Jeg har ikke hatt regnskapsfører på flere år – hvordan rydder jeg opp?

Finn ut hva som faktisk mangler

Lag en liste med ett år per linje. For hvert år skriver du opp hva som er levert, og hva som mangler:

• skattemelding med næringsspesifikasjon
• mva-meldinger for hver termin, hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• a-meldinger for hver måned, hvis du har hatt ansatte
• for AS: årsregnskap til Regnskapsregisteret og aksjonærregisteroppgave

Innboksen i Altinn og oversikten over krav hos Skatteetaten viser hva som er sendt, hva som er purret, og om Skatteetaten har fastsatt noe ved skjønn. Har du AS, ser du hos Brønnøysundregistrene om årsregnskapene er registrert, og om selskapet har fått varsel om tvangsoppløsning.

Ta også med brev du ikke har åpnet. Mange av dem inneholder frister.

Lever det som drar gebyrer først

Rekkefølgen styres av hva som koster penger hver dag eller har en sluttfrist:

1. Varsel om tvangsoppløsning. Er årsregnskapet ikke sendt inn innen seks måneder etter fristen, skal tingretten beslutte selskapet oppløst (aksjeloven § 16-15). Les om hvordan du stopper tvangsoppløsning.
2. Tvangsmulkt. Skatteetaten kan ilegge en daglig mulkt til opplysningene er levert (skatteforvaltningsloven § 14-1). Den stopper når meldingen kommer.
3. Forsinkelsesgebyr for årsregnskapet. Det øker gradvis, opp til 69 940 kroner med satsene for 2026.
4. Inneværende år. Få a-meldinger og mva-meldinger for 2026 på plass, så det ikke hoper seg opp nye restanser mens du jobber med de gamle.

Hvordan du kan rydde opp i regnskapet for de eldre årene

Begynn med det eldste året som ikke er i orden, og gå fremover. Utgående saldo for ett år er inngående saldo for neste, så rekkefølgen betyr noe.

Grunnlaget er bankutskriftene. De viser alle inn- og utbetalinger, og banken kan gi deg historikken flere år tilbake. Hver bevegelse på kontoen skal ha et bilag (dokumentasjon som en faktura eller kvittering). Salgsfakturaer finner du i fakturaprogrammet, og kvitteringer for kjøp kan ofte hentes på nytt fra leverandørens nettside eller e-post. Utgifter du ikke kan dokumentere, risikerer du å ikke få fradrag for.

Bokføringen skulle vært à jour innen fristene for rapportering og som hovedregel minst hver fjerde måned (bokføringsloven § 7). Det kan du ikke rette i ettertid. Målet nå er at tallene blir riktige og dokumentert. Er noe allerede bokført feil, rettes det med en ny postering som reverserer den gamle (§ 9).

Skattemeldinger med feil og år som er fastsatt ved skjønn

Hvordan du retter, avhenger av hva som er gjort for året:

• Har du levert skattemelding med feil, sender du en endringsmelding. Den må være kommet frem senest tre år etter leveringsfristen (skatteforvaltningsloven § 9-4). Les mer om hvor langt tilbake du kan endre skattemeldingen.
• Er fristen for endringsmelding ute, kan du be Skatteetaten om å endre fastsettingen. Skatteetaten kan endre inntil fem år etter utgangen av inntektsåret, og ti år ved skjerpet tilleggsskatt (§ 12-6).
• Har du ikke levert, og Skatteetaten har fastsatt skatten ved skjønn (§ 12-2), kan du ikke sende endringsmelding for det. Da klager du innen seks uker etter at du fikk vedtaket (§ 13-4), eller ber Skatteetaten ta saken opp igjen.

Retter du frivillig, fastsettes det ikke tilleggsskatt (§ 14-4). Det gjelder ikke hvis rettingen kommer fordi Skatteetaten har startet eller vil starte en kontroll, eller fordi etaten har fått opplysningene fra andre. Du betaler skatten og renter for tiden som har gått. Les mer om frivillig retting.

Gjør jobben selv, eller sett den bort

Du kan gjøre oppryddingen selv, særlig hvis det gjelder ett eller to år med få bilag. Velger du et byrå, skal det ta opp med deg skriftlig de vesentlige bruddene det finner (regnskapsførerloven § 5-4), og det må si fra seg oppdraget hvis du ikke gir det mulighet til å gjøre jobben riktig (§ 5-5). Avtal skriftlig hvilke år og meldinger som er med, og be om et prisoverslag før arbeidet starter.

Kort oppsummert

• For å rydde opp i regnskapet lager du først en liste over hva som mangler for hvert år.
• Lever det som gir tvangsmulkt, gebyr eller tvangsoppløsning først, og hold inneværende år à jour.
• Bokfør de eldre årene i rekkefølge ut fra bankutskrifter og fakturaer.
• Endringsmelding må sendes innen tre år etter leveringsfristen, og frivillig retting gir som hovedregel ikke tilleggsskatt.