§ 5-7 a. Protokoll ved forenklet generalforsamling
- Protokollen må vise at saken er behandlet etter § 5-7, og når.
- Den skal ha beslutningen, stemmetall og en liste over deltakerne.
- Den signeres av styreleder eller en utpekt person og sendes til alle aksjeeierne.
- Selskapet må oppbevare den så lenge selskapet finnes.
§ 5-7 a. Protokoll ved forenklet generalforsamlingsbehandling
Den vanlige generalforsamlingen er et møte. § 5-7 gir et alternativ: hvis ingen aksjeeier motsetter seg det, kan en sak behandles forenklet, uten fysisk møte, for eksempel med elektroniske hjelpemidler. Da gjelder ikke de vanlige møtereglene i §§ 5-8 til 5-16. Da er protokollen selve dokumentasjonen på behandlingen. § 5-7a sier hva den skal inneholde.
Protokollen må først vise at saken er behandlet etter § 5-7, og når behandlingen skjedde. Deretter skal selve beslutningen stå der.
Er det flere enn én aksjeeier, må protokollen vise hvor mange stemmer som ble avgitt, og hvor mange aksjer som stemte for og mot. Der det har betydning, skal den også vise hvor stor del av aksjekapitalen stemmene utgjør. En liste over hvem som har deltatt, skal ligge i eller følge med protokollen.
Protokollen skal ha dato og undertegnes av den som er styreleder når den signeres, eller av en person generalforsamlingen har pekt ut. Alle aksjeeierne skal få den tilsendt.
Selskapet må ta vare på protokollen og deltakerlisten så lenge selskapet finnes. Aksjeeierne skal kunne se protokollen hos selskapet.
Regelen i § 5-7 sier at styreleder eller en person generalforsamlingen velger, skal sørge for at det føres protokoll. Styremedlemmene kan også kreve at saken tas opp på et vanlig møte i stedet.
Eksempel: Et selskap med tre aksjeeiere behandler en sak forenklet, og ingen protesterer. Protokollen må vise at det ble gjort etter § 5-7, oppgi tidspunkt, beslutning og stemmetall, og ha med listen over deltakerne. Så sendes den til alle tre.