Kan jeg bruke én regnskapsfører til lønn og en annen til resten?

Når et eget byrå for lønn må være godkjent

Bare godkjente regnskapsforetak kan føre regnskap for andre i næring (regnskapsførerloven § 2-1). Finanstilsynet regner lønnstjenester som godkjenningspliktige når tjenesten enten er en integrert del av regnskapssystemet ditt, omfatter pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven, eller oppfyller dokumentasjonsplikten din etter bokføringsloven.

Et byrå som beregner lønn, lager lønnsslipper og sender a-meldingen for deg, treffer i praksis minst ett av disse punktene. Lønnsdokumentasjonen er nettopp en del av bokføringsplikten. Den skal blant annet vise brutto lønn, trekk og timer per ansatt (bokføringsforskriften § 5-6).

Leverer firmaet bare lønnsprogrammet, og du kjører lønnen selv, trenger det ikke godkjenning. Sjekk uansett at begge byråene står i Regnskapsførerregisteret på finanstilsynet.no. Les om hva det betyr å bruke en regnskapsfører uten godkjenning.

Skriv ned hvem som gjør hva

Hvert byrå skal ha en skriftlig oppdragsavtale med deg som spesifiserer oppgavene (§ 5-2). Med to byråer er det særlig viktig, fordi oppgaver som ingen har ansvaret for, blir liggende. Gå gjennom denne listen og plasser hvert punkt hos et byrå eller hos deg selv:

• lønnsberegning, lønnsslipper og a-melding
• feriepengegrunnlag og utbetaling av feriepenger
• inntektsmelding til NAV ved sykefravær og permisjon
• innberetning til pensjonsleverandøren for tjenestepensjon
• reiseregninger og fordeler som firmabil og telefon
• bokføring av lønnen i regnskapet
• betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift
• avstemming av lønn mot regnskapet hver måned
• svar på spørsmål fra Skatteetaten og NAV om lønn

Skal byråene sende meldinger på dine vegne, trenger hvert av dem skriftlig fullmakt (§ 5-2 andre ledd). Gi også skriftlig samtykke til at byråene kan dele opplysninger med hverandre. Begge har taushetsplikt, og samtykke fra deg er et av unntakene (§ 4-2).

Lønnstallene må inn i regnskapet hver måned

Etter hver lønnskjøring lager lønnsbyrået en lønnsjournal, som er bilaget regnskapsføreren bokfører lønnen etter. Deretter må tallene avstemmes. Skyldig forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger i regnskapet skal stemme med det som er rapportert i a-meldingen og det som er betalt.

Fristene gjør dette viktigere enn før. Fra 1. januar 2026 er skattetrekkskontoen avviklet, og forskuddstrekket skal betales til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10). Arbeidsgiveravgiften for de to foregående månedene forfaller 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november. Avtal hvem som betaler, og hvem som kontrollerer at beløpene stemmer.

Les mer om pliktene du får som arbeidsgiver.

Fordeler og ulemper med to byråer

Et eget lønnsbyrå kan kunne mer om tariffavtaler, turnus og vaktlister enn et byrå som bare kjører lønn for noen få kunder. Du kan også bytte det ene byrået uten å bytte det andre.

Ulempene er flere avtaler, flere fakturaer og flere med tilgang i Altinn. Den største risikoen ligger i overgangen mellom byråene. Kommer det et gebyr fordi a-meldingen og regnskapet ikke stemmer, kan det være vanskelig å fastslå hvem som hadde ansvaret. Hvert byrå svarer for sine egne oppgaver etter avtalen, så jo tydeligere fordelingen er skrevet ned, desto lettere er det å plassere ansvaret.

Begge byråene må dessuten bruke tid på å sette seg inn i virksomheten din, og den tiden betaler du for to ganger. Har du bare én eller to ansatte med fast månedslønn, er gevinsten ved et eget lønnsbyrå ofte liten.

Bytter du lønnsbyrå midt i året, må det nye få lønnstallene hittil i år og feriepengegrunnlaget fra det gamle. Uten dem blir feriepengene neste år feil, og lønnsslippene viser ikke riktige tall for året.

Kort oppsummert

• Du kan bruke et eget byrå for lønn og en annen regnskapsfører til resten.
• Lønnsbyrået må normalt være godkjent av Finanstilsynet, med mindre du bare kjøper programmet og kjører lønnen selv.
• Hvert byrå skal ha en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver det har, og du bør skrive ned hvem som betaler og avstemmer.
• Forskuddstrekk skal betales senest første virkedag etter lønnsutbetaling, så lønnstallene må inn i regnskapet og avstemmes hver måned.