Styrets rutine for ubetalte felleskostnader
Styret bør ha en skriftlig rutine for ubetalte felleskostnader, slik at alle behandles likt og legalpantet ikke går tapt. Loven fastsetter bare noen få frister: minst 14 dager i inkassovarselet og i betalingsoppfordringen, og to år før panteretten faller bort uten begjæring om tvangsdekning. Advarsel og pålegg om salg er siste trinn, med minst tre måneders frist i borettslag og seks måneder i sameie. Resten av rutinen er styrets eget valg.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Skriv rutinen ned og få den vedtatt av styret
Loven har ingen fast mal for hvordan styret skal følge opp ubetalte felleskostnader. Den gir styret verktøyene, men ikke rekkefølgen. En skriftlig rutine gjør at de samme trinnene brukes overfor alle, uansett hvem som skylder. Den gjør også at et nytt styre eller en ny forretningsfører kan ta over uten å starte på nytt.
Rutinen bør settes opp med dato eller antall dager for hvert trinn, og med navn på hvem som har ansvar. Vedta den i et styremøte og ta den inn i protokollen. Forretningsføreren som sender brevene, bør følge samme rutine.
Trinn for trinn fra forfall til inkasso
En rutine som holder seg innenfor loven, kan se slik ut:
- Dag 1 etter forfall: kontroller at innbetalingen ikke er registrert på feil konto, og send eventuelt en vennlig påminnelse.
- Dag 10 til 15: send purring, med forsinkelsesrente og eventuelt purregebyr som loven tillater, og med nytt forfall.
- Når purringen er ubetalt: send inkassovarsel etter inkassoloven § 9, med betalingsfrist på minst 14 dager fra varselet ble sendt.
- Når fristen er ute: la inkassatoren sende betalingsoppfordring etter § 10, igjen med minst 14 dagers frist.
- Deretter rettslig inndriving, for eksempel forliksklage eller begjæring om utlegg, hvis kravet ikke er bestridt og ikke betalt.
Datoene over er et forslag. Loven fastsetter bare de to fristene på minst 14 dager. Det er ingen lovfestet frist for når purringen skal sendes.
Hold øye med to-årsfristen for legalpantet
Samtidig må styret passe på tiden. Panteretten i andelen etter borettslagsloven § 5-20, og i seksjonen etter eierseksjonsloven § 31, faller bort hvis det ikke kommer en begjæring om tvangsdekning til namsmyndighetene senest to år etter at kravet skulle vært betalt. Fristen løper fra forfallet av hvert enkelt krav.
Skriv derfor inn i rutinen at en sak som har stått ubetalt i ni til tolv måneder, tas opp i styret. Styret avgjør da om det skal begjæres tvangsdekning for å sikre pantet, om det er inngått en avtale, eller om saken skal følges videre mot advarsel og pålegg om salg. Panteretten omfatter også krav som skulle vært betalt etter at begjæringen kom inn, så senere måneder kan tas med uten ny begjæring.
Advarsel og pålegg om salg som siste trinn
Ved vesentlig mislighold kan laget eller sameiet bruke de tyngste virkemidlene, men bare etter skriftlig advarsel. Advarselen skal opplyse at vesentlig mislighold gir rett til å kreve boligen solgt, jf. borettslagsloven § 5-22 og eierseksjonsloven § 38.
Pålegget om salg skal også være skriftlig og opplyse om at boligen kan tvangsselges hvis pålegget ikke følges innen fristen. Fristen skal ikke settes kortere enn tre måneder i borettslag og seks måneder i sameie, regnet fra pålegget er mottatt. Rutinen bør si hvem som beslutter å sende advarsel, og at det alltid skjer i styremøte.
Loven sier ikke hva som er «vesentlig» mislighold. Styret bør derfor vurdere beløpets størrelse, hvor lenge det har stått ubetalt og om skyldneren har gjort noe for å rydde opp, og skrive begrunnelsen i protokollen.
Betalingsavtaler og unntak i rutinen
Rutinen bør si noe om hva som skjer hvis skyldneren tar kontakt. Styret kan avtale nedbetaling, men en avtale endrer ikke lovens frister for panteretten. Sett en grense for hvor lenge en avtale kan løpe, og ta inn i avtalen at hele restbeløpet forfaller ved ny uteblitt betaling. Se også hva som gjelder for foreldelse når det finnes en betalingsavtale.
Skyldneren kan ha innsigelser mot kravet. Kostnader ved inndriving kan ikke kreves for innsigelser det var rimelig grunn til å få vurdert, jf. inkassoloven § 17. Rutinen bør derfor kreve at innsigelser undersøkes før kravet sendes videre.
Sameiet Bjerkeli og seksjon 7
Styret i sameiet Bjerkeli har vedtatt en rutine. Seksjon 7 betaler ikke de 4 300 kronene som forfalt 1. februar. Forretningsføreren sender purring 12. februar, inkassovarsel 3. mars med frist 17. mars og betalingsoppfordring 25. mars med frist 8. april. Seksjonseieren svarer ikke, og betaler heller ikke de neste månedene.
I styremøtet 12. november står ti måneder ubetalt, til sammen 43 000 kroner. Rutinen sier at saker som har stått så lenge, skal opp i styret. Styret vedtar å sende begjæring om tvangsdekning til namsmyndigheten, slik at pantet er sikret lenge før to-årsfristen for februarbeløpet går ut 1. februar to år senere. Samtidig sender det en skriftlig advarsel om at vesentlig mislighold kan gi rett til å kreve seksjonen solgt.
I desember tar seksjonseieren kontakt og foreslår en avtale. Styret godtar den med en klausul om at hele restbeløpet forfaller ved ny uteblitt betaling. Seksjonseieren betaler som avtalt, og saken går ikke lenger enn til advarselen.
Kort oppsummert
- Styret bør ha en skriftlig rutine for ubetalte felleskostnader, vedtatt i styremøte, slik at alle behandles likt.
- De faste fristene i loven er inkassovarsel og betalingsoppfordring på minst 14 dager hver, og legalpantet faller bort etter to år uten begjæring om tvangsdekning.
- Advarsel og pålegg om salg er siste trinn, med skriftlig form og minst tre måneders frist i borettslag og seks i sameie.
- En betalingsavtale stopper ikke at pantefristen løper, så sett en grense for hvor lenge avtalen kan gå.
- Dokumenter vurderingene i protokollen, så rutinen kan etterprøves.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.