§ 5-8. Gjennomføring av generalforsamling: møteform og sted
- Generalforsamlingen holdes som møte, og styret bestemmer møteformen.
- Fysisk møte holdes som hovedregel i kommunen der selskapet har forretningskontor, og aksjeeierne kan delta elektronisk med mindre styret har saklig grunn til å nekte.
- Elektroniske møter krever systemer som sikrer kontroll av deltakelse og stemmegivning.
§ 5-8. Gjennomføring av generalforsamling
- Generalforsamlingen skal holdes i den kommune der selskapet har sitt forretningskontor, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Generalforsamlingen kan holdes et annet sted hvis det er nødvendig av særlige grunner.
- Aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Reglene i fjerde ledd gjelder tilsvarende.
Utgangspunktet er at generalforsamlingen holdes som møte. Det er styret som bestemmer om møtet skal være fysisk, elektronisk eller en blanding. Vedtektene kan begrense styrets frihet til å velge. Styret har også ansvaret for at møtet blir gjennomført på en forsvarlig måte.
Ved fysisk møte skal møtet som hovedregel holdes i den kommunen der selskapet har forretningskontor. Vedtektene kan si noe annet, og særlige grunner kan gjøre et annet sted nødvendig. Aksjeeierne har i tillegg rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner saklig grunn til å nekte. Kravene til elektroniske møter gjelder da tilsvarende.
Ved elektronisk møte må styret sørge for systemer som gjør at lovens krav til generalforsamling kan oppfylles. Systemene skal sikre at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte. Avsenderen må kunne verifiseres med en trygg metode. Vedtektene kan sette nærmere krav til elektronisk deltakelse. Departementet kan gi nærmere regler i forskrift.
Innkaller tingretten eller en annen offentlig myndighet til generalforsamling, er det de som bestemmer møteformen, ikke styret. Eksempel med rollene i loven: Styret velger fysisk møte, og en aksjeeier som bor langt unna, ber om å få delta elektronisk. Aksjeeieren har rett til det, med mindre styret har en saklig grunn til å nekte.
Paragrafen hører til reglene om selve gjennomføringen. Ordinær generalforsamling er regulert i § 5-5 og ekstraordinær i § 5-6. Etter § 5-7 kan saker behandles uten fysisk møte når ingen aksjeeier er imot det, med protokoll etter § 5-7a. Generalforsamlingen innkalles av styret (§ 5-9), og innkallingen har egne krav (§ 5-10). Aksjeeierne kan kreve at saker behandles (§ 5-11). Vedtektene kan bestemme at dokumenter som ligger på selskapets nettsider, ikke må sendes ut, men en aksjeeier kan likevel kreve å få dem tilsendt (§ 5-11a).