Et varamedlem er en reserve for styret. Når et ordinært styremedlem har forfall – er sykt, bortreist eller inhabilt – trer varamedlemmet inn og deltar med fulle rettigheter. Tenk på det som et reservedekk: det ligger der til du virkelig trenger det.

Reserven som holder styret kjørbart

Et styre må kunne fatte beslutninger selv om noen er borte. Hvis et medlem ikke kan møte, kan styret risikere å ikke være beslutningsdyktig – det vil si at det ikke er nok medlemmer til å vedta noe gyldig. Et varamedlem løser akkurat dette: det trer inn ved forfall og fyller plassen, slik at styret igjen kan ta beslutninger. Loven sier at reglene som gjelder for vanlige styremedlemmer, gjelder tilsvarende for varamedlemmer så langt de passer (reglene om styremedlemmer i aksjeloven kapittel 6). Når varaen trer inn, har vedkommende altså samme rettigheter, plikter og ansvar som et ordinært styremedlem – for den aktuelle saken eller perioden.

Et eksempel: «Kystfrakt AS» og det syke styremedlemmet

Styret i Kystfrakt AS har to medlemmer: Anders og Frida, pluss varamedlemmet Geir. En dag skal styret vedta en viktig kontrakt, men Anders er innlagt på sykehus. Med bare Frida igjen er ikke styret beslutningsdyktig. Da kalles Geir inn. Geir trer inn i Anders' sted, deltar i møtet, stemmer, og kontrakten kan vedtas gyldig. Når Anders er frisk igjen, går Geir tilbake til å være «reserve på benken» til neste gang det trengs.

Hvorfor enmanns-AS spesielt bør ha varamedlem

Dette er kanskje den aller viktigste bruken av varamedlem. Forestill deg Mariam, som er eneste styremedlem, daglig leder og eneeier i «Mariam Consulting AS». Hvis Mariam blir alvorlig syk eller forulykker, står selskapet helt uten en handlekraftig person – ingen kan signere avtaler, betale regninger eller ta beslutninger. Selskapet kan rett og slett gå i stå. Med et varamedlem – for eksempel ektefellen eller en betrodd kollega – finnes det noen som kan tre inn og holde selskapet i live gjennom en krise. Derfor er varamedlem et spesielt klokt valg nettopp i de minste selskapene, der alt ellers henger på én person.

Når trer varamedlemmet inn?

Et varamedlem deltar normalt ikke på de vanlige møtene – det er ikke en «ekstra stemme» som alltid er med. Det trer inn ved forfall, typisk når et ordinært medlem:

  • er fraværende på grunn av sykdom, reise eller annet,
  • er inhabilt i en bestemt sak og må gå ut av behandlingen, eller
  • har fratrådt vervet – da kan varaen overta resten av perioden.

Hvis et medlem slutter for godt og det finnes et varamedlem, kan varaen rykke opp. Finnes det derimot ikke noe varamedlem, har resten av styret ansvar for å få valgt et nytt medlem for resten av perioden.

Praktiske råd om varamedlem

  1. Velg en du stoler på – varaen får fullt ansvar i det øyeblikket han eller hun trer inn.
  2. Sørg for at varaen kjenner selskapet litt, så vedkommende kan trå til raskt uten å være helt blank.
  3. Registrer varamedlemmet i Foretaksregisteret, slik at det er offisielt og synlig utad.
  4. Informer varaen om at de kan bli kalt inn – ingen liker å bli overrasket med et styreansvar.
  5. For enmanns-AS: se på varamedlem nesten som en forsikring mot at alt stopper opp dersom du selv blir borte.

Hvem kan være varamedlem – og hvor mange?

Et varamedlem må oppfylle de samme grunnkravene som et vanlig styremedlem. Du kan ha ett eller flere varamedlemmer, og du kan bestemme en rekkefølge dersom du har flere – for eksempel «1. vara» og «2. vara» – slik at det er klart hvem som trer inn først. I et lite selskap holder det som regel med ett varamedlem. Det viktige er at det faktisk finnes noen i bakhånd, og at vedkommende er villig og i stand til å steppe inn på kort varsel.

Trer varaen inn automatisk?

Nei, varamedlemmet trer ikke inn helt av seg selv. Når et ordinært medlem melder forfall, må noen sørge for å kalle inn varaen til den aktuelle behandlingen – det er typisk styrelederens oppgave. I praksis er dette en kort beskjed: «Anders er syk, kan du være med på styremøtet torsdag?» Når varaen møter, deltar vedkommende fullt ut for den saken eller det møtet. Det bør også fremgå av protokollen at varamedlemmet deltok i stedet for det faste medlemmet, slik at det er klart hvem som faktisk var med å bestemme.

Observatør – en slektning av varamedlemmet

Du støter kanskje også på begrepet «observatør». En observatør kan møte i styret og uttale seg, men har ikke stemmerett slik et fullverdig styremedlem eller en innkalt vara har. Observatører brukes for eksempel som en mildere form for ansatterepresentasjon. Det er nyttig å kjenne forskjellen: varaen erstatter et medlem med full stemmerett, mens observatøren følger med uten å stemme.

Et varamedlem er ansvar, ikke bare en tittel

Det er verdt å minne om: når et varamedlem først trer inn og er med på et vedtak, deler det også ansvaret for den beslutningen. Det er ikke en symbolsk eller rent formell rolle. Den som sier ja til å være vara, bør forstå at vervet kan bli reelt – med de pliktene og det ansvaret det fører med seg. Derfor bør du både velge en vara med omhu og være ærlig med vedkommende om hva rollen faktisk innebærer.

Hva skjer hvis det verken finnes vara eller nok medlemmer?

Tenk deg det verst tenkelige i et lite selskap: det eneste styremedlemmet faller fra, og det finnes ikke noe varamedlem. Da står selskapet plutselig uten en handlekraftig ledelse, og ingen kan formelt forplikte selskapet. I en slik situasjon må eierne raskt kalle inn til generalforsamling og velge et nytt styre. Hvis selskapet blir stående uten et lovlig styre over tid, risikerer det i ytterste konsekvens å bli tvangsoppløst. Nettopp dette skrekkscenarioet er hovedgrunnen til at varamedlem anbefales så sterkt for de minste selskapene: ett enkelt varamedlem kan være forskjellen mellom en kortvarig krise og at hele selskapet stopper opp.

Kort oppsummert

Et varamedlem er styrets reserve. Det trer inn når et ordinært medlem har forfall – ved sykdom, fravær, inhabilitet eller fratreden – og deltar da med fulle rettigheter, plikter og ansvar. For små selskaper, og særlig for enmanns-AS, er et varamedlem et viktig sikkerhetsnett som holder selskapet handlekraftig hvis det eneste styremedlemmet faller fra. Velg en du stoler på, sørg for at vedkommende kjenner selskapet, registrer varaen i Foretaksregisteret, og vær tydelig på at rollen kan bli reell – med det ansvaret som følger med.