Habilitet i styret: slik håndterer dere et inhabilt styremedlem
Styret må håndtere et inhabilt styremedlem. Et styremedlem som selv eller gjennom en nærstående har en klar personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saken. Det samme gjelder forretningsføreren. Styret bør notere inhabiliteten i protokollen og la de øvrige avgjøre saken. Styret må fortsatt ha nok medlemmer til stede og nok stemmer for å fatte vedtak.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Slik håndterer styret et inhabilt styremedlem
Når styret skal håndtere et inhabilt styremedlem, er reglene nesten like i de to lovene. I et borettslag kan et styremedlem ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller en nærstående har en klar personlig eller økonomisk særinteresse i (borettslagsloven § 8-14). Det samme gjelder forretningsføreren. Eierseksjonsloven bruker ordene «fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse» (§ 59), og forretningsføreren har en egen regel i § 63.
Det er interessen som avgjør, ikke tittelen. At du er andelseier eller bor i huset, er ikke en særinteresse, for det gjør alle. Særinteresse oppstår når saken stiller deg eller en nærstående i en annen posisjon enn de andre eierne.
Eksempler er at selskapet til et styremedlem har gitt tilbud på oppdraget, at styremedlemmets eget klagebrev står for behandling, eller at saken gjelder en søknad fra den som er gift med et styremedlem.
Hva et inhabilt medlem skal og ikke skal
Loven sier at medlemmet ikke kan delta i behandlingen eller avgjørelsen. Det betyr at medlemmet verken skal stemme eller være med i diskusjonen av saken. I praksis forlater medlemmet møtet mens saken behandles, eller deltar ikke i møtet hvis det er et digitalt møte.
Det er den enkelte som først og fremst har ansvar for å si fra. Si fra så snart saken settes på sakslisten, helst før møtet. Hvis noen andre mener at medlemmet er inhabilt, må styret vurdere det før saken tas opp.
Hvem avgjør om noen er inhabil
Loven sier ikke uttrykkelig hvem som avgjør. I praksis tar styret saken opp ved møtestart, og medlemmet selv sier fra hvis det ser en mulig særinteresse. Er de andre i tvil, bør de heller behandle saken uten medlemmet enn å risikere at vedtaket blir angrepet. Det samme gjelder nærstående. Loven definerer ikke nærstående i disse paragrafene, men tenk på ektefelle, samboer, barn, foreldre og selskaper personen eier eller leder.
Slik skriver dere det i protokollen
Styret skal føre protokoll over styresakene, og protokollen signeres av de medlemmene som deltok. I protokollen bør det stå hvem som ble ansett som inhabil, hvilken sak det gjaldt og at medlemmet ikke deltok i behandlingen. Skriv også hvem som var til stede ved avgjørelsen og hvordan det ble stemt.
Slik dokumentasjon er ikke lovfestet i detalj, men den gjør det enkelt å vise i ettertid at reglene er fulgt. Det finnes en egen artikkel om styreprotokoll.
Har styret nok medlemmer til å vedta saken
Når et medlem trer ut av saken, må styret likevel kunne fatte vedtak. I sameiet er styret beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, og de som stemmer for, må utgjøre mer enn en tredjedel av alle styremedlemmene (eierseksjonsloven § 56). I borettslaget er styret vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede, og de som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må utgjøre minst en tredjedel av alle (§ 8-6).
Generalforsamlingen eller årsmøtet kan velge varamedlemmer til styret, og vedtektene kan ha nærmere regler om dem. Har dere varamedlemmer, kan vedtektene si om og hvordan et varamedlem kan tre inn i en enkeltsak. Står det ikke noe der, avgjør dere saken med de medlemmene som er igjen.
anbud fra firmaet til Tobias
Sameiet Granlia har fem styremedlemmer. Styret skal velge firma til å male trappeoppgangene, og tre firmaer har gitt anbud. Ett av dem eies av styremedlem Tobias Strand sammen med broren hans.
Tobias sier fra til styreleder Marit Lunde før møtet. Hun skriver i innkallingen at saken behandles uten Tobias. På møtet forlater han rommet før saken tas opp, og de fire andre drøfter anbudene. To stemmer for det billigste tilbudet, som ikke er Tobias sitt, to stemmer for et annet.
Står stemmene to mot to, gjør møtelederens stemme utslaget. Marit leder møtet, og hennes stemme gir flertall for det billigste tilbudet. De som stemmer for, utgjør to av fem medlemmer, og det er mer enn en tredjedel. Protokollen viser at Tobias var inhabil og ikke deltok, og hvem som stemte for hva.
Hvis et inhabilt medlem likevel har deltatt
Har et inhabilt medlem likevel vært med på å avgjøre saken, kan vedtaket bli angrepet. Hvor alvorlig feilen er, avhenger blant annet av om medlemmets stemme faktisk var utslagsgivende. Styret kan rette opp ved å behandle saken på nytt uten medlemmet.
På årsmøtet og generalforsamlingen gjelder en liknende regel for stemmegivning. Den som har en egeninteresse i for eksempel et søksmål mot seg selv eller ansvar overfor sameiet, kan ikke stemme i den saken (eierseksjonsloven § 48). I borettslaget gjelder tilsvarende i § 7-10 annet ledd.
Kort oppsummert
- Et styremedlem med en klar personlig eller økonomisk særinteresse skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen.
- Det samme gjelder forretningsføreren.
- Skriv i protokollen hvem som var inhabil og at vedkommende ikke deltok.
- Styret må fortsatt ha nok medlemmer til stede, og nok stemmer for vedtaket.
- Deltar et inhabilt medlem likevel, kan vedtaket bli angrepet. Behandle saken på nytt.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.