Kan jeg forhandle ned prisen hos regnskapsføreren?

Prisen er fri, men avtalen skal være skriftlig

Ingen lov eller bransjeregel bestemmer hva en regnskapsfører skal ta betalt. Regnskapsforetaket setter sin egen prisliste, og du kan be om et annet tilbud. Det regnskapsførerloven krever, er at avtalen er skriftlig. Etter § 5-2 skal regnskapsforetaket opprette en oppdragsavtale som spesifiserer hvilke oppgaver som skal utføres, og hvor lenge oppdraget skal gjelde.

Det gir deg et konkret utgangspunkt. Du forhandler om innholdet i avtalen, oppgave for oppgave, og ikke bare om en sluttsum.

Det finnes også en nedre grense for hva du kan presse frem. Regnskapsføreren skal utføre oppdraget i samsvar med god regnskapsføringsskikk og vurdere de interne rutinene dine (§ 5-4). Gir du ikke regnskapsføreren mulighet til å gjøre jobben forsvarlig, plikter han eller hun å si fra seg oppdraget (§ 5-5). En pris som bare holder hvis halve jobben droppes, er derfor ikke en reell besparelse.

Slik kan du forhandle pris med regnskapsfører

Regnskapsføreren selger timer, enten timene er pakket inn i en fastpris eller ikke. Får du ned timene, får du ned prisen. Dette er grep som kan flytte tall:

• Ta over enkle oppgaver. Du kan sende fakturaene selv, registrere inngående fakturaer i programmet og telle varelageret, mens byrået kontrollerer. Én publisert prisliste har en egen pakke for kunder som fører selv, der byrået beregner rundt 1,25 timer kontroll per mva-termin.
• Lever bilagene digitalt og fortløpende. I én prisliste gjelder fastprisen bare når bilagene kommer digitalt og løpende, og bankkontoen er koblet til systemet. En annen tar 75 kroner for hvert bilag som må etterlyses.
• Bruk regnskapsprogrammet byrået kan best. Bytte av system og manuelle overføringer koster tid.
• Samle tjenestene. Bokføring, lønn, årsoppgjør og aksjonærregisteroppgave i én fast pris er lettere å forhandle enn fire separate fakturaer.
• Tilby lengre avtaletid. Du kan foreslå tolv måneders binding mot lavere pris. Om byrået går med på det, varierer.

Har du liten omsetning, kan du også se på hvor ofte du leverer mva-melding. Bedrifter med avgiftspliktig omsetning på inntil 1 million kroner i året kan søke Skatteetaten om årstermin, altså én mva-melding i året i stedet for seks. Du må ha vært registrert i Merverdiavgiftsregisteret i minst tolv måneder og ha levert og betalt i tide. Søknadsfristen er 1. februar, og årsmeldingen skal leveres innen 10. mars året etter. Færre meldinger kan gi færre timer hos byrået.

Hva du får lite igjen for

Å be om ti prosent avslag på samme oppgaveliste gir ofte lite. Byrået har allerede regnet på timene, og en rabatt kan bli tatt igjen når timer utenfor fastprisen faktureres.

Vær også varsom med å velge den laveste månedsprisen. En lav fastpris med mange tillegg kan bli dyrere enn en høyere pris som dekker alt. I publiserte prislister ligger timeprisen for arbeid utenfor pakken fra rundt 500 til rundt 1 300 kroner uten mva, og det er der overraskelsene kommer: årsoppgjør, aksjonærregisteroppgave, rådgivning og opprydding.

Spør heller hva som får prisen til å gå opp hos akkurat deg. Er svaret «kvitteringene kommer i en bunke i juni», vet du hva du kan gjøre noe med.

Når det er bedre å bytte

Vil ikke byrået justere noe, eller har prisene økt uten at oppgavene har endret seg, kan det lønne seg å hente inn tilbud fra andre. Sjekk oppsigelsestiden i avtalen først. Selve overgangen har sine egne regler for hva den gamle regnskapsføreren skal levere fra seg, se bytte av regnskapsfører og overlevering.

Bruk gjerne et konkret tilbud fra et annet byrå i samtalen med det du har. Da forhandler du ut fra en reell pris for de samme oppgavene, og ikke ut fra et ønske om lavere faktura.

Uansett hva du velger, må den som fører regnskapet ditt mot betaling, være godkjent av Finanstilsynet. Se hva som skjer med en regnskapsfører uten godkjenning.

Kort oppsummert

• Du kan forhandle pris med regnskapsfører, for prisene er ikke regulert.
• Oppdragsavtalen skal være skriftlig og vise hvilke oppgaver byrået gjør, og det er oppgavene du forhandler om.
• Mest å hente er det i færre timer: digitale bilag, integrert bank, oppgaver du tar selv og eventuelt årstermin for mva.
• En lav fastpris med mange tillegg kan bli dyrere enn den ser ut.
• Får du ikke gjennomslag, kan et konkret tilbud fra et annet byrå gi deg et bedre utgangspunkt.