§ 5-16. Protokoll fra generalforsamlingen

Paragrafen gir møtelederen ansvaret for at det føres protokoll fra generalforsamlingen. Protokollen skal si når møtet ble holdt og i hvilken form. Alle beslutninger tas inn sammen med resultatet av avstemningene.

Stemmetallene har en egen plass. Protokollen skal vise hvor mange stemmer som ble avgitt, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen disse stemmene svarer til. Tallene gis samlet og for og mot hver enkelt beslutning, så langt de betyr noe for utfallet. I tillegg skal fortegnelsen over de fremmøtte aksjeeierne tas inn i protokollen eller ligge ved.

Møtelederen og minst én annen person signerer protokollen. Den andre velges av generalforsamlingen blant deltakerne. Protokollen og fortegnelsen skal oppbevares trygt så lenge selskapet finnes. Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet. Fortegnelsen lages av den som åpner møtet, før første avstemning. Den viser hvor mange aksjer og stemmer hver deltaker representerer, og brukes til den eventuelt endres av generalforsamlingen.

Reglene rundt gir rammen. Møtet åpnes av styrets leder eller en person styret har pekt ut, eller av bedriftsforsamlingens leder der selskapet har en slik forsamling (§ 5-12). Vedtektene kan fastsette hvem som er møteleder. Saker som ikke er meddelt aksjeeierne på forhånd, kan ikke avgjøres uten at alle aksjeeiere samtykker (§ 5-14). Flertallskravene varierer: vanlig flertall av de avgitte stemmene (§ 5-17), to tredeler både av stemmene og av den representerte aksjekapitalen for vedtektsendring (§ 5-18), mer enn ni tideler av den representerte aksjekapitalen i tillegg i visse tilfeller (§ 5-19), og tilslutning fra samtlige aksjeeiere i andre (§ 5-20).

Eksempel (rollene i loven): Generalforsamlingen stemmer over et forslag. Protokollen tar inn beslutningen og utfallet, med stemmetall for og mot. Møtelederen og en annen deltaker, valgt av generalforsamlingen, signerer.