Kan styret gi oppdrag til et firma der et styremedlem eier aksjer?

Når et styremedlem eier aksjer i firmaet som skal ha oppdraget i sameiet

Et sameie kjøper mange tjenester: maling, rørlegging, snømåking, vinduspuss, regnskap. Det er ikke uvanlig at et styremedlem eller noen i familien har en tilknytning til et firma som kan ta oppdraget. Da oppstår spørsmålet om styremedlemmet kan være med på å bestemme hvem som får jobben.

Svaret ligger i eierseksjonsloven § 59. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller en nærstående har en «fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse» i. Eier styremedlemmet en betydelig del av firmaet som skal få oppdraget, tjener medlemmet penger på at sameiet velger akkurat det firmaet. Det er en økonomisk særinteresse.

I borettslag er regelen i borettslagsloven § 8-14, og den bruker ordene «klar personleg eller økonomisk særinteresse». Det praktiske resultatet er det samme.

Hvor stor må interessen være?

Loven setter ingen grense i prosent. Ordene «fremtredende» og «klar» betyr at en liten, tilfeldig tilknytning ikke er nok, men at en tydelig tilknytning er det. Det som taler for inhabilitet, er blant annet:

• styremedlemmet eier en stor andel av aksjene eller er hovedeier
• styremedlemmet er daglig leder, styreleder eller ansatt i firmaet
• oppdraget er stort i forhold til firmaets omsetning
• en nærstående, for eksempel ektefellen, står bak firmaet

Et par aksjer i et børsnotert selskap eller en liten andel i et fond gir normalt ikke en slik fremtredende interesse. Det er likevel en vurdering i hvert tilfelle, og tviler styret, er det tryggest å la medlemmet gå ut av saken.

Hva styret gjør når en slik sak kommer opp

Medlemmet bør si ifra om tilknytningen før saken tas opp, ikke først etter at tilbudene er åpnet. Styret kan deretter behandle saken uten medlemmet, og protokollen bør vise at medlemmet var inhabilt og ikke deltok i behandlingen.

Det hjelper også å ha tilbud fra flere firmaer. Når styret kan peke på at oppdraget gikk til det beste eller billigste tilbudet, er det lettere å forsvare valget overfor de andre seksjonseierne.

Valget kan også bryte et annet forbud

Selv om det inhabile medlemmet står utenfor, har styret en egen grense i eierseksjonsloven § 58. Styret kan ikke ta beslutninger eller handle på en måte som er egnet til å gi noen seksjonseiere eller utenforstående en urimelig fordel på andre seksjonseieres bekostning. Betaler sameiet klart mer enn nødvendig til et firma styremedlemmet har eierinteresser i, kan det rammes av denne regelen, uavhengig av om habilitetsreglene ble fulgt.

Beslutninger som kan tas med vanlig flertall på årsmøtet, kan også tas av styret, hvis ikke annet følger av lov, vedtekter eller årsmøtet. Større tiltak med et høyere flertallskrav må opp på årsmøtet. Der er det årsmøtet, ikke styret, som velger.

Hvis et inhabilt medlem deltok likevel

Loven sier ikke uttrykkelig hva som skjer med vedtaket. Det kan bli aktuelt å vurdere om vedtaket skal settes til side hvis en seksjonseier går til sak. Da kan det ha betydning om medlemmet faktisk påvirket utfallet.

I praksis er det best om saken aldri kommer så langt. Styret kan be seksjonseierne om å melde fra om tilknytninger, og det kan være et fast punkt på styremøtene å spørre om noen har interesser i sakene som skal behandles.

Forretningsføreren har sin egen regel

Hvis sameiet har forretningsfører, gjelder en tilsvarende regel for vedkommende. Forretningsføreren kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som forretningsføreren selv eller en nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i (§ 63). Det kan for eksempel gjelde om forretningsførerens eget firma eller et selskap i samme konsern skal levere en tjeneste til sameiet.

Les også hva er habilitet og inhabilitet i styret for de generelle reglene.

Kort oppsummert

• Eier et styremedlem en stor del av firmaet som skal få oppdraget, har medlemmet en fremtredende økonomisk særinteresse.
• Medlemmet er da inhabilt etter eierseksjonsloven § 59 (borettslagsloven § 8-14) og skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen.
• Loven gir ingen prosentgrense, så tilknytningen må vurderes konkret. Er du i tvil, bør medlemmet gå ut av saken.
• Selv med et habilt styre kan et dyrt oppdrag til et nært firma bryte forbudet mot urimelig fordel i § 58.
• Tilbud fra flere firmaer og en tydelig protokoll gjør det lettere å forsvare valget overfor de andre seksjonseierne.