Kan regnskapsføreren hjelpe med budsjett og likviditet?

Budsjett er rådgivning, ikke regnskapsføring

Regnskapsførerloven § 1-2 definerer regnskapsføring som å utføre bedriftens plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven, og å lage den rapporteringen loven krever, som årsregnskap, mva-melding og skattemelding. Alt dette handler om det som allerede har skjedd. Et budsjett ser framover, og ingen av disse lovene krever at en liten bedrift lager et.

Det betyr to ting. Du trenger ikke en godkjent regnskapsfører for å få laget et budsjett. Og når regnskapsbyrået gjør det, er det en tilleggstjeneste som bør stå i oppdragsavtalen eller i en egen skriftlig avtale, med pris og leveringstid. Taushetsplikten i regnskapsførerloven § 4-2 gjelder likevel, fordi den omfatter alle opplysninger byrået får i virksomheten sin.

I et aksjeselskap er budsjett styrets ansvar. Etter aksjeloven § 6-12 skal styret «i nødvendig utstrekning» fastsette planer og budsjetter. Regnskapsføreren kan lage utkastet, men det er styret som vedtar det og følger det opp.

Resultatbudsjett og likviditetsbudsjett er to forskjellige ting

Et resultatbudsjett viser forventede inntekter og kostnader for året, og hva som blir igjen som overskudd. Et likviditetsbudsjett viser når pengene faktisk kommer inn på og går ut av kontoen.

Forskjellen merkes på kontoen. Mva, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, forskuddsskatt, avdrag på lån og kjøp av utstyr påvirker kontoen, men flere av dem vises ikke som kostnad i resultatet. En bedrift kan ha overskudd og likevel gå tom for penger, for eksempel når kundene betaler sent eller du kjøper inn varer for sesongen.

Her har regnskapsføreren en fordel. Byrået kjenner datoene: mva for de fleste små bedrifter annenhver måned, arbeidsgiveravgift den 15. annenhver måned, og forskuddstrekk senest første virkedag etter hver lønnsutbetaling. Byrået har også fjorårets tall og ser hvordan inntektene dine svinger gjennom året.

Hva som skal til for et likviditetsbudsjett fra regnskapsfører

Et budsjett er bare så godt som tallene som legges inn. Regnskapsføreren kjenner historikken, men du kjenner planene. Før byrået kan lage et likviditetsbudsjett, må du gi beskjed om:

• forventet salg per måned, og hvordan sesongen pleier å svinge
• ansettelser, lønnsøkninger og permisjoner som kommer
• større innkjøp og investeringer
• lån, leasing og nye avtaler med leverandører
• hvor lang betalingstid kundene har, og hvor raskt de faktisk betaler

Avtal også hvor ofte budsjettet skal oppdateres. Et budsjett som lages i januar og aldri sammenlignes med regnskapet, hjelper lite.

Be gjerne om to versjoner: én med salget du forventer, og én der salget blir 20 prosent lavere. Da ser du hvor lite som skal til før kontoen går i minus, og hvor stor buffer du trenger. Hva tjenesten koster, avhenger av hvor detaljert budsjettet skal være og hvor ofte det skal oppdateres. Få prisen skriftlig før byrået begynner.

Oppfølging gjennom året

Skal regnskapsføreren sammenligne budsjett og regnskap hver måned, må regnskapet være ført hver måned. Bokføringsloven § 7 krever bare at det er oppdatert innen rapporteringsfristene og minst hver fjerde måned, så hyppigere føring må avtales.

Bransjestandarden for god regnskapsføringsskikk (GRFS) sier at det er særlig viktig at periodiske rapporter kommenterer negativ utvikling i egenkapital, likviditet eller inntjening. Får du en slik kommentar, er det et varsel.

I et AS skal egenkapitalen og likviditeten til enhver tid være forsvarlig ut fra risikoen og omfanget av virksomheten (aksjeloven § 3-4). Viser budsjettet at selskapet ikke klarer å betale regningene, må styret behandle saken straks (styrets handleplikt). Regnskapsføreren kan forklare tallene, men kan ikke ta beslutningene for deg. Skal byrået forhandle med banken på dine vegne, krever regnskapsførerloven § 5-2 en skriftlig fullmakt.

Kort oppsummert

• Budsjett og likviditet er en tilleggstjeneste, ikke en del av regnskapsføringen loven definerer. Den må avtales skriftlig.
• Et likviditetsbudsjett fra regnskapsfører viser når kontoen kan bli tom, med mva, trekk og avgifter på riktig dato.
• Regnskapsføreren kjenner tallene bak, men du må gi beskjed om planer, ansettelser og innkjøp.
• I et AS er det styret som vedtar budsjettet og må handle hvis likviditeten ikke er forsvarlig.