Hva skjer med regnskapet mitt når regnskapsføreren legger ned eller går konkurs?

Finn bostyreren når regnskapsføreren går konkurs

Ofte merker du det først ved at ingen svarer, eller at det kommer et brev fra en bostyrer. Når retten åpner konkurs, blir det registrert i Konkursregisteret i Brønnøysundregistrene (konkursloven § 79). Søk opp byråets organisasjonsnummer der. Kunngjøringen om konkursen viser hvem som er oppnevnt som bostyrer, og hvordan du når vedkommende.

Sjekk også Regnskapsførerregisteret hos Finanstilsynet. Et regnskapsselskap som ikke lenger er i stand til å oppfylle forpliktelsene sine når de forfaller, oppfyller ikke vilkårene for godkjenning (regnskapsførerloven § 2-2), og Finanstilsynet kan kalle godkjenningen tilbake (§ 6-2).

Regnskapet ditt er ikke byråets eiendel

Bilagene, de bokførte opplysningene og årsregnskapene dine tilhører selskapet ditt, ikke byrået. Bransjestandarden for god regnskapsføringsskikk sier at oppdragsgiverens regnskapsmateriale og regnskapsdata skal utleveres snarest mulig når et oppdrag opphører. Det gjelder også når byrået er konkurs.

I et konkursbo er det bostyreren som skal finne ut hva som hører til boet, og som undersøker og om nødvendig bestrider krav om å få utlevert verdier som finnes der (konkursloven § 85). Skriv derfor til bostyreren og oppgi:

• selskapets navn og organisasjonsnummer
• at byrået førte regnskapet ditt, og fra når
• hva du krever utlevert, som bilag, en eksport av regnskapsdataene i standardisert form (SAF-T-fil), lønnsgrunnlag og tidligere årsregnskap
• hvor materialet ligger: på papir, i et regnskapsprogram eller i en skylagring
• hvem som er din nye regnskapsfører, og at han eller hun kan hente det

Det som haster mest, er data som ligger på byråets egne lisenser og systemer. Står regnskapsprogrammet i byråets navn, kan tilgangen forsvinne når abonnementene sies opp. Be bostyreren sørge for eksport før det skjer. Står lisensen i selskapets navn, har du allerede tilgang og kan gi den nye regnskapsføreren adgang selv.

Skylder du byrået honorar, er det nå en fordring som tilhører boet. Bostyreren skal kreve inn boets utestående fordringer, så du må regne med å få fakturaen fra boet.

Penger, fullmakter og krav mot boet

Har byrået hatt fullmakt til å betale fra selskapets bankkonto, ber du banken stenge den samme dag. Fjern også tilganger byråets ansatte har hatt i nettbanken eller i Altinn.

Noen byråer oppbevarer kundenes penger på en klientkonto. Regnskapsførerloven § 1-1 omtaler dem som oppdragsgivers midler, altså dine. Gi bostyreren beskjed straks og krev dem utbetalt. Penger som har stått på en egen klientkonto, atskilt fra byråets egne midler, er langt bedre beskyttet enn penger som er blandet med byråets.

Har du et annet krav mot byrået, for eksempel erstatning for en feil, melder du det i boet som en vanlig fordring. Hvordan du gjør det, står i melde krav i konkursbo. Slike krav får ofte bare delvis dekning, eller ingen.

Når regnskapsføreren legger ned uten konkurs

Et byrå kan også avvikle frivillig, eller en statsautorisert regnskapsfører med eget foretak kan slutte. Da er det ingen bostyrer, men plikten til å utlevere materialet snarest mulig gjelder fortsatt. Kontakt den som står som daglig leder eller styreleder i Enhetsregisteret, og send den samme listen som over.

Regnskapsføreren har også en egen plikt til å ta vare på dokumentasjonen av oppdraget i fem år (regnskapsførerloven § 5-3). Den dokumentasjonen er byråets, men den kan bli viktig om det senere oppstår spørsmål om hva som ble gjort.

Fristene løper som før

Overfor myndighetene er det selskapet ditt som har ansvaret for regnskapet og meldingene, også når byrået forsvinner. A-meldingen, mva-meldingen og skattemeldingen har de samme fristene, og selskapet har plikt til å oppbevare regnskapsmaterialet i hele oppbevaringstiden. Se hvor lenge regnskapet skal oppbevares.

Få derfor en ny regnskapsfører på plass raskt. Normalt skal den nye spørre den forrige om det finnes forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas (regnskapsførerloven § 5-1). Loven åpner for at plikten kan fravikes når det er i tråd med god regnskapsføringsskikk. Fortell den nye regnskapsføreren med en gang at det gamle byrået er konkurs, så det kan tas med i vurderingen.

Kort oppsummert

• Når regnskapsføreren går konkurs, er regnskapsmaterialet og dataene dine fortsatt dine, og du krever dem utlevert fra bostyreren.
• Sørg for eksport av data som ligger på byråets lisenser før tilgangen forsvinner.
• Steng byråets fullmakter i banken, og krev penger på klientkonto utbetalt.
• Andre krav mot byrået meldes i boet og får ofte dårlig dekning.
• Selskapet har fortsatt ansvaret for fristene, så få en ny regnskapsfører raskt.