Byggekomité i sameiet: slik organiserer dere et stort prosjekt
En byggekomité i sameiet er en gruppe som forbereder et stort prosjekt, for eksempel innhenting av tilbud og oppfølging av byggearbeidet. Eierseksjonsloven nevner ikke byggekomiteer, så årsmøtet kan sette den ned og gi den et mandat. Selve vedtaket om prosjektet må fattes på årsmøtet, og avtaler med entreprenøren inngås av styret, som representerer seksjonseierne. Ombygging og endringer som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, krever to tredjedeler av de avgitte stemmene.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva loven sier om en byggekomité
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneEierseksjonsloven har ingen regler om byggekomiteer. Det betyr ikke at de er forbudt. En komité er en praktisk ordning som sameiet selv kan opprette for å avlaste styret i et stort prosjekt, for eksempel rehabilitering av fasade, tak eller vinduer.
Det loven regulerer, er hvem som skal fatte vedtak og hvem som kan binde sameiet. Styret skal ta alle beslutninger som ikke er lagt til andre organer, og kan ta beslutninger som årsmøtet kunne tatt med vanlig flertall (§ 58). Styret har rett til å representere seksjonseierne og forplikte dem med sin underskrift (§ 60). En komité uten fullmakt kan derfor forberede, men ikke signere kontrakter på vegne av sameiet.
Slik gir dere komiteen et mandat
Skriv mandatet i selve årsmøtevedtaket. Det gjør det tydelig hva komiteen kan, og hva den må ta tilbake til styret eller årsmøtet. Et godt mandat sier:
- hva prosjektet er og hvilke arbeider som er med
- hvem som sitter i komiteen, og hvem som leder den
- at komiteen kan innhente tilbud og anbefale entreprenør
- at komiteen skal rapportere til styret med jevne mellomrom
- hva komiteen ikke kan gjøre, for eksempel å inngå avtaler eller bruke penger utover en avtalt ramme
- om medlemmene skal ha godtgjørelse
Et vanlig flertall på årsmøtet er nok til å sette ned en komité, fordi det er en intern organisering og ikke en endring av bygget. Selve prosjektet kan kreve mer.
Hvilke flertall prosjektet krever
Flertallskravet avhenger av hva dere skal gjøre. Vanlig vedlikehold og drift er styrets ansvar (§ 57). Ombygging, påbygging og andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, krever minst to tredjedeler av de avgitte stemmene. Det står i eierseksjonsloven § 49. Utskifting av fasade til en annen type kan falle i denne kategorien, mens ren utbedring av det som finnes, vanligvis regnes som vedlikehold.
Tiltak som går ut over vanlig forvaltning og som har sammenheng med bo- og bruksinteressene, avgjøres med vanlig flertall hvis kostnaden er under fem prosent av de årlige felleskostnadene, og med to tredjedeler hvis den er over (§ 50). Tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter, krever at alle seksjonseierne sier seg enige.
Er dere usikre på om prosjektet er vedlikehold eller endring, ta spørsmålet med i innkallingen og avklar flertallskravet før avstemningen.
Hvem bør sitte i komiteen
Velg folk som har tid og kunnskap, og som ikke har en egeninteresse i hvem som får oppdraget. Loven har ikke en habilitetsregel for komitémedlemmer, men for styremedlemmer gjelder paragraf 59: de kan ikke delta i behandlingen av saker der de selv eller nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse. Det er rimelig å bruke samme tankegang for komiteen. Skriv gjerne i mandatet at medlemmer skal si fra hvis de har en tilknytning til en tilbyder.
Det er lurt å ha minst ett styremedlem i komiteen. Da følger styret saken, og informasjonen går begge veier.
fasaderehabilitering i Sameiet Tangen
Sameiet Tangen har 30 seksjoner og en fasade som må skiftes. Kostnaden er anslått til 9 millioner kroner. Det er i snitt 300 000 kroner per seksjon, men regningen følger sameiebrøken og kan derfor variere.
På årsmøtet i mars foreslår styreleder Dag at det settes ned en byggekomité med Pernille, Yusuf og ham selv. Forslaget vedtas med 17 av 28 avgitte stemmer. Komiteen får i oppdrag å innhente tilbud fra flere entreprenører og levere en anbefaling.
Komiteen kommer tilbake på et ekstraordinært årsmøte i juni. Da er prosjektet en ombygging som går ut over vanlig vedlikehold, så det kreves to tredjedeler av de avgitte stemmene. 22 av 29 stemmer ja. To tredjedeler av 29 er 19,3, så minst 20 ja-stemmer trengs, og vedtaket står. Styret signerer kontrakten med entreprenøren på vegne av sameiet. Komiteen følger byggearbeidet og rapporterer til styret på hvert møte.
Slik holder dere oversikt underveis
Et stort prosjekt varer ofte lenger enn én styreperiode. Komiteen bør derfor føre egne referater og legge dem frem for styret. Endringer i prosjektet som koster mer enn rammen, bør tilbake til årsmøtet. Avtaler og fakturaer må gå gjennom styret, som sitter med ansvaret for økonomien.
Informer seksjonseierne jevnlig. Stiller noen spørsmål om kostnadene, er svaret enklere å gi hvis protokoller og referater er samlet på ett sted. Avvik fra mandatet bør ikke skje uten at styret har godkjent dem.
Kort oppsummert
- Loven omtaler ikke byggekomiteer, så årsmøtet kan sette den ned og bestemme mandatet.
- Komiteen forbereder og anbefaler. Styret binder sameiet med underskrift, og årsmøtet fatter vedtaket om prosjektet.
- Ombygging og endringer utover vanlig forvaltning krever to tredjedeler av de avgitte stemmene.
- Skriv mandat, ramme og rapporteringsplikt inn i årsmøtevedtaket.
- En byggekomité i sameiet fungerer best når medlemmene sier fra om egeninteresser.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.