Hvilket regnskapsprogram bør jeg velge hvis jeg skal ha regnskapsfører?

Regnskapsprogram med regnskapsfører: velg et hun kan godt

De fleste regnskapsbyråer jobber i noen få programmer og har rutiner, maler og automatikk satt opp der. Velger du et program de sjelden bruker, tar arbeidet lengre tid, og det kan gi høyere pris eller flere feil. Spør derfor regnskapsføreren hvilke programmer hun foretrekker, før du bestemmer deg. Har du allerede et program, spør om hun jobber i det, og hvor mange kunder hun har der.

Skal du velge både regnskapsfører og program, er det ofte lurt å velge regnskapsføreren først og programmet etterpå. Må du bytte program, er årsskiftet ofte det enkleste tidspunktet. Da slipper dere å ha halve regnskapsåret i ett system og resten i et annet, og åpningsbalansen i det nye programmet blir lik den avsluttede balansen i det gamle.

Et skybasert program gjør det enkelt å dele arbeidet. Du tar bilder av kvitteringer og sender fakturaer, og regnskapsføreren bokfører og avstemmer i det samme systemet. Du kan se resultat, saldo og ubetalte fakturaer uten å måtte spørre.

La bedriften eie lisensen

Regnskapet er bedriftens, og det er bedriften som har plikt til å oppbevare regnskapsmaterialet (bokføringsloven § 13). Bokførte opplysninger skal også være elektronisk tilgjengelige i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (§ 13 b). Reglene finner du i bokføringsloven.

Står lisensen i regnskapsbyråets navn, er det byrået som har kontrollen over dataene. Bytter du regnskapsfører, må du da be om eksport og kanskje betale for overføringen. En programlisens kan heller ikke uten videre overføres til deg uten samtykke fra den som eier rettighetene til programmet. Står lisensen i bedriftens navn, gir du bare den nye regnskapsføreren tilgang og fjerner den gamle. Les mer om bytte av regnskapsfører.

Avklar også i oppdragsavtalen hvem som betaler lisensen, og hvem som skal ha tilgang til hva. Gi gjerne regnskapsføreren en egen brukerkonto i stedet for å dele ditt eget passord. Da kan tilgangen fjernes uten at du må endre noe for deg selv.

Krav til programmet nå og de neste årene

Noen krav følger av regelverket, og flere kommer de neste årene:

• Standardformat: Bokførte opplysninger skal kunne hentes ut i et standardisert format som Skattedirektoratet har fastsatt, kalt SAF-T (bokføringsforskriften § 7-8). I dag er bedrifter med under 5 millioner kroner i omsetning unntatt fra kravet om elektronisk tilgjengelighet. Ifølge Skatteetaten faller dette unntaket bort 1. januar 2027.
• E-faktura: Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige sende elektronisk faktura når de selger til andre bokføringspliktige. Fram til 2030 gjelder det i praksis bare når kjøperen kan ta imot e-faktura. Fra 1. januar 2030 gjelder også plikten til å ta imot e-faktura. En PDF på e-post regnes ikke som e-faktura.
• Elektronisk bokføring: Fra 1. januar 2030 skal bokføringen skje i et elektronisk regnskapssystem. Bedrifter med omsetning på høyst 50 000 kroner i et kalenderår kan være unntatt.
• Lagring i utlandet: Elektronisk regnskapsmateriale kan lagres i et annet EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Da skal skattekontoret få skriftlig beskjed om hva som lagres hvor, og hvordan myndighetene kan få tilgang (bokføringsforskriften § 7-5). Spør leverandøren hvor dataene ligger.

Moduler du trenger: lønn, bank og kasse

Hva programmet må kunne, avhenger av driften din:

• Bankkobling, slik at banktransaksjonene hentes automatisk og kan avstemmes.
• Lønnsmodul som lager a-melding, hvis du har ansatte.
• App for kvitteringer, reiseregninger og utlegg.
• Fakturering med e-faktura og purring.
• Prosjekt og timer, hvis du selger tid. Den som tar betalt etter medgått tid, skal dokumentere timene per dag for hver eier og ansatt (bokføringsforskriften § 5-14).
• Kobling til kassasystemet, hvis du har kontantsalg. Kassasystemet må ha produkterklæring (§ 5-3-3). Se krav til kassasystem.
• Lager, hvis du selger varer.

Spør regnskapsføreren hvilke tilleggsmoduler hun faktisk bruker for kunder som deg. Moduler ingen bruker, er bortkastede penger.

Kort oppsummert

• Når du velger regnskapsprogram med regnskapsfører, velg et program regnskapsføreren kjenner godt.
• La bedriften eie lisensen, så du har kontroll over regnskapet hvis du bytter regnskapsfører.
• Programmet bør kunne sende og ta imot e-faktura. Plikten til å sende e-faktura til andre bedrifter gjelder fra 1. januar 2027, og plikten til å ta imot fra 1. januar 2030.
• Fra 2030 skal bokføringen skje i et elektronisk regnskapssystem, med unntak for svært små bedrifter.
• Ta bare med modulene du trenger, for eksempel lønn, kasse, prosjekt eller lager.