Utleier: dette bør du ta vare på av dokumenter i leieforholdet
Som utleier bør du ta vare på leiekontrakten, inventarlisten, protokollen og bildene fra innflytting og utflytting, meldinger om skader og mangler, varsler om endret leie og kvitteringer for utgifter. Husleieloven pålegger ikke utleier å oppbevare bestemte dokumenter, men den som krever erstatning eller dekning av utbedringskostnader, må kunne vise hva kravet bygger på. Dokumentene viser hvilken stand boligen hadde da leieren flyttet inn, hva dere ble enige om og når leieren fikk beskjed. Behold dem til oppgjøret er avsluttet.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Utleier bør ta vare på disse dokumentene
Husleieloven pålegger ikke utleier å oppbevare bestemte dokumenter. Loven sier bare at en leieavtale kan være muntlig eller skriftlig, og at en muntlig avtale skal settes opp skriftlig hvis en av partene krever det (§ 1-4). Behovet for dokumenter oppstår når dere blir uenige. Krever du erstatning eller dekning av utbedringskostnader, er det du som må kunne vise hva kravet bygger på.
Da trenger du leiekontrakten med alle vedlegg, inventarlisten og protokollen fra overtakelsen, bilder fra før leieren flyttet inn og etter at hun flyttet ut, skriftlige meldinger om mangler og skader, varsler om endret leie og kvitteringer for reparasjoner du har betalt. Har du tatt imot depositum, bør du i tillegg ha bekreftelsen på at beløpet står på en depositumskonto i leierens navn.
Loven har ingen egen oppbevaringstid for dette. Ta vare på dokumentene gjennom hele leietiden og til alt er gjort opp. Er det en uenighet som ikke er løst, beholder du dem lenger.
Protokoll og bilder fra innflytting
Husleieloven § 10-2 sier at leieren ved utflytting skal levere husrommet ryddet, rengjort og i samme stand som ved overtakelsen. Unntaket er forringelse som skyldes alminnelig slit og elde, og mangler utleieren selv plikter å utbedre. Målestokken er altså standen den dagen leieren overtok. Uten dokumentasjon av den blir det lett påstand mot påstand.
En protokoll som begge har signert, med dato, merknader rom for rom og bilder knyttet til hvert punkt, gir deg mest å bygge på. Skriv også inn hvor mange nøkler og brikker leieren fikk, og hvilke hvitevarer som følger med. Har leieren innvendinger, er det bedre at de står i protokollen enn at de dukker opp for første gang i en tvist.
Bildene bør vise hvert rom i sin helhet, og dessuten nærbilder av skader som allerede finnes. Lagre originalfilene, siden de har dato og klokkeslett lagret i seg. Gjør det samme ved utflytting, og helst samme dag, så du kan sammenligne. Hva slike bilder kan brukes til i en tvist, står i artikkelen om bilder i en utflyttingstvist.
Meldinger om skader og mangler
Leieren skal melde fra straks om en skade som må utbedres uten opphold, og ellers innen rimelig tid. Utleier skal rette en mangel innen rimelig tid etter at kravet er satt fram. Begge reglene handler om tid, og begge sider kan få bruk for en tidslinje: når fikk utleier vite om det, og hva gjorde han?
Lagre derfor e-poster og meldinger, og skriv et kort notat med dato etter hver telefonsamtale. Ta vare på fakturaer og kvitteringer fra håndverkere, med en beskrivelse av hva som faktisk ble gjort. Da kan du vise at du rettet en mangel, og når.
Tidspunktet har også betydning for kravet ditt mot leieren. Etter § 10-3 kan du kreve dekket nødvendige utbedringskostnader når boligen er i dårligere stand enn avtalt, men kravet må settes fram innen rimelig tid etter at du burde ha oppdaget mangelen. En dato på utflyttingsbildene og en e-post med kravet viser at du ikke ventet for lenge.
Varsler om endret leie og regnskap
Vil du endre leien uten å si opp leieforholdet, gjelder reglene i husleieloven § 4-2. Endringen kan ikke være større enn endringen i konsumprisindeksen siden siste leiefastsetting, den kan tidligst settes i verk ett år etter forrige fastsetting, og den andre parten må ha skriftlig varsel med minst én måned frist.
Ta vare på selve varselet og på beviset for når det ble sendt. Legg ved utregningen din, med indekstallene du brukte. Hvordan du regner ut en slik endring, er forklart i artikkelen om KPI-regulering av husleie.
Har dere avtalt at leieren skal bidra særskilt til strøm eller brensel, kan leieren kreve at du hvert år legger fram regnskap som viser kostnadene og fordelingen (§ 3-4). Lag regnskapet slik at det kan kontrolleres, og behold underlaget.
Pernille og parketten
Pernille leier ut en tomannsbolig til Stian for 11 000 kroner i måneden. Ved innflytting fyller de ut en protokoll og tar 40 bilder, blant annet av parketten i stuen, som er uten skader. Depositumet er 33 000 kroner.
Etter to år flytter Stian ut. Pernille finner dype riper i parketten og får et tilbud fra en gulvlegger på 9 800 kroner for å slipe og lakkere. Stian mener ripene var der fra før. Pernille legger fram protokollen, innflyttingsbildene, nye bilder tatt utflyttingsdagen og tilbudet, og sender kravet samme uke som hun oppdaget skaden.
Stian står uten noe som viser at ripene fantes ved innflytting. Pernille kan vise standen før og etter, og at kravet kom raskt. Om ripene er mer enn alminnelig slit, må likevel vurderes ut fra bildene, og loven gir ikke noen fast sum for slitasje. Hadde Pernille ikke hatt bilder fra innflyttingen, ville hun stått i en langt svakere stilling.
Kort oppsummert
- Husleieloven krever ikke at utleier oppbevarer bestemte dokumenter, men du må kunne vise grunnlaget for krav du setter fram.
- Som utleier bør du ta vare på dokumenter som kontrakt, inventarliste, protokoll og bilder fra innflytting og utflytting.
- Meldinger om skader, svar og kvitteringer viser hva som ble sagt og gjort, og når.
- Varsler om endret leie må være skriftlige med minst én måned frist (§ 4-2), og du bør ta vare på beviset for avsendelsen.
- Behold alt til oppgjøret er avsluttet, og lenger dersom uenigheten består.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.