Trenger jeg regnskapsfører hvis jeg bruker et regnskapsprogram?

Regnskapsprogram uten regnskapsfører er lovlig

Regnskapsførerloven sier at regnskapsføring i næring for andre bare kan gjøres av et regnskapsforetak (et selskap eller en person godkjent av Finanstilsynet). Fører du ditt eget regnskap, er du ikke omfattet. Du kan altså gjøre alt selv, fra første bilag til årsregnskap og skattemelding, enten du har enkeltpersonforetak eller AS.

Det loven krever, er at bokføringen oppfyller kravene i bokføringsloven: at alt er dokumentert, at hver post kan spores fra bilag til rapport, at regnskapet er à jour, og at materialet blir oppbevart. Et regnskapsprogram hjelper med de fleste av disse kravene, men det oppfyller dem ikke for deg.

Hva programmet gjør for deg

Et moderne regnskapsprogram gjør mye av det en regnskapsfører tidligere brukte tid på:

• henter banktransaksjoner automatisk og foreslår hvilke bilag de hører til
• lager fakturaer med riktig nummerering og sender dem som e-faktura eller EHF
• leser inn kvitteringer fra bilder og foreslår konto og MVA-kode
• setter sammen MVA-meldingen fra det du har bokført og sender den til Skatteetaten
• kjører lønn og lager a-meldingen, hvis du har lønnsmodul
• lager rapporter som resultat og balanse når du vil

For et enkeltpersonforetak med noen hundre bilag i året er dette ofte nok til å holde regnskapet i orden gjennom året.

Hva programmet ikke vet

Forslagene programmet gir, bygger på hva som er vanlig, ikke på hva som skjedde hos deg. Disse vurderingene må du gjøre selv:

• Om en utgift er privat eller gjelder bedriften. Private kostnader gir ikke fradrag (skatteloven § 6-1), og programmet ser ikke forskjell på en drill til hjemmet og en drill til jobben.
• Om noe er et driftsmiddel som skal avskrives. Utstyr som koster 30 000 kroner eller mer og varer minst tre år, skal som hovedregel avskrives over flere år i stedet for å trekkes fra med en gang.
• Om merverdiavgiften kan trekkes fra. Det er for eksempel ikke fradrag for merverdiavgift på servering og representasjon.
• Hvordan inntekter og kostnader som strekker seg over nyttår, skal fordeles mellom årene.
• Hva varelageret er verdt ved årets slutt, hvis du selger varer.

Når programmet foreslår en konto og du godkjenner, er det din vurdering som står i regnskapet. Automatiske regler som bokfører alle kjøp fra en butikk på samme måte, er praktiske, men de gjør samme feil hver gang hvis regelen er feil.

Lagring og tilgang er ditt ansvar

Bilag, bokførte opplysninger og årsregnskap skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, etter reglene som gjelder i 2026. Se hvor lenge regnskapet skal oppbevares. Det gjelder selv om du slutter å bruke programmet. Sier du opp abonnementet, må du sørge for å ta med deg bilagene og de bokførte opplysningene i en form som kan leses og skrives ut.

Bokføringsforskriften stiller også disse kravene:

• Det skal finnes en sikkerhetskopi som oppbevares adskilt fra originalen, og den skal testes minst én gang i året.
• Det skal finnes en oversikt over hva som sikkerhetskopieres, hvor ofte og hvor kopien ligger.
• Ligger regnskapsmaterialet på servere i et annet EØS-land, i Storbritannia eller i Sveits, skal du skriftlig informere skattekontoret om hva som oppbevares der, hvor det ligger og hvordan kontrollmyndighetene kan få tilgang.

Bruker du et skybasert program, kan leverandøren ta sikkerhetskopi for deg. Sjekk likevel hva avtalen sier om hvor dataene ligger og hva som skjer med dem når du avslutter.

Tegn på at programmet ikke er nok

Programmet viser deg tallene, men ikke om de er riktige. Disse tegnene tyder på at du trenger noen som kan se over:

• Saldoen på bankkontoen i regnskapet stemmer ikke med kontoutskriften, og du finner ikke ut hvorfor.
• MVA-meldingen viser et beløp du ikke kjenner igjen.
• Du forstår ikke balansen, for eksempel hva som ligger under gjeld eller egenkapital.
• Du har et AS og har tatt ut penger på andre måter enn lønn og utbytte.
• Det er første gang du skal lage årsregnskap eller skattemelding for næringsdrivende.

En gjennomgang én gang i året kan fange feil i oppsettet før de gjentar seg.

Kort oppsummert

• Du kan bruke regnskapsprogram uten regnskapsfører; godkjenningskravet gjelder bare den som fører regnskap for andre.
• Programmet tar det mekaniske, men vurderingene av privat eller bedrift, avskrivninger og MVA-fradrag er dine.
• Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år, også etter at du har sagt opp programmet.
• Sikkerhetskopi og eventuell lagring i utlandet har egne krav i bokføringsforskriften.