§ 1-6. Lagets dokumentasjon: utarbeiding og oppbevaring

Styret har ansvaret for å lage og oppbevare dokumentasjonen loven krever. Den skal behandles på en sikker og forsvarlig måte og kunne hentes fram fra Norge. Kravet om tilgang fra Norge sier noe om hvor dokumentene må kunne nås, ikke om hva de skal inneholde. Kravene gjelder dokumentasjon som loven selv krever, ikke alt materiale laget måtte ha. Ansvaret ligger hos styret som organ.

Mange dokumenter må etter loven være skriftlige eller gis skriftlig. Andre ledd sier at dette ikke stenger for elektroniske løsninger. Et digitalt dokument kan altså oppfylle kravet. Det betyr at laget ikke er bundet til papirarkiv. Samme prinsipp står i § 1-5 tredje ledd for meldinger, så laget kan bruke digitale verktøy både i kommunikasjon og i arkivet.

Departementet kan gi forskrift med detaljer. Loven nevner fire temaer: hvor lenge bestemte dokumenttyper skal oppbevares, hvilke formater som er egnet, hva som regnes som sikker og forsvarlig utarbeiding og oppbevaring, og hvor høyt sikkerhetsnivået for signatur skal ligge. Slike detaljer står altså ikke i selve paragrafen, men kan komme i forskrift. Ordningen gir rom for å stille mer presise krav senere uten å endre loven.

Paragrafen står sist i kapittel 1, etter § 1-5 om meldinger. Der § 1-5 handler om kontakten mellom laget og andelseierne, handler § 1-6 om lagets egen dokumentasjon. Begge paragrafene er praktiske og tekniske, og de bygger på at styret har ansvaret for at rutinene fungerer.

Eksempel: Styret skriver et dokument som loven krever, og lagrer det bare elektronisk. Lagringen må være sikker og forsvarlig, og dokumentet må kunne hentes fram fra Norge. At loven krever skriftlighet, er ikke i veien for en digital lagring.