Sjekkliste for foreningens sommerfest
Til foreningens sommerfest trenger styret en sjekkliste med seks punkter: sted og eier, melding til politiet, alkohol, musikk, lotteri og mat. En fest bare for medlemmene er mye enklere enn en åpen fest. Lotteri kan holdes uten tillatelse når omsetningen er inntil 200 000 kroner per år og overskuddet går til ikke-fortjenestebaserte formål.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Her er sjekklisten, i den rekkefølgen de fleste styrer har nytte av. Ta den på et styremøte i god tid, ikke uken før.
Sjekk 1: sted og eier
Avtal med eieren av stedet, enten det er grendehus, park, bryggeområde eller en hage. Skriftlig avtale om bruk, rydding og eventuelle skader er en fordel. Er stedet offentlig, som et torg eller en kommunal park, må kommunen i tillegg si ja til bruken. Spør kommunen hvilken avdeling som behandler slike søknader.
Avgjør også om festen er åpen eller kun for medlemmer. Det styrer flere av de andre sjekkpunktene.
Sjekk 2: politiet
Åpner dere festen for andre enn medlemmer, kan kommunens politivedtekt kreve at dere melder fra til politiet. Loven lar kommunen gi regler om meldeplikt for arrangementer som er allment tilgjengelige, og for sammenkomster med dans eller annen tilstelning av overveiende selskapelig eller underholdende art for medlemmer av en forening (politiloven § 14). Møter, stands og lignende på offentlig sted skal alltid meldes (politiloven § 11).
Les vedtekten for kommunen. Står det ingenting om fester av denne typen, trenger dere sannsynligvis ikke melde.
Sjekk 3: alkohol
Alkohol som selges, krever skjenkebevilling fra kommunen. Det kan gis bevilling for en enkelt anledning. Husk også at forbudet mot å servere eller drikke alkohol uten bevilling omfatter forsamlingslokaler og andre steder der fester holdes, også når alkoholen er gratis (alkoholloven § 8-9). Unntaket gjelder sluttet selskap, for eksempel når en privatperson leier et lokale for sin egen fest.
Sjekk 4: musikk
Spiller dere musikk for en offentlig krets, trenger dere avtale med rettighetshaverne, og betalte fester med DJ eller band krever avtale. Gratis tilstelninger der musikken ikke er det vesentlige, er unntatt etter åndsverkloven § 40. Er festen kun for medlemmer og nære gjester, er den neppe offentlig. Spør TONO og Gramo hvis du er i tvil.
Sjekk 5: lotteri på foreningens sommerfest
Privatpersoner og organisasjoner kan tilby pengespill med omsetning inntil 200 000 kroner per kalenderår uten tillatelse, når overskuddet går til ikke-fortjenestebaserte formål. Spillet kan ikke gjennomføres på digitale plattformer, bare ha lokalt eller regionalt omfang, og medhjelpere er ikke tillatt (pengespilloven § 22). Lotteri på sommerfesten er altså lov uten tillatelse hvis dere holder dere innenfor disse rammene.
Omsetningen gjelder hele året, ikke bare festen. Har dere hatt et basarlotteri i vår, regnes det med. Overstiger dere 200 000 kroner, må dere ha tillatelse fra Lotteritilsynet, og det krever at foreningen er registrert i Frivillighetsregisteret og forhåndsgodkjent som ikke-fortjenestebasert organisasjon.
Forskriften gjør unntak fra kravet om hva overskuddet skal brukes til, for private forsamlinger med lav risiko for spilleproblemer og samlet omsetning under 20 000 kroner per sammenkomst.
Sjekk 6: mat
Matloven forbyr å omsette mat som ikke er trygg. Servering på én sommerfest er normalt ikke noe som må registreres hos Mattilsynet, men maten skal være trygg og kjølig oppbevart. Si fra om allergener.
Odd og velforeningens sommerfest
Odd er kasserer i velforeningen. Foreningen holder sommerfest på grendeplassen for 90 deltakere. De har 300 lodd à 50 kroner i et lotteri, altså en omsetning på 15 000 kroner. Det er under grensen på 200 000 kroner, og overskuddet skal gå til foreningens barnearrangementer. Odd noterer at foreningen tidligere i år har hatt et basarlotteri på 30 000 kroner. Samlet omsetning i år blir 45 000 kroner, fortsatt innenfor.
Festen holdes i og utenfor grendehuset, som foreningen leier, og er åpen for hele nabolaget. Odd leser politivedtekten og finner ikke noe krav om melding for slike arrangementer, men melder likevel fra til politiet for ordens skyld. Foreningen har skjenkebevilling for kvelden, med Odd som styrer. De ber TONO og Gramo om avtale fordi festen har DJ og inngangspenger.
Fordel ansvaret og ta vare på papirene
Sommerfesten går best når hvert punkt har en ansvarlig i styret. En person tar sted og eier, en annen politi og kommune, en tredje alkohol og lotteri. Skriv fordelingen inn i styreprotokollen, sammen med frister for søknader.
Ta vare på kopi av det dere sender og får tilbake: melding til politiet, bevillingen, musikkavtalen og regnskapet for lotteriet. Lotteriregnskapet er nyttig neste år, når dere skal vite hvor mye dere har omsatt så langt. Omsetningsgrensen på 200 000 kroner gjelder per kalenderår.
Husk også barn og unge. Politivedtekten kan sette aldersgrense for offentlig dans. Alkoholloven forbyr salg og utlevering av alkohol til noen under 18 år, og brennevin kan ikke selges til noen under 20 år. Planlegg derfor hvem som kontrollerer alder ved baren, hvis dere selger alkohol.
Kort oppsummert
- Sjekklisten starter med sted og eier: avtal bruken med eieren, og avklar om festen er åpen eller kun for medlemmer.
- Les kommunens politivedtekt for å se om dere må melde festen til politiet.
- Selger dere alkohol, må dere ha skjenkebevilling, og gratis servering på åpne steder uten bevilling er forbudt.
- Musikk for en offentlig krets krever avtale, med unntak for gratis tilstelninger der musikken er underordnet.
- Lotteri er lov uten tillatelse inntil 200 000 kroner i omsetning per år, ikke digitalt og uten medhjelper.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.