§ 4-7. Møteledelse og protokoll for føretaksmøtet

Paragrafen regulerer hvem som leder føretaksmøtet, og hvilke krav som gjelder for protokollen fra møtet. Utgangspunktet er at styreleder leder møtet, men departementet kan bestemme at en annen skal gjøre det i stedet. Møteleder har ansvar for at det føres protokoll, og protokollen skal vise hva føretaksmøtet vedtok og hvem som deltok. Er en styremedlem eller daglig leder uenig i vedtaket, skal denne oppfatningen også noteres i protokollen.

I praksis er protokollen det viktigste beviset på hva som faktisk ble bestemt og av hvem. Møteleder og en annen person som velges blant de som deltok på møtet, skal signere protokollen for å bekrefte innholdet. Protokollen skal deretter oppbevares på en trygg måte i hele foretakets levetid - det vil si så lenge foretaket eksisterer, ikke bare for en begrenset periode.

Protokollen dokumenterer bruken av den øverste myndigheten departementet har etter § 4-1, og viser samtidig at møteplikten i § 4-2 er fulgt ved å angi hvem som var til stede. Innholdet i protokollen bygger videre på innkallingen etter § 4-5, siden vedtak normalt bare kan gjelde saker som var varslet der. Har departementet krevd opplysninger av ledelsen under møtet etter § 4-6, og det har kommet fram uenighet om en avgjørelse, er det protokollen som skal fange opp dette for etterprøving senere.

Si at et styremedlem er uenig i et vedtak føretaksmøtet gjør om utbytte. Denne uenigheten skal da føres inn i protokollen, som deretter blir signert av møteleder og en annen deltaker, og oppbevart trygt så lenge foretaket består - slik at det senere kan dokumenteres nøyaktig hva som ble bestemt, og hva mindretallet mente.