Kan styret nekte meg å se fakturaene borettslaget har betalt?

Hva loven og departementet sier om bilag

Borettslagsloven har ikke en egen bestemmelse som sier at en andelseier kan kreve å få se fakturaer og bilag. Det loven gir deg, er årsregnskap, eventuell årsmelding og revisjonsmelding senest åtte dager før ordinær generalforsamling (§ 7-4).

I tolkningsuttalelser om innsyn har Kommunal- og distriktsdepartementet gitt uttrykk for at andelseiere bør kunne kreve innsyn i bilag som har betydning for vurderingen av lagets økonomi. Det er en tolkning fra departementet og ikke lovtekst, og den binder ikke domstolene. Hvor grensen går i en konkret sak, er det til slutt retten som avgjør.

Hvilke bilag du har mest grunn til å be om

Jo tydeligere sammenhengen er mellom bilaget og lagets økonomi, desto lettere er det å få gehør. Fakturaer fra håndverkere på store vedlikeholdsprosjekter, avtaler med forretningsfører og leverandører og forsikringsoppgjør er typiske eksempler. Det samme gjelder postene som ser uvanlige ut i regnskapet.

Det er mindre naturlig å be om innsyn i bilag uten sammenheng med økonomien, som en enkeltpersons betalingshistorikk i lagets regnskap, eller lønns- og personalopplysninger. Det er vanlig å avgrense kravet til en periode, til bestemte prosjekter eller poster, og å si hva du vil bruke innsynet til. Da blir det vanskeligere for styret å avvise det som urimelig omfattende.

Hva styret kan holde tilbake

Styremedlemmer, forretningsfører og ansatte har etter § 13-1 plikt til å hindre at uvedkommende får tilgang til opplysninger om personlige forhold. Står det i et bilag noe om en andelseiers betalingsvansker, helse eller privatliv, kan styret sladde det. Plikten gjelder ikke når ingen rettmessig interesse tilsier hemmelighold.

Det betyr at styret kan avvise å dele bilag med slike opplysninger, men kan ikke nekte innsyn i en vanlig regning fra rørleggeren bare fordi taushetsplikten finnes. Skal innsyn avslås, bør styret kunne si hva som er grunnen. Ikke alle styrer er like nøye på dette.

Det du får uten å be om innsyn i enkeltbilag

Regnskapet viser inntekter og utgifter gruppert på poster, med noter som forklarer fellesgjeld, renter og avsetninger. Generalforsamlingsprotokollen skal holdes tilgjengelig for andelseierne (§ 7-9). Sammen gir disse dokumentene et bilde av om kostnadene henger sammen med det generalforsamlingen har vedtatt.

Mange spørsmål om bilag viser seg å kunne besvares uten fakturaen selv. Er postene uklare, kan forretningsføreren ofte forklare hva de dekker. Et skriftlig spørsmål om hva en bestemt post består av, er derfor et lavterskeltiltak som kan gjøre innsyn i enkeltbilag unødvendig.

Hvorfor innsyn i lagets økonomi er rimelig å kreve

Andelseierne betaler felleskostnadene og hefter økonomisk for lagets disposisjoner gjennom endringer i felleskostnader og eventuelle tilleggsinnskudd. Styret forvalter pengene på deres vegne. Det er en grunn til at departementet mener bilag som belyser økonomien, bør være tilgjengelige.

Samtidig må kravet ikke bli et verktøy for å trakassere styret. Et krav om alle bilag for fem år, eller et krav som gjentas hver uke, er lettere å avvise. Det forklarer hvorfor avgrensning og saklig formål er det viktigste du kan legge inn i forespørselen.

Når styret sier nei: de reelle virkemidlene

For det første kan du ta saken til generalforsamlingen. Generalforsamlingen har øverste myndighet i laget, og kan med flertall av de avgitte stemmene vedta at styret skal legge frem bestemte bilag eller opplysninger. Saken må være nevnt i innkallingen, så meld den inn innen fristen styret har varslet.

For det andre kan du foreslå gransking av forvaltningen eller regnskapene. Forslaget kan fremmes på ordinær generalforsamling eller på en som er innkalt med dette som sak. Får forslaget tilslutning fra minst en tiendedel av de oppmøtte andelseierne, kan hver andelseier innen en måned kreve at tingretten avgjør om granskingen skal gjennomføres (§ 7-14).

For det tredje har styremedlemmer og forretningsfører et erstatningsansvar hvis de forsettlig eller uaktsomt har påført laget tap (§ 12-1). Manglende innsyn er ikke i seg selv et slikt tap, men skjulte feil i økonomien kan bli det.

Kort oppsummert

• Loven sier ikke uttrykkelig at du kan kreve innsyn i fakturaer og bilag, men departementet mener at innsyn i bilag som har betydning for lagets økonomi bør kunne kreves.
• Styret kan sladde opplysninger om personlige forhold, men ikke nekte innsyn i vanlige regninger uten grunn.
• Avgrens kravet til periode, poster og formål, så er det lettere å få svar.
• Får du ikke innsyn i fakturaer og bilag i borettslaget, kan generalforsamlingen vedta innsyn, og gransking via tingretten er siste utvei.