Hva koster det å få ryddet opp i et rotete regnskap?
Å rydde opp i regnskapet koster nesten alltid timepris, fordi ingen vet hvor mye som er galt før arbeidet er i gang. Publiserte prislister har timepriser for regnskapsførsel fra rundt 900 kroner og 1 200 kroner for seniorarbeid, uten merverdiavgift, og fastprisavtaler holder som regel opprydding utenfor. Regningen blir antall timer ganger timeprisen, så 20 timer til 950 kroner er 19 000 kroner. Be om et anslag og et tak, og gjør innsamlingen av bilag selv.
Hvorfor opprydding nesten alltid er timearbeid
En fastpris bygger på at regnskapsføreren vet hvor mye arbeid som kommer hver måned. Ved opprydding vet ingen det før bilagene er gått gjennom. Én publisert prisliste sier rett ut at opprydding og retting av tidligere perioder ikke er med i fastprispakkene.
Du betaler derfor for tiden det tar. Timeprisen avhenger av hvem som gjør jobben. I samme prisliste koster ordinær regnskapsførsel 900 kroner timen og en senior regnskapsfører 1 200 kroner. Retting av feil i meldinger som allerede er levert, krever ofte erfaring, og da er det seniortimene du betaler for.
Hva som tar tid når du skal rydde opp i regnskapet
Tiden går med til å finne ut hva hver transaksjon i banken er, og til å finne bilaget som dokumenterer den:
- avstemming av banken måned for måned
- bilag som mangler og må etterlyses; én prisliste tar 20 kroner per etterlyste bilag i tillegg til tiden
- private kjøp på firmakontoen som må skilles ut
- mva-meldinger som er levert med feil, og som må rettes
- a-meldinger som ikke stemmer med lønnen som er utbetalt
- årsregnskap eller skattemelding som ikke er levert
Bokføringsloven § 7 krever at bokføringen holdes à jour innen fristene for pliktig rapportering, og minst hver fjerde måned. Jo lenger det har gått, desto flere frister er passert, og desto mer må rettes i tillegg til å føres.
Mangler bilag helt, se hva du gjør når kvitteringen er borte.
byggfirmaet som er åtte måneder bak
Marius Strand driver et lite byggfirma som AS og er registrert for merverdiavgift. Regnskapet er ikke ført siden februar. Firmaet har rundt 70 bilag i måneden, altså 560 bilag som ikke er bokført, og 25 av dem finnes ikke. To mva-meldinger er levert med anslåtte tall.
Byrået anslår at det tar én time per 40 bilag å bokføre og avstemme, altså 14 timer, og fire timer å rette de to mva-meldingene. Med 950 kroner timen blir det 18 × 950 = 17 100 kroner, pluss 25 × 20 = 500 kroner for etterlysning av bilag. Anslaget er 17 600 kroner uten merverdiavgift.
Marius tilbyr å gjøre innsamlingen selv. Han laster ned alle fakturaer fra e-posten, henter kontoutskrifter fra nettbanken og merker de private kjøpene. Byrået regner med at det halverer tiden til bokføring. Nytt anslag: 7 + 4 = 11 timer, altså 10 450 kroner, pluss 500 kroner. Til sammen 10 950 kroner. Han ber også om at byrået stopper og sier fra før det bruker mer enn 13 timer.
Firmaet er registrert for merverdiavgift og får fradrag for avgiften på regningen. Tallene er et regneeksempel med timepriser fra publiserte prislister.
Slik holder du regningen nede når du skal rydde opp
- Gjør innsamlingen selv: kontoutskrifter, fakturaer fra e-post og kvitteringer, sortert per måned.
- Lag en liste over private kjøp på firmakontoen. Les mer om private utgifter på firmakontoen.
- Be om et skriftlig anslag og et tak, og avtal at byrået varsler før taket nås.
- Be om timeliste hver uke, så du ser hvor tiden går.
- La byrået ta det som har frist først: mva-melding, a-melding og årsregnskap.
- Avtal hvordan regnskapet skal føres videre, så du ikke betaler for samme opprydding neste år.
Et anslag er ikke en fastpris. Står det ikke i avtalen at prisen er bindende, betaler du for tiden som faktisk går med. Taket er det som beskytter deg.
Når du ikke vet hvor stort problemet er
Mange vet ikke hvor rotete regnskapet er før noen ser på det. Da kan du be byrået om en kort gjennomgang først, for eksempel to eller tre timer, der regnskapsføreren ser på banken, de leverte meldingene og hvor mange bilag som mangler. Gjennomgangen koster noen tusen kroner, men gir et anslag som bygger på det byrået faktisk har sett.
Spør også om byrået har kapasitet. Rett før fristen for skattemeldingen og rundt årsskiftet har mange byråer mest å gjøre, og oppryddingen kan bli liggende. Avtal skriftlig når arbeidet skal være ferdig, og hvilke frister som skal nås først.
Hva det koster å la det ligge
Ventetid gjør oppryddingen dyrere, og den gir egne kostnader. Leveres ikke årsregnskapet for et AS i tide, ilegges forsinkelsesgebyr som øker gradvis opp til 69 940 kroner; se forsinkelsesgebyr for årsregnskap. Mangler a-meldingen, kan skattekontoret ilegge daglig tvangsmulkt til opplysningene er levert.
Regnskapsføreren har også en grense. Får regnskapsføreren ikke mulighet til å gjøre oppdraget forsvarlig, plikter byrået å si fra seg oppdraget (regnskapsførerloven § 5-5). Kommer ikke bilagene, kan du altså stå uten regnskapsfører midt i oppryddingen.
Kort oppsummert
- Å rydde opp i regnskapet koster timepris, fra rundt 900 kroner timen i publiserte prislister, og er sjelden med i fastprisen.
- Prisen styres av hvor mange bilag som mangler, hvor lenge det har gått, og hvor mange meldinger som må rettes.
- Gjør innsamlingen selv, og be om anslag og tak før arbeidet starter.
- Venter du, kommer forsinkelsesgebyr og tvangsmulkt i tillegg.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.