Regnskapsføreren har betalt feil beløp fra firmakontoen – hva nå?

Finn ut hva som faktisk er betalt

Før du ringer noen, bør du ha oversikten klar. Hent kontoutskriften fra nettbanken og finn den aktuelle betalingen. Sammenlign med fakturaen eller lønnslisten som lå til grunn. Da ser du hvilken av disse feilene det er:

• Beløpet er for høyt, for eksempel en ekstra null eller samme faktura betalt to ganger.
• Beløpet er for lavt, slik at det fortsatt står noe igjen hos mottakeren.
• Pengene har gått til feil mottaker, for eksempel fordi kontonummeret var feil.
• Betalingen gjelder noe bedriften ikke skulle betale i det hele tatt.

Sjekk også hvem som godkjente betalingen. I mange bedrifter legger regnskapsføreren betalingene klar i nettbanken, mens daglig leder godkjenner dem. Andre har gitt regnskapsføreren full betalingsfullmakt. Dette får betydning senere hvis noen må dekke et tap.

Når regnskapsføreren har betalt feil beløp til en leverandør

Er det betalt for mye til en leverandør, sender du en skriftlig beskjed samme dag. Legg ved utskrift av betalingen og fakturaen, og be om at det overskytende betales tilbake til firmakontoen. Mange leverandører foreslår heller å trekke beløpet fra neste faktura (motregning). Det er greit hvis dere uansett skal handle mer, men få avtalen skriftlig, så regnskapsføreren kan bokføre den riktig.

Hovedregelen i norsk rett er at den som har fått penger uten grunnlag, må betale dem tilbake. Unntak kan gjelde når mottakeren var i god tro og har innrettet seg etter pengene over tid. Jo raskere du sier fra, desto svakere står et slikt argument.

Er beløpet for lavt, betaler du resten så fort som mulig. Ellers kan leverandøren kreve forsinkelsesrente og purregebyr. Har pengene havnet hos feil mottaker fordi kontonummeret var feil, må banken hjelpe til med å hente dem tilbake. Hvordan det fungerer, står i artikkelen om betaling til feil kontonummer.

Når pengene har gått til Skatteetaten eller en ansatt

Har regnskapsføreren betalt for mye MVA, forskuddstrekk eller arbeidsgiveravgift, blir det et tilgodebeløp på bedriftens skattekonto. Etter skattebetalingsloven § 10-60 skal for mye betalt skatt og avgift betales tilbake så snart som mulig. Sjekk at kontonummeret for utbetaling er registrert, ellers blir pengene liggende.

Er det betalt for lite, påløper det renter fra forfall. Fra 2026 forfaller forskuddstrekket (skatten som trekkes av lønnen) senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. En feil i trekket bør derfor rettes raskt.

Har en ansatt fått for mye lønn, kan bedriften kreve beløpet tilbake. Men du kan ikke bare trekke det fra neste lønn. Trekk i lønn er bare lov i tilfellene som står i arbeidsmiljøloven § 14-15, for eksempel når det er avtalt skriftlig på forhånd. Les mer om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn.

Hvem som bærer tapet hvis pengene ikke kommer tilbake

Overfor leverandører og myndigheter er det bedriften som er ansvarlig for betalingene sine, også når regnskapsføreren har trykket på knappen. Spørsmålet er om bedriften kan kreve tapet dekket av regnskapsføreren etterpå.

Regnskapsførerloven § 5-2 krever skriftlig oppdragsavtale for hvert regnskapsoppdrag. Skal regnskapsforetaket opptre overfor andre på dine vegne, må det også ha skriftlig fullmakt fra deg. Foretaket skal ha en oversikt over hvilke fullmakter det har, og hvilke personer som kan bruke dem. Loven gjelder også når regnskapsforetaket har tilgang til å belaste bankkontoen din (§ 1-1). Les derfor hva avtalen sier om betalinger og godkjenning.

Regnskapsføreren kan bli erstatningsansvarlig hvis feilen skyldes uaktsomhet, og bedriften har fått et økonomisk tap av det. Har du selv godkjent betalingen i nettbanken, blir det vanskeligere å legge hele ansvaret på regnskapsføreren. Spør om foretaket har ansvarsforsikring som dekker slike krav. Mer om vilkårene står i artikkelen om erstatning for feil fra regnskapsfører.

Slik hindrer du at det skjer igjen

De fleste feilbetalinger stoppes av enkle rutiner:

• La regnskapsføreren legge betalingene klar, mens du eller en annen i bedriften godkjenner dem.
• Sett en beløpsgrense i nettbanken for hva regnskapsføreren kan betale alene.
• Be om oversikten over fullmakter fra regnskapsforetaket, og be om at tilgang fjernes for personer som har sluttet.
• Gå gjennom bankkontoen mot regnskapet hver måned (avstemming), så feil oppdages før de blir gamle.
• Bruk KID eller elektroniske fakturaer der det går, så det blir færre tall å taste inn.

Kort oppsummert

• Har regnskapsføreren betalt feil beløp, finner du først ut hva som gikk ut og til hvem.
• Krev det overskytende tilbake fra mottakeren skriftlig, og gjør det raskt.
• For mye betalt skatt og MVA blir et tilgodebeløp som Skatteetaten skal betale tilbake.
• Regnskapsføreren kan bli ansvarlig for tap som skyldes uaktsomhet, men det avhenger av avtalen og hvem som godkjente betalingen.