HMS i borettslaget: dette er styrets plikter

Hva HMS og internkontroll betyr i et borettslag

HMS står for helse, miljø og sikkerhet. Internkontroll er det faglige uttrykket for systematisk HMS-arbeid. Det betyr at man planlegger, organiserer og følger opp sikkerheten med faste rutiner, slik at feil blir oppdaget og rettet før noen blir skadet.

Reglene står i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, kalt internkontrollforskriften. Den gjelder virksomheter som omfattes av blant annet arbeidsmiljøloven og brann- og eksplosjonsvernloven (§ 2). Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risiko og størrelse (§ 5).

Når borettslaget er omfattet

Forskriften sier ikke uttrykkelig at borettslag er med. Har laget ansatte, for eksempel en vaktmester eller en renholder, er det en arbeidsgiver og omfattes av arbeidsmiljøloven, og da gjelder internkontrollforskriften for denne delen av driften.

Brann- og eksplosjonsvernloven § 8 sier dessuten at tilsynsmyndigheten kan bestemme at også andre enn virksomheter skal gjennomføre systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kommunen fører tilsyn med brannreglene, så styret kan i praksis bli bedt om å vise dokumentasjon.

Brannreglene har egne krav. Forskrift om brannforebygging § 9 pålegger en virksomhet som eier et byggverk å fastsette mål og iverksette planer og tiltak for å sikre byggverket mot brann. Hvor langt et lite, frivillig drevet borettslag er en virksomhet i denne betydningen, sier forskriften ikke noe fast om. Uansett er brannkravene til eieren klare: kjenne kravene, kontrollere utstyr og informere brukerne.

Hva et enkelt HMS-opplegg bør inneholde

Styret kan bruke forskriftens oppskrift i liten skala. Etter § 5 skal internkontrollen blant annet omfatte:

• mål for helse, miljø og sikkerhet
• oversikt over hvem som har ansvar for hva
• kartlegging av farer og vurdering av risiko, med planer og tiltak
• rutiner for å avdekke og rette opp mangler
• jevnlig gjennomgang for å se om opplegget virker

For et borettslag kan kartleggingen være en liste over risikoene på eiendommen: brannalarm og slokkeutstyr, rømningsveier, elektriske anlegg, trapper og rekkverk, heis, tak og fasade, glatte flater om vinteren, lekeplass og utebelysning. Til hvert punkt hører en som har ansvar, en frist og en dato for neste sjekk. Forskriften krever at minst målene, organiseringen, risikokartleggingen, rutinene og gjennomgangen er dokumentert skriftlig for virksomheter som omfattes.

Styret skal lede laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen (borettslagsloven § 8-8). Laget skal også holde bygningene og eiendommen forsvarlig ved like så langt plikten ikke ligger på andelseierne, og felles installasjoner som går gjennom boligene skal laget ta seg av (§ 5-17). Det er styrets oppgave å se til at dette skjer.

Brann- og eksplosjonsvernloven § 6 sier at eier og bruker av byggverk skal holde sikkerhetsinnretninger i forsvarlig stand og påse at de virker etter sin hensikt. Kommunen fører tilsyn og kan gi pålegg med frist.

Personlig ansvar for styremedlemmer

Et styremedlem som forsettlig eller uaktsomt forårsaker tap for laget, andelseierne eller andre under utførelsen av oppgaven, har plikt til å erstatte tapet (§ 12-1). Ansvaret krever skyld. Et styremedlem som har fulgt en fornuftig rutine og handlet som en omhyggelig person ville gjort, risikerer lite. Et styre som har fått beskjed om en feil, men ikke gjør noe, står dårligere.

Det er derfor nyttig å ha noe på papiret: en risikooversikt, en protokoll som viser hva styret bestemte, og kvitteringer for kontroller. Det gjør det enklere å vise hva som er gjort.

Slik kommer styret i gang

Start med en gjennomgang av bygget sammen med vaktmesteren eller en beboer som kan byggets tekniske anlegg. Skriv ned risikoene på en side. Fordel ansvaret mellom styremedlemmene, og sett en dato for hver kontroll. Sørg for at brannalarm, slokkeutstyr og branndører inngår, siden brannreglene stiller krav til eieren om å kontrollere dem. Ta opp planen på styremøtet, og før den inn i protokollen.

Neste steg er å følge den opp. Tar styret en gjennomgang to ganger i året og noterer endringene, har det en fungerende rutine. Nye styremedlemmer bør få planen i hånda første dag.

Kort oppsummert

• Har borettslaget ansatte, gjelder internkontrollforskriften for dem, og laget bør ha en enkel HMS-rutine.
• Brannforskriften pålegger eieren å kjenne kravene, kontrollere utstyr og informere brukerne.
• Et enkelt opplegg har en risikooversikt, ansvarlige, frister og jevnlig gjennomgang.
• Styremedlemmer svarer for tap de forårsaker forsettlig eller uaktsomt.
• Dokumenter det styret gjør, slik at HMS i borettslaget kan vises frem ved tilsyn. I sameie gjelder det samme for styret etter eierseksjonsloven § 57.