Slik skriver du en skriftlig advarsel til en ansatt
En skriftlig advarsel bør beskrive konkret hva den ansatte har gjort, hvilken regel eller avtale det strider mot, hva du forventer fremover og hva som kan skje ved gjentakelse. Arbeidsmiljøloven krever ikke advarsel før en oppsigelse, men en klar advarsel kan bli viktig dokumentasjon hvis saken senere ender i en oppsigelse. Gi den ansatte mulighet til å forklare seg før du skriver brevet, og hold deg til fakta du kan vise.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva en skriftlig advarsel er, og hva loven sier om den
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneOrdet advarsel finnes ikke som egen regel i arbeidsmiljøloven. Det er ingen formelle krav til hvordan den skrives, og loven forbyr ingen å gi den. Advarselen er et arbeidsgiverbrev som sier at noe som har skjedd, ikke er akseptabelt, og at du forventer at det rettes.
Den får betydning når forholdet går videre. En oppsigelse må være saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold (§ 15-7). Når oppsigelsen bygger på den ansattes forhold, ser man etter hva arbeidsgiver har gjort for å rette opp forholdet. En tidligere advarsel viser at den ansatte fikk vite hva som var galt, og hva som ble forventet. Et skriftlig brev er enklere å dokumentere enn en samtale i gangen.
Advarselen er likevel ingen garanti. En oppsigelse er ikke saklig fordi det ligger en advarsel i bunnen, og den er ikke usaklig fordi advarsel mangler. Ved et grovt pliktbrudd kan arbeidsgiver gå direkte til avskjed (§ 15-14), uten at advarsel kommer først.
Slik skriver du en skriftlig advarsel til en ansatt
Ta samtalen først. Før du skriver brevet, bør den ansatte ha fått sagt hva hun mener om saken. Loven krever ikke dette for en advarsel, men en advarsel som bygger på bare din versjon, er lettere å angripe. Skriv så brevet i tillegg til samtalen, ikke i stedet for den.
Hold brevet til disse punktene:
- hvem som skriver til hvem, dato og hva brevet er (en skriftlig advarsel)
- hva som har skjedd, med dato, sted og hva du selv har sett eller blitt fortalt
- hvilken regel, avtale eller rutine dette strider mot, med henvisning til arbeidsavtale, personalhåndbok eller instruks
- hva den ansatte har sagt i samtalen, slik du forstod det
- hva du forventer fremover, med en konkret oppførsel eller frist
- at gjentakelse eller manglende bedring kan få konsekvenser for arbeidsforholdet, uten at du lover eller truer med bestemte tiltak
- når dere skal følge opp saken, med dato
Be den ansatte kvittere for å ha mottatt brevet. Kvitteringen betyr at hun har lest det, ikke at hun er enig. Gi henne rett til å legge ved egne kommentarer. Er du bundet av tariffavtale, bør du sjekke om avtalen setter krav til prosessen.
Tonen og ordene som gjør advarselen svak
Skriv om det som har skjedd, ikke om hvordan personen er. «Du kom for sent 5., 7. og 12. mars» gjør det mulig å svare og å følge opp. «Du har dårlig holdning» gjør det ikke. Unngå generelle utsagn, ironi og sammenligninger med kolleger.
Truer du med oppsigelse eller avskjed, må du kunne stå inne for det. Skriv at gjentakelse kan få konsekvenser for arbeidsforholdet, men ikke at det vil føre til avskjed med mindre forholdet er så alvorlig at avskjed er aktuelt.
Hva som kan gjøre en advarsel verdiløs
- Den gjelder noe som skjedde for lenge siden. Advarsler mister vekt over tid, særlig hvis du lot saken ligge. Se spørsmålet om gammel hendelse og gamle advarsler som brukes senere.
- Den kommer rett etter at den ansatte har varslet om kritikkverdige forhold. Gjengjeldelse mot varsling er forbudt (§ 2 A-4), og en advarsel kan lett leses slik. Les mer i artikkelen om advarsel etter varsel om arbeidsmiljø.
- Andre som gjorde det samme, fikk ingen reaksjon.
- Brevet beskriver hendelsen uriktig, eller den ansatte aldri fikk sagt noe.
- Du bruker advarselen som et ledd i en pågående prosess for å kvitte deg med noen, uten å følge den opp.
Gunnar og Mathias på byggeplassen
Gunnar driver et lite tømrerfirma. Mathias har kommet for sent seks ganger de siste åtte ukene, tre av dem så sent at laget ikke kunne starte. Gunnar tar en samtale på kontoret. Mathias forklarer at han har hatt problemer med transport etter at bilen sto på verksted, og at han skal ordne en annen løsning.
Samme dag skriver Gunnar en advarsel. Den lister opp datoene, viser til arbeidsavtalen og oppmøtetidene på 07.00, og skriver at Mathias selv oppga transportproblemer i samtalen. Gunnar forventer oppmøte til avtalt tid fra mandag, og skriver at fortsatte forsinkelser kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. De avtaler et oppfølgingsmøte etter fire uker. Mathias signerer på at han har mottatt brevet og legger ved en kort kommentar om at han ser alvoret.
Etter fire uker har Mathias møtt presis hver dag. Gunnar noterer det i et kort referat og legger det ved advarselen. Saken er avsluttet, og brevet ligger i personalmappen. Skulle forsinkelsene kommet tilbake, har Gunnar dokumentasjon som viser at Mathias fikk vite hva som var galt, og at han fikk en reell sjanse til å rette det.
Kort oppsummert
- En advarsel er ikke et lovpålagt skritt før oppsigelse, men den kan vise at den ansatte visste hva som var galt.
- Når du skal skrive en skriftlig advarsel til en ansatt, ta samtalen først og beskriv hendelsen konkret, med dato.
- Vis til regelen eller avtalen som er brutt, si hva du forventer, og sett en dato for oppfølging.
- Hold tonen saklig, og skriv at gjentakelse kan få konsekvenser uten å love eller true med noe bestemt.
- Gamle saker, ulik behandling av ansatte og advarsler rett etter varsling svekker brevet.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.