Tre år gammel advarsel brukt som grunnlag for oppsigelse
En gammel advarsel kan i prinsippet trekkes fram igjen, men jo eldre den er, desto mindre skal den veie, særlig hvis det ikke har skjedd noe lignende i mellomtiden. En advarsel skal vise at du fikk en reell mulighet til å endre atferd, og hvis du har rettet deg etter den i tre år uten nye anmerkninger, har den i praksis utspilt sin rolle. Du kan skriftlig kreve at arbeidsgiver vurderer å fjerne utdaterte advarsler fra personalmappen din, og det er en helt vanlig og saklig anmodning å komme med.
Gammel advarsel: Sigmund trodde saken var lagt død for lenge siden
Sigmund fikk en skriftlig advarsel for tre år siden fordi han hadde kommet for sent til jobb fire ganger på to måneder, i en periode der henting i barnehagen stadig kolliderte med skiftplanen hans. Han rettet seg etter advarselen, og har siden ikke hatt en eneste anmerkning. Da han nylig ble innkalt til et møte om samarbeidsproblemer i avdelingen, ble den gamle advarselen om forsentkomming lest opp som en del av «mønsteret» arbeidsgiver mente å se.
Sigmund reagerte med at det var tre år siden, det handlet om noe helt annet, og at han trodde saken var lagt død for lengst. Han har rett i at den veier langt mindre enn arbeidsgiver later til å tro, men han tar feil hvis han tror den er automatisk ugyldig eller usynlig i systemet.
Hvorfor tidsavstand svekker en advarsel
En advarsel skal gjøre én ting klart: dette må rettes opp, ellers får det konsekvenser senere. Når du har brukt tre år på nettopp det, uten en eneste ny anmerkning, har advarselen i praksis oppfylt hensikten sin. Å hente den fram igjen som bevis i en helt ny og urelatert sak, som Sigmunds samarbeidsproblemer, gir liten mening: den sier ingenting om hvordan han fungerer i dag, bare om noe han rettet opp for lenge siden.
Det er en vesentlig forskjell mellom å bruke en gammel advarsel som ett av flere punkter i en lang, sammenhengende historie om gjentatte brudd på samme forhold, og å dra den fram som et argument i en sak om noe helt annet. Det første kan være relevant. Det andre svekker heller arbeidsgivers troverdighet enn Sigmunds.
Se for deg motsatt scenario: hadde Sigmund fått en ny advarsel for forsentkomming for tre måneder siden, ville den gamle advarselen fra tre år tilbake plutselig blitt langt mer relevant, fordi den da hadde vist et mønster som strekker seg over tid, ikke en enkelthendelse som ble rettet opp for lenge siden. Det er nettopp fraværet av gjentakelse som gjør at den gamle advarselen mister sin kraft i Sigmunds konkrete sak.
Finnes det en frist for hvor lenge en advarsel «gjelder»?
Det finnes ingen lovfestet frist for hvor lenge en advarsel kan brukes eller må slettes, på samme måte som det heller ikke finnes et fast antall advarsler som kreves før en oppsigelse er gyldig. Det som derimot er alminnelig praksis på mange arbeidsplasser, er at gamle og urelaterte advarsler ikke skal veie tungt i en ny sak, og at en arbeidstaker som spør, bør få et ærlig svar på hvorfor noe så gammelt trekkes fram igjen. Er svaret vagt eller unnvikende, er det et tegn på at advarselen brukes mer som stemningsskaper enn som reelt bevis.
Slik krever du en advarsel fjernet eller nedgradert
Send en kort, saklig henvendelse til nærmeste leder eller HR der du ber om at den gamle advarselen fjernes fra personalmappen din, eller i alle fall merkes som «utgått» eller «rettet opp», på samme måte som når du svarer skriftlig på en advarsel du er uenig i der og da. Vis til at forholdet ble rettet umiddelbart, og at det ikke har vært lignende hendelser siden. De fleste arbeidsgivere har ingen interesse av å beholde utdatert dokumentasjon som bare skaper støy, og en slik henvendelse blir sjelden avvist uten videre.
Kommer advarselen likevel opp igjen i en senere sak, som hos Sigmund, er det viktig å si tydelig fra i møtet: pek på tidsavstanden, at forholdet var noe helt annet enn det som nå diskuteres, og at du rettet deg umiddelbart den gangen. Be om at dette noteres i referatet.
Ha gjerne konkret dokumentasjon klar på hva som endret seg etter advarselen, for eksempel en oversikt over eget oppmøte de siste tre årene, eller en tilbakemelding fra nærmeste leder om at forholdet ble ansett som løst allerede den gangen. Slik dokumentasjon gjør det mye vanskeligere for arbeidsgiver å hevde at problemet fortsatt er aktuelt.
Når du bør ta kontakt med noen
Er den gamle advarselen i ferd med å bli brukt som en del av begrunnelsen for en faktisk oppsigelse, ikke bare nevnt i en samtale, bør du kontakte tillitsvalgt eller en arbeidsrettsadvokat raskt. Kommer oppsigelsen først, må kravet om forhandlingsmøte sendes skriftlig, jf. arbeidsmiljøloven § 17-3, og det må skje innen to uker. Vis der at grunnlaget for oppsigelsen i realiteten er tynnere enn arbeidsgiver framstiller det.
Kort oppsummert
- En gammel advarsel svekkes med tiden, særlig hvis du har rettet deg etter den uten nye anmerkninger.
- Det finnes ingen lovfestet frist for hvor lenge en advarsel «gjelder», men lang tid uten gjentakelse taler mot at den skal veie tungt.
- Du kan skriftlig be om at utdaterte advarsler fjernes eller merkes som avsluttet i personalmappen.
- Blir en gammel advarsel brukt i en ny, urelatert sak, pek tydelig på tidsavstanden i forhandlingsmøtet.
- Krav om forhandlingsmøte etter en eventuell oppsigelse må sendes skriftlig innen to uker.