Overlevering til nytt styre: dette må det gamle styret gi videre
Loven har ingen egen regel om hva det avtroppende styret skal levere videre, så oversikten bygger på hva et nytt styre trenger for å gjøre jobben. I praksis gjelder det protokoller og vedtak, avtaler og forsikringer, tilgang til bank og forretningsfører, nøkler, pågående saker og vedlikeholdsplanen. Det nye styret overtar ansvaret for driften fra valget, og det gamle styret svarer for tap det har voldt mens det satt (borettslagsloven § 12-1). Overleveringen bør skje skriftlig, slik at begge sider kan vise hva som ble overlevert.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva loven sier om skiftet av styre
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneGeneralforsamlingen i et borettslag velger styret, og årsmøtet i et sameie gjør det samme (eierseksjonsloven § 55). Styremedlemmene sitter i to år hvis ikke noe annet er bestemt, og et medlem kan gå av før tiden når det er særlig grunn til det. Hvem som skal levere hva til hvem, står ikke i noen av lovene.
Det som likevel er klart, er ansvaret. Det nye styret skal lede virksomheten i samsvar med lov, vedtekter og vedtak (borettslagsloven § 8-8). Ansvaret for erstatning gjelder den som volder tap forsettlig eller uaktsomt i egenskap av styremedlem (§ 12-1). Begge styrene har derfor interesse av å vite hva som ble overlevert, og når.
Dokumenter og avtaler
Det første det nye styret trenger, er det skriftlige grunnlaget. Det betyr vedtekter og eventuelle husordensregler, protokoller fra styremøter og generalforsamlinger, de siste årsregnskapene og revisjonsmeldingene, og vedtak som ennå ikke er gjennomført. Styret bør også få avtalene: forsikring, forretningsfører, revisor, vaktmester, renhold, strøm og eventuelle leveranser av internett eller kabel-tv. For hver avtale bør det følge med oppsigelsesfrist og fornyelsesdato.
Til dette kommer vedlikeholdsplanen, tilbud som er innhentet, dokumentasjon på utført arbeid og garantier. Lister over andelseiere og bruksenheter følger som regel med fra forretningsføreren, men det gamle styret bør bekrefte hvor de ligger. Inneholder arkivet opplysninger om personlige forhold, gjelder taushetsplikten også for det nye styret (§ 13-1).
Tilgang til bank, forretningsfører og nøkler
Bankkontoene står i lagets navn, og banken vil normalt ha dokumentasjon på hvem som nå har rett til å disponere dem. Forretningsføreren kan som regel hjelpe med å oppdatere dette. Borettslag er registrert i Foretaksregisteret, og loven bygger på at valg av styremedlemmer registreres der (§ 8-16 fjerde ledd). Styret bør derfor sørge for at registeret er oppdatert så snart nytt styre er valgt.
Forretningsføreren er et bindeledd mellom styrene, siden den har regnskap, medlemsregister og korrespondanse. Be forretningsføreren om en oversikt over hvilke dokumenter den har, og hvilke som bare ligger hos det gamle styret. Gjenstår det papirer eller e-poster hos tidligere medlemmer, avtal en frist for å levere dem.
Fysisk tilgang overleveres også: nøkler og kort til fellesarealer, teknisk rom, kjellere og søppelrom, og eventuelle koder til varslings- og styringssystemer. Det gamle styret bør gå gjennom egen epost og digitale kontoer og sørge for at laget, ikke privatpersoner, står som eier av konti og abonnementer.
Pågående saker og frister
Mange problemer under en overlevering gjelder saker som er halvveis. Det gamle styret bør lage en kort oversikt over hver åpen sak: hva som er avtalt, hvem som er motpart, hva som er sendt og mottatt, og neste frist. Typiske saker er skader og forsikringsoppgjør, krav mot en håndverker, uenigheter med en andelseier, rehabiliteringsprosjekter, søknader til kommunen og tvister der noen har klaget.
Frister er viktigst. Har laget varslet et krav, svart på en klage eller bestilt arbeid med garanti, kan det være en dato som løper ut i løpet av måneden. Kryss av alt som har frist de neste tre månedene, og legg det i en felles kalender.
Overleveringen bør føres inn i en liste som begge undertegner, med dato. Listen trenger ikke være lang, men den bør nevne hva som ble gitt videre og hva som ikke kunne leveres. Er noe uavklart, skriv det også. En slik liste gir det gamle styret dokumentasjon på at det har gjort jobben sin, og det nye styret et startpunkt hvis noe senere viser seg å mangle.
Generelt er det best å avtale overleveringen før det nye styret har sitt første møte. Da kan det nye styret planlegge møtet etter det som faktisk ligger på bordet.
fra Geir til Sabiha
Borettslaget Skogkanten har 60 leiligheter. Generalforsamlingen i mai velger nytt styre, og Sabiha Rahman overtar som styreleder etter Geir Moen. Før første styremøte møtes de to i en time sammen med forretningsføreren. Geir har skrevet en overleveringsliste på to sider, og de går gjennom den linje for linje.
På listen står at forsikringen fornyes 1. november, at vaktmesteravtalen kan sies opp med tre måneders varsel, at en håndverker skylder borettslaget utbedring av fuktskader med sluttfrist 30. juni, og at banken må ha en ny signaturoversikt. Geir leverer to nøkkelknipper, og Sabiha kvitterer for dem. Listen undertegnes av begge og legges ved første styreprotokoll.
I juni ber håndverkeren om utsettelse av utbedringen. Sabiha ser av listen at fristen er 30. juni og hva som er avtalt, og kan svare uten å ringe Geir.
Kort oppsummert
- Loven pålegger ikke det gamle styret en bestemt overlevering, men det nye styret bør få dokumenter, avtaler, bankinformasjon, nøkler og oversikt over pågående saker.
- Registrer styreskiftet, slik at banken og andre kan forholde seg til rett styre.
- Lag en liste over saker med frister de nærmeste månedene.
- Gjennomfør overleveringen skriftlig og legg listen ved protokollen, så begge styrer kan dokumentere hva som er overlevert.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.