Styremedlemmet eier leverandøren: habilitet i praksis ved innkjøp

Usman satt på begge sider av bordet

Usman satt i styret i et lite byggefirma, samtidig som han eide et selskap som solgte materialer. Da byggefirmaet trengte en ny leverandør av isolasjon, foreslo daglig leder Usmans eget selskap, rett og slett fordi prisene var konkurransedyktige og leveringstiden kort. Usman selv var ikke sikker på om han i det hele tatt kunne delta i den diskusjonen, langt mindre stemme for å velge sitt eget selskap som leverandør. Han visste at eierskapet hans var kjent for de andre i styret, men han hadde aldri tenkt gjennom hva det egentlig krevde av ham den dagen saken faktisk kom opp.

Nærstående transaksjoner krever mer enn god pris

Aksjeloven § 3-8 stiller krav om at avtaler mellom selskapet og blant annet et styremedlem, eller et selskap styremedlemmet kontrollerer, over en viss størrelse skal godkjennes av generalforsamlingen for å være gyldige. Poenget er ikke at avtalen nødvendigvis er dårlig for selskapet. Isolasjonen kunne vært både billigst og best i markedet. Poenget er at når et styremedlem sitter på begge sider av forhandlingsbordet, kan ikke selskapet stole på at prisen og vilkårene er forhandlet fram like hardt som om leverandøren var en fullstendig fremmed part. Nettopp derfor er det ikke nok at Usman selv mener prisen var riktig. Det er de andre, upåvirkede styremedlemmene og i visse tilfeller generalforsamlingen som skal bekrefte det.

Slik protokollføres habiliteten riktig

Det praktiske grepet i Usmans sak var enkelt, men det måtte gjøres riktig. Da saken om isolasjonsleverandør kom opp, meldte Usman fra om eierskapet sitt før noen diskusjon startet, og forlot møtet mens de andre styremedlemmene diskuterte og besluttet. Dette ble protokollført konkret: at Usman opplyste om sin interesse, at han fratrådte behandlingen av akkurat dette punktet, og at de gjenværende styremedlemmene fattet beslutningen alene. En slik protokoll er selskapets beste bevis i etterkant på at habilitetsreglene faktisk ble fulgt, ikke bare at noen husker at «det nok ble sagt noe om det» i møtet.

Hva som skjer hvis regelen brytes

Blir en avtale inngått uten at habiliteten er håndtert, og uten at generalforsamlingen har godkjent den der det kreves, kan avtalen i utgangspunktet bli ugyldig mellom selskapet og styremedlemmets selskap. I tillegg risikerer styremedlemmet selv å bli personlig erstatningsansvarlig overfor selskapet dersom transaksjonen har påført det et tap, for eksempel fordi prisen viste seg å ligge over det som var markedsmessig riktig. Dette gjelder selv om styremedlemmet i utgangspunktet trodde avtalen var god for begge parter. God tro fritar ikke for kravet om at prosedyren faktisk følges, og de andre styremedlemmene kan heller ikke reparere feilen i etterkant bare ved å si seg enige i at avtalen egentlig var grei.

Hvordan Usmans styre løste det videre

Etter den første saken innførte styret en fast rutine: ved hver ny avtale spør styreleder rett ut om noen av de tilstedeværende har egne eller nærstående interesser i motparten, før realitetsbehandlingen starter. Dette tar under et minutt, men det fjerner all tvil i etterkant om hvorvidt spørsmålet faktisk ble stilt. For selskaper som handler jevnlig med leverandører der styremedlemmer eller deres familie har eierinteresser, er en slik fast rutine langt tryggere enn å stole på at alle husker å si ifra selv. En leverandøravtale-mal med et eget punkt for å bekrefte at habilitet er vurdert, kan bygges inn i selskapets faste innkjøpsrutiner for nettopp denne typen situasjon.

Hva en juridisk sjekk av avtalen faktisk koster

For de fleste innkjøpsavtaler er den beste bruken av advokattid å få vurdert på forhånd om en konkret avtale krever generalforsamlingsgodkjenning, ikke å rydde opp etterpå. En forhåndsvurdering av denne typen koster normalt lite sammenlignet med risikoen ved at avtalen senere blir kjent ugyldig eller at styremedlemmet møtes med et personlig erstatningskrav. Har en avtale allerede blitt inngått uten at habiliteten ble håndtert riktig, er det verdt å få en advokat til å vurdere om den fortsatt kan reddes gjennom etterfølgende godkjenning i generalforsamlingen, før partene legger ned mer arbeid i et samarbeid som juridisk sett kan vise seg å stå på løs grunn. Se også den generelle gjennomgangen av habilitet og inhabilitet i styret.

Kort oppsummert

• Aksjeloven § 3-8 krever at større avtaler mellom selskapet og et styremedlem, eller et selskap medlemmet kontrollerer, godkjennes av generalforsamlingen.
• Har du en interessekonflikt som habilitet styremedlem leverandør, meld fra om interessen din før saken behandles, og fratre normalt behandlingen.
• Protokollfør at interessen ble meldt, at medlemmet fratrådte, og at resten av styret fattet beslutningen alene.
• Brytes reglene, kan avtalen bli ugyldig, og styremedlemmet kan bli personlig erstatningsansvarlig for selskapets tap.
• En fast rutine der styreleder spør om interessekonflikt før hver avtale, fjerner tvil om habiliteten faktisk ble vurdert.