Krav om forhandlingsmøte – slik skriver du et som holder

Ove satt med et blankt ark og tre dager igjen av fristen

Ove jobbet som lagermedarbeider i en byggevarekjede da han fikk oppsigelsen, begrunnet med «endrede behov i driften» uten noen nærmere forklaring. Han visste at han hadde rett til å kreve forhandlingsmøte etter § 17-3, men ante ikke hvordan et slikt brev egentlig skulle se ut, og googlet seg fram til maler som enten var altfor formelle eller altfor tynne. Løsningen viste seg å være enklere enn han fryktet: brevet trengte ikke være langt, det trengte bare å si de riktige tingene.

Malen: de fire elementene et krav om forhandlingsmøte faktisk trenger

Et krav om forhandlingsmøte trenger for det første en klar identifikasjon: hvilken oppsigelse gjelder dette, og når mottok du den. For det andre en tydelig setning om at du bestrider grunnlaget arbeidsgiveren har oppgitt, uten at du nødvendigvis trenger å gå i detalj om hvorfor allerede i dette brevet. For det tredje selve anmodningen: at du krever forhandlingsmøte etter arbeidsmiljøloven, med en henvisning til fristen loven setter for når møtet skal holdes. For det fjerde en reservasjon om at flere krav, både om ugyldighet og erstatning, kan komme i tillegg når saken er bedre klarlagt.

Ove skrev det slik: han oppga datoen han mottok oppsigelsen, skrev at han ikke var enig i at «endrede behov» faktisk beskrev situasjonen slik den var, ba om forhandlingsmøte, og la til at han forbeholdt seg retten til å komme tilbake med konkrete krav etter møtet. Fire korte avsnitt, ikke mer. Jo mindre rom for tolkning brevet gir, desto vanskeligere blir det for arbeidsgiveren å i etterkant hevde at kravet var uklart eller kom for sent.

Hvem brevet faktisk skal sendes til

Send kravet til den som har fullmakt til å representere arbeidsgiveren i saken, som regel daglig leder, personalsjefen eller den som signerte oppsigelsen, ikke bare til nærmeste leder dersom vedkommende ikke har noen formell rolle i prosessen videre. I en liten bedrift uten egen personalavdeling holder det ofte å sende brevet direkte til daglig leder eller styreleder. I en større virksomhet bør du sjekke om det finnes en HR-avdeling som skal ha kopi, siden brev som blir liggende hos feil person, lett blir liggende ubehandlet i en fase der klokken uansett tikker mot fristen.

Ove sendte sitt brev både til nærmeste leder og til personalavdelingen sentralt, nettopp for å unngå at det ble noens ansvar å videresende det til rette vedkommende. Det viste seg å være et lurt grep, siden nærmeste leder var ute i to uker rett etter at oppsigelsen ble gitt.

Sørg for bevis på at brevet faktisk kom fram

Et krav som aldri kan dokumenteres mottatt, er verdt lite dersom arbeidsgiveren senere hevder at det aldri kom fram. Send brevet rekommandert, eller per e-post med en uttrykkelig bekreftelse tilbake om at det er mottatt, ikke bare en automatisk leveringskvittering fra e-postsystemet. Er du usikker på om e-posten faktisk er lest, følg opp med en kort telefon eller SMS dagen etter, der du ber om en skriftlig bekreftelse. Denne dokumentasjonen blir viktig i etterkant, fordi hele fristsystemet i loven bygger på nøyaktig når kravet kom fram, ikke når du sendte det.

Send gjerne kravet med kopi til din egen private e-postadresse i samme øyeblikk, slik at du selv sitter med et tidsstemplet bevis på når brevet ble sendt, uavhengig av hva som skjer med den opprinnelige meldingen hos arbeidsgiveren. Leverer du brevet fysisk, be om at noen kvitterer med dato og underskrift på en kopi du selv beholder, i stedet for å stole på et muntlig «ja, jeg har mottatt det» i døråpningen.

Hva du ikke trenger å ha med ennå

Et vanlig feilgrep er å prøve å skrive hele saken sin inn i dette ene brevet, med lange resonnementer om hvorfor oppsigelsen er urettferdig og alt som har skjedd de siste årene. Det trenger du ikke. Forhandlingsmøtet er stedet der argumentene dine faktisk skal legges fram og diskuteres, og et krav proppet fullt av detaljer risikerer bare å gi arbeidsgiveren for mye tid til å forberede motargumenter før dere i det hele tatt har møttes. Hold kravet kort og formelt riktig, og spar det materielle innholdet til møtet, eventuelt med bistand fra tjenesten for å vurdere om oppsigelsen er saklig mens du forbereder deg. Har du samtidig fått protokollen fra et tidligere møte du er usikker på, se gjennom hva du bør og ikke bør signere der før du går videre.

Kort oppsummert

• En mal for krav om forhandlingsmøte trenger fire elementer: dato på oppsigelsen, at du bestrider grunnlaget, selve anmodningen om møte, og et forbehold om videre krav.
• Send brevet til den som faktisk har fullmakt til å representere arbeidsgiveren, ikke bare til nærmeste leder.
• Bruk rekommandert post eller en uttrykkelig skriftlig bekreftelse, ikke en automatisk leveringskvittering, som bevis for at brevet kom fram.
• Hold brevet kort og formelt, og spar de materielle argumentene til selve forhandlingsmøtet.