§ 4-5. Innkalling til føretaksmøte i statsføretak

Paragrafen legger innkallingsretten til departementet og stiller formkrav til hvordan et føretaksmøte skal kalles sammen. Innkallingen skal være skriftlig og gå til samtlige styremedlemmer, daglig leder og foretakets revisor - uansett om møtet er ordinært etter § 4-3 eller ekstraordinært etter § 4-4.

I praksis skal innkallingen normalt være sendt minst én uke før møtet. Kortere frist kan bare brukes når særlige forhold gjør det påtrengende nødvendig, altså i unntakstilfeller der det ikke er tid til å vente. Innholdet i innkallingen skal opplyse om tidspunkt og sted, hvilken møteform som brukes, og eventuelt hvordan deltakerne kan koble seg på digitalt. Sakene som skal behandles, må komme klart fram, og skal møtet ta stilling til vedtektsendringer, må også det gå tydelig fram av innkallingen på forhånd. Blir det ikke opplyst om en sak i innkallingen, kan føretaksmøtet som hovedregel ikke gjøre vedtak i den saken - det krever samtykke fra alle styremedlemmene og daglig leder.

Reglene om innkalling er bindeleddet mellom departementets myndighet etter § 4-1 og de øvrige møtereglene: de gjelder både når det ordinære møtet etter § 4-3 forberedes, og når et ekstraordinært møte etter § 4-4 må kalles sammen på kort varsel. Møtedeltakernes rett og plikt til å stille følger av § 4-2, mens det er § 4-7 som regulerer hvordan møtet ledes og protokollføres når det først er kalt sammen. Kommer det opp behov for tilleggsopplysninger under møtet, kan departementet kreve dette av ledelsen etter § 4-6.

Si at departementet ønsker å behandle et forslag om å endre vedtektene til foretaket. Da må dette komme klart fram allerede i innkallingen, og innkallingen må normalt være sendt minst én uke i forveien til alle styremedlemmene, daglig leder og revisor. Har departementet i stedet et akutt behov for å ta opp en sak det ikke var tid til å varsle om på forhånd, kan møtet likevel bare gjøre vedtak i den saken hvis alle styremedlemmene og daglig leder sier seg enige.