lite, fordi byråene legger ulike tjenester inn i den. Be alle fylle ut de samme linjene:

• løpende bokføring og bankavstemming, med eventuelt tak på antall bilag
• lønn per lønnsslipp og per a-melding
• mva-melding per termin
• årsoppgjør: skattemelding, og for AS også årsregnskap og aksjonærregisteroppgave
• oppstart, eller overtakelse fra forrige regnskapsfører
• timepris for alt som ikke er med i avtalen
• lisens til regnskapsprogrammet, og hvem som betaler den

Still i tillegg fire spørsmål. Hvordan telles tiden? Når kan prisen justeres? Hvor lang er oppsigelsestiden? Og hva skjer hvis du sender bilagene for sent?

Tidsføringen er lett å overse. I to publiserte prislister vi har sett, fakturerer det ene byrået per påbegynte kvarter og det andre per minutt. En telefon på fem minutter koster da et kvarter i det første byrået og fem minutter i det andre.

Hvorfor delprisene varierer så mye

Publiserte prislister fra norske regnskapsbyråer viser hvorfor du trenger delpriser. Alle tallene er uten merverdiavgift:

• timepris for vanlig regnskapsførsel fra rundt 900 til 950 kroner, men 1 200 kroner for seniorarbeid og 1 800 kroner for rådgivning i samme byrå
• årsoppgjør for AS til fastpris: 5 000 kroner i én liste og 7 300 kroner i en annen
• et tillegg på 2 000 kroner for årsoppgjøret hvis kunden har ført regnskapet selv
• 20 kroner per bilag, 150 kroner per lønnsslipp og 750 kroner per mva-melding

To byråer med samme månedspris kan altså sende svært ulike årsregninger, avhengig av hva som ligger utenfor fastprisen.

Når tilbudet blir en avtale

Før du sammenligner pris, sjekk at byrået har lov til å føre regnskap for deg. Etter regnskapsførerloven § 2-1 kan regnskapsføring i næring for andre bare gjøres av et regnskapsforetak, og Finanstilsynet fører et offentlig register over dem (§ 2-5). Et billig tilbud fra noen som ikke står der, er ikke et alternativ. Se hva det kan få å si å bruke en uautorisert regnskapsfører.

Når du har valgt, skal byrået lage en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid (§ 5-2). Sjekk at avtalen stemmer med tilbudet, også tak på bilag, timepris for tillegg og oppsigelsestid. Skal byrået opptre overfor Skatteetaten eller banken på dine vegne, krever loven skriftlig fullmakt.

Bytter du fra en annen regnskapsfører, skal det nye byrået spørre den forrige om det finnes forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas (§ 5-1). Les mer om overlevering når du bytter regnskapsfører.

Kort oppsummert

• Send samme beskrivelse av bedriften til alle når du ber om tilbud fra regnskapsfører.
• Be om pris per tjeneste, og spør hvordan tiden telles.
• Regn alle tilbudene om til en årssum uten merverdiavgift, og be om tak når prisen er timebasert.
• Sjekk Regnskapsførerregisteret, og sørg for at oppdragsavtalen gjenspeiler tilbudet.